Документация и методы ее формирования

Выполнение функций управления тесно связано с преобразова­нием, анализом и оценкой информации. Основным носителем ин­формации является документ — материальный носитель, содержа­щий информацию в зафиксированном виде, оформленный в уста­новленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хр- зяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассо­вые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учрежде­ния банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержа^ необходимую информацию о характере финансовых операций, пр- зволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность докумен­тов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Совокупность документов, отражающих совершение хозяйствен­ных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтер­скую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.

В финансовых органах система документации служит для фор­мирования бюджета, национального дохода и т.п.

От правильной и тщательно разработанной системы документа­ции во многом зависит сокращение циклов обработки и своевре­менное получение всех необходимых данных о результатах произ­водственно-хозяйственной деятельности организации.

Документы классифицируются по ряду признаков:

• характеру информации: первичные и результатные;

• отношению к объекту управления — входящие и исходящие;

• сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

• содержанию хозяйственных операций — материальные, денеж­ные, расчетные;

• назначению — распорядительные, исполнительные, оправда­тельные, комбинированные;

• способу использования — разовые и накопительные;

• числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

• способу заполнения — вручную или при помощи средств ав­томатизации.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах приня­тые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатывае­мыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой госу­дарственной статистики, Центральным банком РФ.

Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандарти­зации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х п\ постановлением Госкоми­тета стандартов «Унифицированные системы документации, ис­пользуемые в АСУ», в котором определены требования к унифици­рованной системе документации (УСД), т.е. комплексу взаимосвя­занных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финан­совая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Ка­ждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Напри­мер, платежному поручению — 0401060.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требова­ний к документам, главное из которых — удобство компьютерной обработки информации.

Документация, действующая, в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для приме­нения во всех организациях. Создание полностью унифицирован­ной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отрас­левых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.

При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

При составлении первичного документа соблюдаются все требо­вания ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и при­способления к автоматизированной обработке. Расположение ос­новных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Формуляр-образец построения первичного унифицированного документа

В зонах размещаются следующие реквизиты: • зона 1 — наименование предприятия (организации, структурно­го подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;

• зона 2 — код формы и гриф ее утверждения;

• зона 3 — наименование и коды постоянных для документа реквизитов-признаков. Вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Для каждого реквизита отводится две клетки — для впечатывания типографским способом на­именования реквизита-признака и его кода. Зона 3 обводится утолщенной линией, что свидетельствует о вводе реквизитов в ПК при вычислительной обработке;

• зона 4 — название документа, дата составления;

• зона 5 — табличная часть документа, содержащая наименова­ния строк, граф и их значения. В таблице выделяют утол­щенными линиями переменные реквизиты (признаки и осно­вания), вводимые в ПК;

• зона 6 — подписи юридических лиц, отвечающих за правиль­ность составления документов, дата заполнения документа.

Изложенные требования связаны с порядком размещения дан­ных документа в памяти машины и с повышением эффективности автоматизированной обработки.

При проектировании банковских первичных документов в ос­новном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицирован­ной системе документации. Образец унифицированного банковско­го документа приведен на рис. 3.4.

Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непо­средственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вна­чале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) маши­ны, Создается информационный файл однородных документов, ис­пользуемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых рас­четов и составления сводных данных.

Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода (рис. 3.5).

Макет определяет последовательность размещения данных пер­вичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при со­ставлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае пе­ременные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные — автоматически. Одно­временно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемое™ реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на эк­ране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.