Создание таблиц базы данных

Создавать таблицы базы данных лучше в режиме Конструктора.

Для этого выберем в разделе Объекты объект Таблицы (скорее всего, он уже выбран). Далее справа выберем режим Создание таблицы в режиме конструктора и щелкнем кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных. Появится окно конструктора таблицы (см. рис.2.4.).

Зададим структуру таблицы Отдел базы данных «Сотрудники». Для этого в первой строке окна конструктора таблицы в столбце Имя поля наберем Номер отдела, перейдем в столбец Тип данных, раскроем список и выберем тип Числовой.

Рис. 2.4. Окно конструктора таблицы при создании структуры таблицы Отдел.

Перейдем на вторую строку и в столбце Имя поля наберем Фамилия начальника, в столбце Тип данных появится по умолчанию тип Текстовый.

Зададим ключевое поле. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши слева от поля с именем Номер отдела и выберем из контекстного меню команду Ключевое поле. Слева от поля появится значок ключа.

Для сохранения таблицы щелкнем кнопку Сохранить на панели инструментов окна СУБД Microsoft Access. Появится окно Сохранение, в котором наберем имя таблицы Отдел и щелкнем кнопку ОК.

Закроем окно конструктора таблицы.

Аналогичным образом зададим структуру таблицы Сотрудник базы данных «Сотрудники».

Значения поля Номер отдела таблицы Сотрудник надо не набирать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Отдел. Для этого в области Свойства поля следует указать, что здесь имеет место подстановка.

Для этого выбираем вкладку Подстановка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк – Отдел (см. окно конструктора таблицы на рис.2.5).

Рис. 2.5. Окно конструктора таблицы при создании структуры таблицы Сотрудник.

Сохраним созданную таблицу под именем Сотрудник и закроем окно конструктора таблицы.

2.2.2. Создание связей между таблицами

Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены данными, то могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей.

Для создания связей в базе данных щелкнем кнопку Схема данных на панели инструментов окна СУБД Microsoft Access.

Появится окно Схема данных и окно Добавление таблицы. Дважды щелкнем в нем таблицу Отдел. В окне Схема данных появится эта таблица в условном виде (в виде списка полей).

Аналогичным образом добавим таблицу Сотрудник и закроем окно Добавление таблицы (см. рис 2.6).

Рис. 2.6. Окно Схема данных при добавлении таблиц.

Увеличим окошко таблицыСотрудник так, чтобы были видны все поля.

Поставим указатель мыши на имя поля Номер отдела в таблице Отдел и, не отпуская кнопку мыши, перетащим его на поле Номер отдела в таблицеСотрудник и отпустим кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей (см. рис.2.7.).

Установим флажок Обеспечение целостности данных.

Установим флажок каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера отдела в таблице Отдел автоматически изменится соответствующий номер в таблице Сотрудник.

Рис. 2.7. Окно Схема данных с окном Изменение связей.

Установим флажок каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером отдела в таблице Отдел будут удалены все записи из таблицы Сотрудник, в которых имелись соответствующие номера отделов.

Щелкнем по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим» (см. рис.2.8).

Рис. 2.8. Окно Схема данных после установления связей между таблицами.