2015-03-08
389
Документа — на первом (заявления, докладные записки) или втором/третьем экземпляре (письма,
Приказы). В приложении к инструкции по делопроизводству для каждого документа должен быть
Указан перечень необходимых виз при его оформлении.
Внешнее согласование (в зависимости от содержания документа) может проводиться с теми
Организациями, чьи интересы затрагивает содержание документа — с научно-исследовательскими и
Вышестоящими организациями. Оформляется внешнее согласование протоколом обсуждения проекта
Документа, справкой или чаще всего грифом согласования.
Гриф согласования состоит из нескольких частей: слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется
Прописными буквами без кавычек, а также из наименования должности (включая наименование
Организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.
Место грифа согласования — также после подписи. Если грифов согласования несколько, они
Могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных внешних
Согласованиях оформляется отдельный лист согласований.
При работе с документами большое значение имеет их удостоверение, т.е. подпись, печать,
Гриф утверждения.
Подпись — реквизит любого служебного документа. Под правом подписи понимается
Полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от
Них документов. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их
Компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а
Также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие
Распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые
В вышестоящие и равностоящие учреждения. Документы, исходящие из структурного подразделения,
Подписывает руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий
Подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки, обзоры, отчеты и т.п.
На документах, принимаемых коллегиальными органами, должны проставляться две подписи
— председателя и секретаря.
Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей,
Тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит
Руководителю организации или его заместителю, а право второй — главному (старшему) бухгалтеру
Или руководителю финансовой службы.
На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.
