Документирование. Направления классификации, стандартизации и унификация документов

Основные понятия и терминология ДОУ

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информации все чаще принимает фиксированный, документальный характер.

Термин «документ» появился в России в XVIII в., происходит от латинского «documentum» и означает доказательство или свидетельство. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать».[1]

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием [2] и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование, то есть процесс создания и оформления документа может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения – это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей»[3].

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке»[4].

Документы многофункциональны. К основным функциям документов можно отнести:

- информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

- управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

- научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).