Подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение

контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы;

оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения;

Выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленные сроки; подготовка

Аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Ответственный за

Контроль может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, поставившим его на

Контроль. При наличии карточной формы регистрации в регистрационно-контрольную карточку

Заносится: номер ответного документа; краткое содержание выполненного поручения; дата снятия

Документа с контроля; подпись лица, снявшего документ с контроля; номер дела, в которое

Подшивается исполненный документ.

Для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации составляется

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с

Указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел намечает

Группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения

Дел, является основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения и

Основным учетным документом в делопроизводстве.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки

Документов, отражающие все документируемые участки работы данной конкретной организации, в

Том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных

Органов — общее собрание, профсоюзный комитет и т.п.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, считаются переходящими

И вносятся в номенклатуру дел следующего года. Заголовки печатных изданий не включаются в

Номенклатуру дел. Не допускаются неконкретные формулировки вместо заголовка дела, например

«разные материалы», «общая переписка» и т.п., но в процессе формирования дел заголовки могут

Уточняться.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и индивидуальные.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила. В дело должны

Помещаться документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и которые

Правильно оформлены — имеют индекс, дату, подписи, отметку «в дело», т.е. являются