2015-03-07
1854
Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения. Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.
6.1. Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи документов, единицы хранения, единицы учета (для видеодокументов).
6.2. Документы личного происхождения учитываются в следующих основных учетных документах:
- книга учета поступлений документов (единая для всех документов на бумажной основе, в итоговой записи о количестве поступивших за год дел документы личного происхождения выделяются отдельной строкой);
- список фондов;
|
|
|
- листы фондов;
- сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
- архивные описи;
- дело фонда;
- паспорт муниципального архива.
6.3. При заполнении листов фондов личного происхождения (приложение №16):
- в графе «Крайние даты каждого названия фонда» проставляются число, месяц и год рождения и смерти фондообразователя, для объединенных фондов и коллекций – самая ранняя дата рождения и самая поздняя дата смерти;
- в графе «Дата первого поступления» указывается дата акта приема на хранение документов личного происхождения;
- раздел «Учет неописанных документов» не заполняется;
- раздел «Учет описанных документов» заполняется на основании утвержденной ЭПК архивной описи;
- сведения о поступлении, наличии и выбытии документов личного происхождения учитываются в единицах хранения.
6.4. Карточка для фондового каталога (см. Регламент государственного учета документов) составляется на каждый фонд в двух экземплярах, один из которых направляется в Управление по делам архивов с годовым отчетом. Для фондов, образованных двумя или несколькими фондообразователями, в графе «Название фонда» указывается не только общее название фонда (коллекции), но и фамилия, имя, отчество каждого лица.
6.5. На каждый фонд (коллекцию) документов личного происхождения заводится дело фонда, в которое подшиваются договор дарения, акты приема документов, историческая справка фонда и вся документация, отражающая историю фонда, движение его документов.
