Министерство информатизации и связи. ГБОУ СПО «Казанский электротехникум связи»

25 26 27 28 29 30 31

РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

ГБОУ СПО «Казанский электротехникум связи»

«УТВЕРЖДАЮ» «РАССМОТРЕНО»

Председатель

метод. совета КЭТС на заседании ЦК ПЭД

____________ Михайлова С. Н. Председатель комиссии

«__»_______ 2013г. ________Баязитова Т.М.

«»_________2013 г.

Методические указания к выполнению практической работы №9

по МДК 04.01. «Организация и планирование деятельности структурного подразделения организации»

Наименование работы: «Выбор и формирование системы показателей в качестве стандартов для создания системы контроля в структурном подразделении организации»

Для специальностей: 210709 «Многоканальные телекоммуникационные системы»

210705 «Средства связи с подвижными объектами»

210721«Радиосвязь, радиовещание и телевидение»

210723 «Сети связи и системы коммутации»

Работа рассчитана на 4 часа

Казань

Цель работы.

1.1. Привитие навыков формирования системы показателей для осуществления контроля за деятельностью структурного подразделения организации.

Литература.

2.1. Л.Н.Чечевицина, Е.В.Чечевицина. Учебник «Экономика предприятия»,Ростов- на -Дону «Феникс»,2011

2.2. Е.А.Голубицкая. Экономика связи. Учебник для ВУЗов. Москва.2006

2.3. Интернет-ресурсы

2.4. Конспект лекции.

Подготовка к работе.

3.1. Повторить лекционный материал по теме

3.2. Прочитать с.80-96учебника [2].

3.3. Изучить: необходимость контроля в работе структурного подразделения,процесс контроля в малом структурном подразделении

Задание и порядок выполнения работы.

4.1. Разработать ключевые показатели результативности деятельности структурного подразделения организации

4.2. Оформить отчет в соответствии с требованиями.

4.3. Подготовиться к защите работы

Содержание отчета.

5.1.Титульный лист.

5.2. Цель работы.

5.3.Выполненное задание.

6. Контрольные вопросы для защиты работы.

6.1. Перечислите функции контроля;

6.2. Назовите и охарактеризуйте этапы процесса контроля;

6.3. Определите основную задачу контроля;

6.4. Перечислите цели контроля;

6.5. Дайте определение: предмет контроля и виды контроля;

6.6. Обоснуйте понятие «эффективность» и её основные составляющие

6.7. Назовите параметры методики оценки качества управления и алгоритм её проведения

Приложения.

7.1. Теоретический материал к работе.

Приложение 1

Теоретический материал

Контроль как одна из функций руководства представляет собой неотъемлемую составную часть процесса управления.

Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Цели контроля заключаются в проверке предпосылок, в соответствии с которыми принимаются решения и программы, в проверке хода их выполнения, в обеспечении целей управления в соответствии с принятыми решениями.

Основная задача контроля состоит в выявлении фактического состояния какого-либо процесса, сопоставлении его с намеченными целями, оценке ситуации и предложении при необходимости корректирующих мер. Задачи контроля могут быть частными и общими. Частные распространяются только на какую-то одну из сторон объекта (финансовая деятельность, достоверность отчетных данных, соблюдение закона и т. д.). Общие — на все стороны деятельности контролируемых объектов

Контроль — это очень важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Основными причинами необходимости контроля являются:

- неопределенность, сложность и динамичность среды;

-предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

-поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия преследует следующие цели:

1) Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2) Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета. В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3) Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избегания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

4) Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

- положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;

- должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;

- приказом об учетной политике предприятия;

- приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей.

5) обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Результаты контроля являются необходимым условием для мотивации персонала, т.к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

Эффективно организованный контроль, прежде всего, ориентирован на решение, как стратегических задач, так и оперативных вопросов.

Выделяют следующие виды контроля:

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Например, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Цель данного контроля - произвести высококачественную продукцию

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Текущий контроль. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами. Внешние факторы - это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Процесс контроля в малом структурном подразделении

В процедуре контроля выделяются три этапа:

-разработка стандартов и критериев

-сопоставление реальных результатов со стандартными.

-проведение необходимых корректирующих мероприятий.

Перечень литературы

Основные источники:

1. Гуськов С.В., Графова Г.Ф. Оценка эффективности производственно-хозяйственной деятельности организаций: учебник, ГРИФ. Академия, 2007.

2. Кнышова Е.Н. Менеджмент: учебное пособие (гриф). - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник (гриф). - 2-е изд. - М.: Магистр, 2009.

4. Л.Н.Чечевицина, Е.В.Чечевицина. Учебник «Экономика предприятия»,Ростов- на -Дону «Феникс»,2011

5. Е.А.Голубицкая. Экономика связи. Учебник для ВУЗов. Москва.2006