Экспертной комиссии составляются описи дел постоянного и временного хранения и акты о

Выделении дел к уничтожению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если

Предусмотренный в них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт, например,

Дела со сроком хранения 3 года, законченные в 1989 г., могут быть включены в акт, составленный не

Ранее 1 января 1994 г. Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только

После того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период будут должным

Образом утверждены, а дела переданы в архив. И акты и описи согласовываются с архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания

Календарного года подлежат оформлению и описанию. Полное или частичное оформление дел

Проводится в зависимости от сроков хранения: дела постоянного хранения подлежат полному

Оформлению, а дела временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает

Подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела (черным карандашом в верхнем правом углу на

Свободном месте арабскими цифрами); составление внутренней описи документов дела и

заверительной надписи (для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации);

Внесение уточнений в обложку дела — уточнение заголовка, даты заведения и окончания дела,

Названия структурного подразделения. Дела временного хранения должны подлежать частичному

Оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные

Надписи не составлять и не проводить пересистематизацию в деле.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов в табличной форме и

Состоит из следующих граф: номер по порядку; индекс документа; дата документа; заголовок

Документа; номера листов дела и примечания. Внутренняя опись документов дела может состоять из

Нескольких листов — в этом случае они нумеруются римскими цифрами. Помещается внутренняя

Опись документов в начале дела, под обложкой. Заверительная надпись делается на отдельном листе

Формата А4 (а не на обороте последнего листа) и помещается в конце дела. Кроме количества листов

В деле, она может в случае необходимости фиксировать особенности физического состояния дела.

С целью систематизации и закрепления за каждым делом индивидуального номера внутри

Фонда, а также для учета дел составляется опись дел. Для делопроизводственных служб опись

Является сдаточным документом, а для архива — одновременно учетным документом и