Выполнение функций управления тесно связано с преобразованием, анализом и оценкой информации. Основным носителем информации является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.
Документ является средством осуществления подтверждения хр- зяйственных операций и широко используется для оперативного управления.
Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержа^ необходимую информацию о характере финансовых операций, пр- зволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность документов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.
|
|
Совокупность документов, отражающих совершение хозяйственных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтерскую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.
В финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, национального дохода и т.п.
От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.
Документы классифицируются по ряду признаков:
• характеру информации: первичные и результатные;
• отношению к объекту управления — входящие и исходящие;
• сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;
• содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;
• назначению — распорядительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные;
• способу использования — разовые и накопительные;
• числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;
• способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации.
В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой государственной статистики, Центральным банком РФ.
|
|
Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х п\ постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ», в котором определены требования к унифицированной системе документации (УСД), т.е. комплексу взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.
В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Например, платежному поручению — 0401060.
По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых — удобство компьютерной обработки информации.
Документация, действующая, в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для применения во всех организациях. Создание полностью унифицированной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.
При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.
Содержательная (табличная) часть |
При составлении первичного документа соблюдаются все требования ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и приспособления к автоматизированной обработке. Расположение основных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (рис. 3.3).
г | ||||||
< | ||||||
г | ||||||
Заголовочная часть |
Оформляющая часть |
Рис. 3.3. Формуляр-образец построения первичного унифицированного документа
В зонах размещаются следующие реквизиты: • зона 1 — наименование предприятия (организации, структурного подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;
• зона 2 — код формы и гриф ее утверждения;
• зона 3 — наименование и коды постоянных для документа реквизитов-признаков. Вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Для каждого реквизита отводится две клетки — для впечатывания типографским способом наименования реквизита-признака и его кода. Зона 3 обводится утолщенной линией, что свидетельствует о вводе реквизитов в ПК при вычислительной обработке;
• зона 4 — название документа, дата составления;
• зона 5 — табличная часть документа, содержащая наименования строк, граф и их значения. В таблице выделяют утолщенными линиями переменные реквизиты (признаки и основания), вводимые в ПК;
• зона 6 — подписи юридических лиц, отвечающих за правильность составления документов, дата заполнения документа.
Изложенные требования связаны с порядком размещения данных документа в памяти машины и с повышением эффективности автоматизированной обработки.
При проектировании банковских первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации. Образец унифицированного банковского документа приведен на рис. 3.4.
|
|
Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вначале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) машины, Создается информационный файл однородных документов, используемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых расчетов и составления сводных данных.
Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода (рис. 3.5).
Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при составлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае переменные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные — автоматически. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемое™ реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.