Регистры и формы бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета. В процессе производственно-хо­зяйственной деятельности на каждом предприятии возникает мно­жество операций, которые оформляют документами. Данные доку­ментов после их приемки, проверки и учетной обработки должны быть сгруппированы и записаны на счета аналитического и синте­тического учета по определенной схеме. Такая запись производится с помощью учетных регистров.

Учетные регистры — это листы бумаги, имеющие специальное графление и предназначенные для учетных записей. Запись учетной информации из документов в регистры называется регистрацией. Регистрировать информацию в регистры можно от руки и с приме­нением средств вычислительной техники.

Производственные предприятия в своей практической деятель­ности могут применять различные виды учетных регистров. Их клас­сифицируют по назначению, объему содержания, внешнему виду и форме графления.

По назначению учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры — это те, в которых хозяйственные операции регистрируются по мере их совершения. Например, кас­совая книга, журнал учета поступающих грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств.

Систематические регистры фиксируют хозяйственные операции с учетом их экономического содержания, т.е. в них осуществляют группировку однородных по экономическому содержанию хозяйст­венных операций. Это Главная книга, в которой операции группи­руют по синтетическим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологическую и систе­матическую записи. Это более удобная форма учетных регистров, по­лучившая наиболее широкое распространение. Они наглядны и эко­номичны, так как позволяют сокращать количество учетных записей. К числу комбинированных регистров относятся журналы-ордера и ведомости.

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

По объему содержания разделяют регистры синтетического и ана­литического учета, а также комбинированные.

Синтетические учетные регистры предназначены для отражения в обобщенном виде всех хозяйственных средств, их источников и совершенных за месяц хозяйственных операций. Это Главная книга и оборотная ведомость по синтетическим счетам.

Аналитические учетные регистры предназначаются для ведения учета по отдельным аналитическим счетам: это карточки, книги, описи.

Комбинированные учетные регистры предназначаются для веде­ния аналитического и синтетического учета. Это наиболее удобная и экономичная форма учетных регистров; она получила широкое применение.

Комбинированные регистры исключают необходимость сверки записи между данными синтетического и аналитического учета, на что тратится много времени, повышается достоверность и нагляд­ность учета. К числу комбинированных регистров относится боль­шинство журналов-ордеров, применяемых при журнально-ордерной форме, и машинограмм, применяемых при автоматизирован­ной форме учета.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточ­ки и свободные листы.

Книги представляют собой сброшюрованные регистры аналитиче­ского учета, со специальной формой графления. Они не имеют широ­кого распространения в учете, так как неудобны в обращении, не­экономичны и их невозможно применить при автоматизации учета.

Наиболее распространены кассовая книга, книга складского учета, Главная книга и др.

Карточки — это регистры аналитического учета, имеющие опре­деленный формат и специальную форму графления, отвечающую рациональной организации учета учитываемых объектов. Они пред­назначаются для организации учета различных объектов. Контокор­рентные карточки используются для аналитического учета по сче­там расчетов и денежных средств. Карточки количественно-суммо­вого учета — для аналитического учета товарно-материальных ценностей. Многографные карточки — для аналитического учета затрат на производство. Карточки складского учета материалов — для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах. Карточки специального графления — для пообъектного

Бухгалтерский учет

учета основных средств, учета специальной одежды, обуви и по­стельных принадлежностей, учета инструментов.

Карточки обычно печатают на довольно плотной бумаге, хранят в специальных картотеках и используют в течение года или несколь­ких лет.

Свободные листы — это регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей. Форма и графление свободных листов зависят от их назначения. В последнее время они широко распространены в учете. Это журналы-ордера и ведомости, применяемые при журнально-ордерной форме учета, машинограммы.

По форме графления регистры могут быть линейными, шахмат­ными, односторонними и двусторонними.

Линейная (позиционная) форма графления применяется в основ­ном для учета расчетов. По этому принципу построены регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными ли­цами, разными дебиторами и кредиторами. В них объединяется ана­литический и синтетический учет. Сущность линейной формы графления состоит в том, что в подлежащем регистра на каждого де­битора или кредитора отводится одна либо несколько строк, а в ска­зуемом регистра показываются остатки на начало отчетного перио­да, обороты по дебету и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе корреспондирующих счетов), а также остатки на конец от­четного периода. Таким образом, по каждой строке регистра видно состояние расчетов с каждым дебитором (кредитором) или состоя­ние расчетов по каждому расчетному документу.

Шахматная (табличная) форма графления применяется в основ­ном в регистрах по учету затрат производства. При таком построе­нии регистра появляется возможность в один прием сделать запись по кредиту одного или нескольких счетов и дебету счета, субсчета и статьи аналитического учета, заказа. Все регистры журнально-ор­дерной формы учета по учету затрат производства, капитальных вложений, непромышленных производств и хозяйств имеют шах­матную форму графления. В этих регистрах сочетается аналитиче­ский и синтетический учет.

В зависимости от порядка размещения дебетовых и кредитовых записей в регистрах они могут быть односторонними и двусторон­ними.

В односторонних регистрах графы дебета и кредита (прихода и расхода) смещены в одну сторону; для текста и других данных отво-

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

дится необходимое число граф. Дебетовые и кредитовые записи в односторонних регистрах чередуются. Например, кассовая книга, карточки количественно-суммового учета, карточки складского учета.

В двусторонних регистрах для записей по дебету счета отведена одна сторона или часть листа, для записей по кредиту — другая. На­пример, книга учета движения скота, книга учета производства.

При ведении аналитического учета в книгах до начала записей нумеруются все страницы книги за подписью главного (старшего) бухгалтера: «В настоящей книге всего пронумеровано (столько-то) страниц (листов)».

При открытии регистров в них переносят из регистров за про­шлый месяц начальные остатки, а где это необходимо — обороты в разрезе статей аналитического учета за период с начала года, указы­вают данные сметы (плана) на текущий месяц и с начала года. При записи в регистры операций за текущий месяц указывают содержа­ние записи, дату и номер документа, а в ряде случаев — краткое со­держание операции. Сумму операции записывают в графы соответ­ствующих счетов. Операции, носящие массовый характер, предва­рительно накапливают в разработочных таблицах (накопительных и группировочных ведомостях) ^ В конце месяца данные разработоч­ных таблиц итогами записывают в регистры синтетического и ана­литического учета.

Регистры должны быть сверены. Для этого делают записи по корреспондирующим счетам, что обеспечивает их достоверность, позволяет выявить и исправить ошибку до составления баланса.

К ведению учетных регистров предъявляются следующие основ­ные требования: документальность, своевременность, краткость, ясность и взаимный контроль записей.

Документальность записей. Записи в учетные регистры делают на основании проверенных документов. Документы формируют в пап­ки по принадлежности к учетным регистрам, и они служат основа­нием для последующего контроля.

Краткость записей. В регистрах нет необходимости делать про­странные записи; достаточно указать дату и номер документа и сде­лать ссылку на порядковый номер документа в пачке. Известно, что при необходимости проверить операцию даже самые пространные записи не могут заменить собой документ, к которому приходится прибегать практически во всех случаях.

Бухгалтерский учет

Ясность записей. Записи, сделанные в регистры, должны быть
ясными, разборчивыми. Допущенные ошибки следует исправить в
установленном порядке.

Взаимный контроль записей. Записи в регистрах до их переноса в Главную книгу или регистры синтетического учета должны быть взаимно сверены и увязаны. Записи проверяют по корреспондирующим счетам. Так, суммы, поступившие в кассу с расчетного сче­та, будут проведены в регистрах по кассе (дебет) и в регистрах по расчетному счету (кредит). Эти записи должны быть взаимно свере­ны. Аналогично сверяют записи и по другим счетам.

Способы исправления ошибок. При составлении первичных до­кументов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количест­ве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок ис­пользуется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, где обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V), для того чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие — нет.

Выборка — способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают Шборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетиче­ского счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

Ошибки в учетных регистрах исправляются корректурным спо­собом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ (зачеркивание и заверенное подписями исправление) применяется, когда ошибка не затрагивает коррес­понденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Способ дополнительных проводок применяется в случаях, когда в бухгалтерской проводке в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления ошибки на разность между правильной и преумень­шенной суммами операции составляют дополнительную бухгал­терскую проводку. Например, на производство продукции израс­ходованы материалы в сумме 400 000 руб., а ошибочно записали 300 000 руб. Тогда на разность между этими суммами — 100 000 руб.

Глава I. Теоретические основы бухгалтерского учета

(400 000 — 300 000) — нужно составить дополнительную проводку: дебет счета 20 «Основное производство», кредит счета 10 «Материа­лы» — 100 000.

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или боль­шей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При под­счетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Отсюда красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись; одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах. Этот способ применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактиче­ской, если фактическая себестоимость продукции ниже норматив­ной (плановой).

Формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают определенное сочетание и взаимную связь учетных реги­стров и записей в них, а также использование средств оргтехники. Форму учета определяют количество, структура и внешняя форма регистров хронологического и систематического, а также синтети­ческого и аналитического учета, структура регистров, последова­тельность и способы записей в них.

За время существования бухгалтерского учета применялись раз­личные формы. Вначале формы учета были предельно простыми и состояли из памятной книги (мемориал), в которую операции запи­сывали в хронологической последовательности, и журнала, в кото­ром указывали корреспонденцию счетов. Из журнала данные запи­сывали в Главную книгу, на основании которой составляли баланс.

С ростом производства и увеличением хозяйственных операций простейшие формы учета (старая и новая, итальянская) не могли удовлетворять требованиям, которые стали предъявляться к учету. Развитие форм пошло по пути создания отдельных регистров для ведения учета по однородным объектам. Появились первые много­журнальные формы учета (интегральная форма). Постепенно на смену книгам пришли карточки, которые имели различную форму графления. Книжные формы учета были заменены карточными (карточно-ордерная, карточно-копировальная).

Бухгалтерский учет

В настоящее время применяют следующие формы бухгалтерско­го учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизи­рованная и упрощенная.

Мемориально-ордерная форма учета возникла на базе широко распространенной ранее контрольно-шахматной формы. Сущность ее состоит в том, что однородные документы по возможности груп­пируют в накопительных и группировочных ведомостях, на их ос­новании оформляют мемориальные ордера, в которых составляют корреспонденцию счетов.

Мемориальный ордер № за май 200_ г.

Основание (ссылка на документы или содержание записи)	По дебету счета (шифр)	По кредиту счета (шифр)	Сумма
частная	общая

Мемориальные ордера регистрируют в специальном регистра­ционном журнале, что обеспечивает контроль за их сохранностью и позволяет получить контрольную сумму оборота по всем счетам (де­бетового и кредитового).