Вопрос 1. Документальное оформление движения денежных средств в кассе организации

Кассовые операции – это операции юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранения наличных денег. Наличные деньги – это денежные знаки в виде банкнот и монет национального банка РБ, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством на территории РБ. Для осуществления расчетов наличными деньгами, каждая торговая организация независимо от формы собственности должна иметь специально оборудованную кассу. Прием и выдача наличных денег возлагается на главного (старшего) кассира в организации. При приеме кассира на работу с ним заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир организации несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Он должен возместить причиненный ущерб независимо от того, нанесен он умышленными действиями или в результате небрежности при выполнении своих обязанностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим работникам. В случае необходимости временной замены кассира, его обязанности возлагаются на другого работника, но при этом обязательно должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Главная касса организации торговли осуществляет прием выручки из операционных касс, сдачу ее в банк, выдает зарплату работникам и денежные средства под отчет, при необходимости получает денежные средства в банке. Наличные деньги, полученные организациями из касс банка расходуются на те цели, на которые они получены. Организации розничной торговли имеют операционные кассы. Эти кассы предназначены для получения выручки от населения за реализованные ему товары и оказанные услуги. Такие кассы оснащены кассовыми суммирующими аппаратами или специальными компьютерными системами, зарегистрированными в налоговых органах. Учет денежных средств в этих кассах осуществляется в книге кассира-операциониста. Она выдается под расписку в пронумерованном и прошнурованном виде, заверенная подписями руководителя, главного бухгалтера и скрепленная печатью организации. Данные книги кассира-операциониста не являются основанием для записей в бухучете. Они лишь используются для оперативного учета в целях контроля за движением выручки. При проверке денежной наличности во время инвентаризации, в обязательном порядке с кассового аппарата снимается контрольная лента. В конце этой ленты заверяют подписью с проставлением даты и указанием лица, проводившего проверку операционной кассы. Контрольные ленты хранятся в организации до следующей инвентаризации.

Бухгалтерия торговой организации оформляет прием наличных денег приходным кассовым ордером, подписанным главным бухгалтером или лицом им уполномоченным. В приходном кассовом ордере указывается его номер, дата, сумма цифрами и прописью, от кого приняты наличные деньги и основание. До передачи приходного ордера в кассу, он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных или только приходных ордеров, которым присваивается порядковый номер. Согласно новому законодательству, ведение журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров решает собственник. После получение денег в кассу, приходные кассовые ордера подписываются кассиром и погашаются штампом «ПОЛУЧЕНО» с указанием даты. На принятые денежные суммы выдаются квитанции приходному кассовому ордеру. Выдачи денежных сумм из касс организации производятся по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и др.) с наличием на этих документах реквизитов расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами ими уполномоченными. В расходных кассовых ордерах указывается номер расходного ордера, дата, сумма цифрами, фамилия имя отчество получателя, основание для составления ордера, сумма прописью к получению и другие реквизиты. После выдачи денег, расходные ордера подписываются кассиром и погашаются штампом «ОПЛАЧЕНО». При выдаче денег по расходному кассовому ордеру, кассир требует предъявления документа, подтверждающего личность получателя денег. Если выдача денег производится по доверенности, то в тексте ордера написано «по доверенности». Доверенность прилагается в платежных документах. Кассовые документы должны заполняться четко и ясно.

Никаких подчисток, помарок или исправлений, даже оговоренных, в кассовых документах не допускается. При получении кассовых документов кассир должен проверить наличие и подлинность подписи главного бухгалтера или лица им уполномоченного, правильность их оформления, на расходном ордере наличие подписи руководителя организации или лица им уполномоченного. Поступление и выдачу наличных денег кассир ведет в кассовой книге в двух экземплярах под копировальную бумагу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью, а количество листов заверено подписью руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: неотрывная часть листа, как первый экземпляр, остается в кассовой книге; отрывная часть является вторым экземпляром и служит отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Кассир ежедневно в кассовой книге подводит итоги оборотов по приходу и расходу денег, выводит остаток на следующий день и передает отчет в бухгалтерию со всеми приходными и расходными документами. Бухгалтерия принимает от кассира отчет под расписку в кассовой книге, обращает внимание на правильность оформления приложенных к отчету документов, сверяет проставленный остаток на начало дня с остатком наличных денег по предыдущему кассовому отчету на конец дня, проверяет тождественность сумм, приведенных в кассовых документах и кассовом отчете, устанавливает правильность подсчитанного остатка денег в кассовом отчете на конец дня. После проверки бухгалтер проставляет счета, корреспондирующие со счетом 50 в особую графу кассового отчета. Если кассовый отчет заполняется с использованием ЭВМ, то получают машинограмму, которая называется «вкладной кассовый лист». Листы нумеруются и собираются в книгу, которая брошюруется.