2015-03-22
1769
В деловых письмах, предложенных в этом разделе, исходным намерением пишущего является побуждение партнера по переписке к совершению определенного действия. С реализацией этого намерения связано написание таких типов текстов, как:
- просьба (Request),
- запрос (Enquiry),
- заказ (Order),
- приглашение (Invitation),
- назначение встречи (Appointment).
Каждое из этих писем обладает определенной спецификой, однако, несмотря на свою разноплановость, все они строятся по единой схеме. Применительно к разным письмам этот общий план трансформируется в более детальные планы конкретных типов. Это можно проиллюстрировать на примере письма-просьбы:
| Общий план реализации коммуникативного намерения | План письма-просьбы | |
| 1. Скажите, к совершению какого действия Вы побуждаете своего корреспондента. | 1. Изложите суть просьбы. | |
| 2. Объясните, почему Вы поощряете его к этому действию | 2. Укажите на обстоятельства, аргументирующие Вашу просьбу. | |
| 3. Заранее поблагодарите партнера по переписке. | 3. Выразите благодарность. |
У каждого из упомянутых типов писем своя специфика. Для писем-запросов и заказов характерно:
|
|
|
а) широкое использование коммерческих терминов;
б) изложение части информативного материала в виде таблицы.
Отличительной чертой письма-приглашения является его застывшая композиционная структура, особенно жесткая при написании официального приглашения. В неофициальном приглашении возможны отклонения от этой схемы, шире используются синонимичные языковые средства, в результате чего снимается подчеркнутая строгость этого письма.
Каждое деловое письмо пишется с определенной целью, которая определяется намерением автора. В письме, побуждающем к действию, намерение заключается не в том, чтобы просто изложить просьбу, а в том, чтобы заставить получателя отреагировать. Часто такие письма выглядят как сообщения типа "please send me", потому что они содержат просьбу выслать брошюры, материалы, каталоги и т.д. Обычная просьба становится запросом, когда дело касается коммерческой информации.
Письма, побуждающие к действию, могут поощрять получателя к выполнению разнообразных действий, они инициируют:
- приглашения;
- назначение встречи;
- размещение заказов;
- бронирование мест в гостинице, и т.д.
При написании письма такого типа можно использовать следующий план:
a) выразите свое намерение: это может быть просьба, запрос, заказ, и т.д.;
б) изложите свои доводы или дайте соответствующее пояснение;
в) заранее поблагодарите своего партнера.
4.1. Письмо-просьба (request)
В любой области деловой деятельности пишется большое количество писем-просьб. Предприниматель пишет поставщику с просьбой выслать каталог, в гостиницу – с просьбой забронировать номер, деловому партнеру – по поводу встречи и т.д.
В письме-просьбе следует:
1) изложить просьбу;
2) обосновать причину просьбы;
3) выразить признательность за ожидаемое сотрудничество.
