Распорядительные документы

Приказ- основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления и реализующий принцип единоначалия. Приказы издаются руководителем организации, поэтому подписывает приказ только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

Выделяется две основные группы приказов [2-4]:

- приказы по основной деятельности

- приказы по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.) [2].

Пример оформления приказа по основной деятельности приведен в Приложении 2.

Реализация исполнения приказов, инструкций, правил, решение оперативных вопросов на основе принципа единоначалия осуществляется посредством указаний и распоряжений.

Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:

- информационно-методические;

- организация исполнения приказов, инструкций;

- оформление решения оперативных вопросов.

Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом её руководителя.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова; ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ

Круг лиц, имеющих право подписать распоряжение, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом её руководителя.

Протокол - сложный вид документа, который по одним признакам может быть отнесен к организационно - распорядительным документам если протокол отражает принятие определенных решений), по другим - к справочно-информационным документам (если протокол отражает только обсуждение вопросов без принятия каких-либо решений). Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и решений (постановлений), принятых коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. В связи с этим, протокол как коллегиально созданный документ, подписывается двумя лицами: секретарем и председателем.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Следует различать протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности предприятий (рассматриваемые в данном курсе), и протоколы следственных, судебных и административных органов, а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, согласования цен и т.д.

Протокол может быть оформлен в виде полного или краткого. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Краткая форма протокола допустима при наличии стенограммы или текстов докладов и выступлений, которые прилагаются к протоколу. Пример оформления протокола приведен в Приложении 3.