Заполнения Книги учета доходов и расходов

В целом Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и четырех разделов.

Однако структура вашей Книги учета доходов и расходов зависит от того, какой объект налогообложения вы избрали.

1. Если объект налогообложения "доходы минус расходы", то структура Книги учета доходов и расходов будет такой.

Титульный лист

Раздел I Доходы и расходы

Раздел II Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за __________ 20__ года (отчетный (налоговый) период)

Раздел III Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения за __________ 20__ год (налоговый период)

Раздел I состоит из четырех таблиц и справки к разделу. Таблицы предназначены для отражения в них конкретных видов доходов и расходов и промежуточных результатов за отчетный (налоговый) период (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год). На каждый квартал года заполняется своя таблица.

Справка к разд. I предназначена для расчета итоговых показателей по налоговой базе за налоговый период.

В таблице разд. II рассчитываются расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, на их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение, а также и на приобретение (создание) нематериальных активов в порядке, предусмотренном п. п. 3 и 4 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17, п. п. 2.1 и 4 ст. 346.25 НК РФ. Результаты расчетов по этому разделу отражаются в разд. I Книги учета доходов и расходов. По каждому отчетному периоду заполняется новая таблица разд. II (п. п. 3.2, 3.3 Порядка заполнения).

Раздел III предназначен для расчета суммы убытка, на которую может быть уменьшена налоговая база по "упрощенному" налогу, рассчитанная за налоговый период (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). В данном разделе учитываются итоговые показатели налоговой базы, которые отражены в разд. I Книги учета доходов и расходов (п. п. 4.3, 4.5 Порядка заполнения).

2. Если же объект налогообложения "доходы", то структура Книги учета доходов и расходов будет проще.

Титульный лист

Раздел I Доходы и расходы

Раздел IV Расходы, предусмотренные пунктом 3.1 статьи 346.21 Налогового кодекса Российской Федерации, уменьшающие сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу) за __________ 20__ год отчетный (налоговый) период

При этом в графе 5 разд. I вы должны отразить только расходы, осуществленные за счет субсидий в рамках государственной поддержки малого и среднего предпринимательства и выплат на содействие самозанятости безработных граждан и стимулирование создания дополнительных рабочих мест (абз. 3 п. 2.5 Порядка заполнения).

Примечание

Прежним Порядком заполнения Книги учета доходов и расходов, утвержденным Приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н, не было предусмотрено обязательного отражения каких-либо расходов в графе 5 разд. I Книги учета доходов и расходов налогоплательщиками, выбравшими объект налогообложения "доходы".

Отражать в графе 5 остальные затраты и заполнять справку к разд. I вы не должны (абз. 7 п. 2.5, п. 2.6 Порядка заполнения).

Раздел IV Книги учета доходов и расходов заполняется в обязательном порядке. Он предназначен для отражения выплат, которые могут быть приняты вами в уменьшение суммы исчисленного налога на основании п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ.

Примечание

Подробнее о выплатах, уменьшающих суммы налога, вы можете узнать в гл. 8 "Порядок исчисления и уплаты налога и авансовых платежей".

Отметим, что в предыдущей форме Книги учета доходов и расходов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н, отсутствовал разд. IV.

В случае если вы решите отражать в Книге учета доходов и расходов все ваши расходы, то вы заполните все графы разд. I.

Основные требования к заполнению Книги учета доходов и расходов закреплены в п. п. 1.1 - 1.6 Порядка заполнения.

Общий принцип ведения налогового учета в Книге учета доходов и расходов таков: налогоплательщик должен обеспечить полноту, непрерывность и достоверность учета тех показателей своей деятельности, которые необходимы для исчисления налоговой базы и суммы "упрощенного" налога (п. 1.2 Порядка заполнения).

Исходя из этого принципа, заполняя Книгу учета доходов и расходов, вы должны выполнять следующие правила.

1. В Книгу учета доходов и расходов заносятся сведения обо всех хозяйственных операциях за отчетный (налоговый) период. Это значит, что вы должны отразить в Книге учета доходов и расходов все операции, которые связаны с получением дохода или осуществлением расхода, учитываемых при исчислении "упрощенного" налога (ст. ст. 346.15 - 346.17, 346.25 НК РФ). Распределять хозяйственные операции по видам деятельности в Книге учета доходов и расходов не надо.

При этом расходы отражаются в Книге учета доходов и расходов даже в том случае, когда никаких доходов в том же налоговом периоде получено не было (см. также Письмо Минфина России от 31.05.2010 N 03-11-06/2/82).

2. Хозяйственные операции должны отражаться в Книге учета доходов и расходов в хронологической последовательности.

Например, операция, совершенная 23 марта, должна быть отражена в Книге учета доходов и расходов до операции, которая совершена 25 марта. Дата операции определяется по первичным документам (выпискам банка по расчетным счетам, платежным поручениям, кассовым чекам и т.п.).

3. Хозяйственные операции отражаются позиционным способом. То есть каждая операция должна быть отражена отдельной строкой.

Например, если вы купили и в тот же день продали товар, то операцию, связанную с приобретением товара, вы отразите в одной строке, а связанную с его продажей, - в другой.

4. Каждая запись должна подтверждаться первичным документом. В качестве таких документов используются первичные документы бухгалтерского учета, которые служат основанием для перечисления денежных средств (передачи имущества).

Примечание

Подробнее о том, что понимается под первичным документом для целей заполнения Книги учета доходов и расходов, рассказано в разд. 10.4.2 "Порядок заполнения раздела I Книги учета доходов и расходов (таблиц и справки)".

5. Книга заполняется только на русском языке. Более того, все первичные документы, составленные на иностранных языках или даже на языках народов России, подлежат построчному переводу на русский язык.

Иных особых требований к ведению Книги учета доходов и расходов Порядок заполнения не содержит. Но мы рекомендуем вам придерживаться и других общепринятых правил заполнения документов.

1. Заполнять Книгу учета доходов и расходов в бумажном виде лучше перьевой или шариковой ручкой черного или синего цвета (не карандашом).

2. Вносить исправления в бумажный вариант Книги учета доходов и расходов нужно без использования корректирующих средств. Неправильный текст зачеркивается одной чертой, а сверху или ниже указывается верный текст. Не забудьте заверить его подписью руководителя и печатью (п. 1.6 Порядка заполнения).

3. В Порядке заполнения не определено, как отражать в Книге учета доходов и расходов стоимостные показатели - в полных рублях или в рублях и копейках. Никаких ограничений на этот счет не содержит и гл. 26.2 НК РФ.

Минфин России по данному вопросу разъяснил следующее. В связи с тем что на титульном листе формы Книги учета доходов и расходов предусмотрена экономическая единица измерения - рубль, все показатели следует отражать в полных рублях (Письмо от 24.07.2013 N 03-11-06/2/29385 (п. 1)).

Однако, если руководствоваться рекомендациями финансового ведомства, это усложнит перенос данных Книги учета доходов и расходов в налоговую декларацию по УСН. Дело в том, что теперь при подаче деклараций (уточненных деклараций) по "упрощенному" налогу показатели округлять не нужно.

Это связано с тем, что 20 августа 2012 г. ВАС РФ в Решении от 20.08.2012 N 8116/12 признал не соответствующим Налоговому кодексу РФ п. 2.11 Порядка заполнения декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, утвержденного Приказом Минфина России от 22.06.2009 N 58н (далее - Порядок заполнения декларации по УСН). Данное Решение судей вступило в законную силу немедленно после его принятия, т.е. 20 августа 2012 г. В связи с этим положения п. 2.11 Порядка заполнения декларации по УСН не применяются начиная с указанной даты (ч. 4, 5 ст. 195 АПК РФ).

Напомним, что ранее в налоговой декларации по "упрощенному" налогу все значения стоимостных показателей указывались в полных рублях. Сумма менее 50 коп. отбрасывалась, а сумма 50 коп. и более округлялась до полного рубля. Именно такие правила были закреплены в п. 2.11 Порядка заполнения налоговой декларации по УСН.

Добавим, что несмотря на выход Решения ВАС РФ от 20.08.2012 N 8116/12, Минфин России рекомендует при заполнении налоговой декларации по УСН все стоимостные показатели отражать в полных рублях. Финансовое ведомство исходит из того, что показатели Книги учета доходов и расходов также будут заполняться в полных рублях (Письмо Минфина России от 24.07.2013 N 03-11-06/2/29385 (п. 2)).

Отметим, что данный подход Минфина России противоречит указанному Решению ВАС РФ и основан на применении недействующего положения Порядка заполнения декларации.

Мы рекомендуем вам вести Книгу учета доходов и расходов в рублях и копейках и записывать стоимостные значения в формате "рубли, копейки" (например, 28 руб. 54 коп. вы отразите в Книге учета доходов и расходов так: 28,54).