Структура внутримашинного информационного обеспечения

Под внутримашинным информационным обеспечением (ИО) по­нимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хране­нию, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техниче­скими средствами. Это могут быть информационные файлы (мас­сивы), базы данных, хранилища данных, базы знаний (рис. 3.13).

Файл — это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.

Информационные массивы (файлы) могут храниться в памяти компьютера и на машинных носителях. Более сложной организацией является база данных, которая включает массивы для решения рег­ламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.

Рис. 3.13. Компоненты внутримашинного И О

Информационный массив — совокупность зафиксированной ин­формации, предназначенная для хранения и использования и рас­сматриваемая как единое целое. Информация может быть представ­лена в виде публикаций, отчетов, электронных записей и т.д. Обыч­но на предприятиях и в учреждениях информационные массивы формируются по функциональному признаку.

Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед ИТ и от­ражает их специфику.

Информационные массивы по их роли в машинной обработке и технологии использования классифицируются следующим образом.

• Постоянные массивы относятся к категории нормативно-спра­вочных, составляют информационный базис ИТ и содержат отно­сительно редко меняющиеся сведения. В их состав входят массивы классификаторов, справочников, каталогов и другой условно-пос­тоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Они формируются до начала эксплуатации системы, в процессе работы обновляются и по мере надобности изменяются.

• Текущие (переменные) массивы включают переменную информа­цию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характе­ризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом. Чаще всего текущие массивы образуются на основе пер­вичных документов, например, массив отчетных авизо, расчета проекта плана поступления налога с оборота и т.п.

• Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, которая не имеет са­мостоятельного значения для целей управления.

• Выходные массивы хранят информацию, полученную в резуль­тате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений, например дан­ные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработ­ной платы и т.д.

• Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выход­ных и содержат информацию, необходимую для обработки в буду­щих отчетных периодах, сопоставления данных за разные отчетные периоды, расчетов нарастающим итогом.

• Поисковые (информационные) массивы представляют собой со­вокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объ­ект, систему, организацию и т.д.

• Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

Все виды массивов составляют информационный фонд компью­терной системы и представляют собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Создание единого ин­формационного фонда обеспечивает систематизацию и унифика­цию показателей, позволяет установить терминологическое единст­во, однозначность описаний и связей между показателями во внут- римашинном ИО.

Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление машинного носителя, в которые записываются краткие сведения о файле (его имя, расши­рение, длина в байтах, дата и время создания или последнего об­новления), и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике. Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информа­ции на машинном носителе, облегчает работу пользователя.

Пофайловый подход в создании информационного фонда отве­чает принципу локальной организации данных и используется при незначительных объемах информации. Такая организация данных позволяет быстро и удобно манипулировать информацией в файлах, но требует жесткой привязки к программам, затруднительна при корректировках данных и программ, имеет ориентацию на отдель­ные несложные задачи. Локальный способ организации данных не предусматривает установления связи между файлами, исключает работу в диалоге. При файловой организации массивов трудно обес­печить актуальное состояние данных, их достоверность и непротиво­речивость.

Файловые системы используются для хранения слабо структу­рированных данных или в тех случаях, когда детализацию их логи­ческой структуры целесообразно оставить исполнительной про­грамме. Для ИС такой подход в организации хранения данных не является оптимальным по следующим причинам.

• ИС ориентированы главным образом на хранение и модифи­кацию постоянно существующих данных, а не единожды или вре­менно используемых.

• Структура данных ИС, как правило, сложна по своей природе и задача обеспечения к ним оперативного доступа требует более развитых средств их структуризации при хранении.

• Хотя структуры данных в разных ИС различны, между ними часто бывает много общего.

• В ИС характерно использование одних и тех же данных раз­личными прикладными программами.

• Для ИС характерным является достаточно частое изменение состава и модернизация отдельных прикладных программ при прак­тически не изменяющейся структуре данных.

Таким образом, для И С целесообразна организация хранения хо­рошо структурированных данных, доступных различным прикладным программам. Этим средством хранения являются базы данных.

База данных — это организованная в соответствии с определен­ными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера имено­ванная совокупность данных, которая характеризует актуальное со­стояние некоторой предметной области.

Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, тех­нических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Для преобразования больших объемов детализированных данных, накопленных в БД, в форму, удобную для стратегического планиро­вания, реорганизации бизнеса и необходимую лицам, принимающим решения, используют хранилища данных.

Хранилище данных — это система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов. Предоставляет разнообразные инструментальные средства для анализа данных.

Для решения сложных трудно формализуемых научных, произ­водственных и экономических задач и тиражирования, профессио­нального опыта применяются системы, основанные на знаниях. Их составной частью является база знаний.

Базу знаний можно представить как семантическую модель, пред­назначенную для представления в компьютере знаний, накоплен­ных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах, основанных на правилах продукции (если описание ситуа­ции, то описание действия), база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предмет­ной области (см. п. 3.8).

Организация внутримашинного ИО должна решать целый ряд проблем и обеспечивать:

• полноту хранимой информации для выполнения всех функ­ций управления и решения экономических задач;

• целостность хранимой информации, т.е. непротиворечивость данных при вводе информации в компьютер;

• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;

• гибкость системы, т.е. ее адаптируемость к изменяющимся информационным потребностям;

• реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИО;

• релевантность ИО, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;

• удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро форму­лировать запрос к данным;

• разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и ви­дов операций над ними.