Оттиск печати должен быть четким и проставляться так, чтобы затрагивать часть названия

Должности и часть подлинной подписи подписавшего документ.

Гриф утверждения. Утверждение является способом удостоверения некоторых видов

Документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц

или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные

Расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают

Юридическую силу только после утверждения. Утверждение проводится после подписания документа

и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или

Издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют

Одинаковую юридическую силу. Если утверждаемый документ издается одновременно с

распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу. При

Любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется

гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления.

В первом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», указания должности

Руководителя, наименования учреждения, личной подписи, ее расшифровки — фамилии с двумя

Инициалами и даты утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид

Распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» пишутся без кавычек, прописными буквами.

Прохождение и исполнение документа в учреждении фиксируются специальными отметками,

Помогающими определить, какова стадия его исполнения, где он находится в данный момент и т.п.

Отметка о поступлении. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка,

Фиксирующая факт и время приема его в данном учреждении. Проставляется она специальным

Штемпелевальным аппаратом или штемпелем вручную. Состоит _______отметка о поступлении из

Сокращенного названия учреждения, в которое поступил документ, даты получения документа,

Входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения документа — один из важнейших

Поисковых признаков и, кроме того, начало отсчета срока исполнения поступившего документа.

Входящий регистрационный номер служит для поиска документа в делопроизводстве, а также

Используется для учета количества поступивших документов за какой-либо фиксированный отрезок

Времени. Место этого реквизита — правый угол нижнего поля первой страницы.