2015-04-12
5160
Слайд 67.
Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).
Система электронного документооборота взаимодействует с информационными системами и программными средствами Единой автоматизированной информационной системы таможенных органов (ЕАИС ТО). Взаимодействие с программными средствами ЕАИС ТО осуществляется в соответствии с установленным в ФТС России порядком.
Слайд 68.
Система электронного документооборота автоматизирует следующие процессы:
- обработку входящих, исходящих и внутренних документов на бумажном носителе, поступивших или созданных в таможенных органах путем их регистрации (учета) с формированием РКФ, создание электронных образов документов и прикрепление их к РКФ (при необходимости);
- обработку электронных документов, электронных образов документов и электронных сообщений, полученных или переданных по информационно-телекоммуникационным сетям, в том числе через ВИТС ФТС России;
- доведение документов до исполнителей, контроль за исполнением документов.
Слайд 69.
Не подлежат направлению в структурные подразделения по системе электронного документооборота документы конфиденциальные, содержащие персональные данные, нотариально заверенные, сшитые и заверенные подписью должностного лица и печатью; документы, имеющие в своем составе брошюры, книги, газеты, журналы; карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4.
Порядок работы в системе электронного документооборота и ведения баз данных изложен в отдельных организационно-методических документах.
Организация защиты и доступа к информации, содержащейся в системе электронного документооборота, осуществляется в установленном ФТС России порядке.
Автоматизированная обработка документов.
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в таможенном органе используется система электронного документооборота, которая обеспечивает учет и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов таможенного органа, а также может осуществлять подготовку и согласование проектов документов.
Контроль исполнения документов осуществляется по соответствующим полям РКФ.
Система электронного документооборота обеспечивает поиск информации по реквизитам документа.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
Доступ к информации, содержащейся в системе электронного документооборота, разграничение прав пользователей осуществляются в установленном ФТС России порядке.
В структурных подразделениях осуществляется учет документов, поступивших из подразделения документационного обеспечения (от ответственного за ведение делопроизводства), и контроль их исполнения с использованием системы электронного документооборота.
Слайд 70.
Основной функцией системы электронного документооборота является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факты его создания, отправления или получения, а также при необходимости прикрепления и хранения совместно с РКФ электронного образа документа.
Сканирование документов, формирование их электронных образов и прикрепление к РКФ осуществляются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и отправляемые.
Слайд 71.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день, с отметками "Срочно", "Оперативно" - незамедлительно.
Документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в первой половине следующего рабочего дня.
При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности структурных подразделений и не подлежащие регистрации в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) (например, служебные записки между структурными подразделениями и другие), регистрируются в структурных подразделениях.
На каждый зарегистрированный или учтенный документ создается РКФ в системе электронного документооборота.
В РКФ вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.
Особенности работы с электронными документами
Слайд 72.
В таможенных органах создаются и используются электронные документы и электронные образы документов.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
Требования к регистрации электронных документов и электронных образов документов аналогичны общим требованиям к регистрации документов на бумажном носителе, предусмотренным Инструкцией.
При передаче электронные документы заверяются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи и установленным в ФТС России порядком.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте таможенного органа могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства ЕАИС ТО, применяемые в таможенном органе, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем ФТС России на основе рекомендаций Росархива и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждается руководителем ФТС России по согласованию с Росархивом.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Прием и отправка электронных документов осуществляются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) и ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
"Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Слайд 73
Следующие главы Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации необходимо изучить самостоятельно:
Глава VIII. Контроль исполнения документов.
Глава IX. Организация работы с документами в структурных подразделениях
Глава X. Организация работы с документами в делопроизводстве
Глава XI. Порядок передачи документов на хранение в архив таможенного органа. Комплектование архива таможенного органа
Глава XII. Обеспечение сохранности документов архива таможенного органа.
Слайд 74.
Глава XIII. Организация документов в архиве таможенного органа.
Глава XIV. Учет документов в архиве таможенного органа.
Глава XV. Научно-справочный аппарат к документам архива таможенного органа.
Глава XVI. Использование документов архива таможенного органа.
Глава XVII. Порядок передачи документов архива таможенного органа на постоянное хранение.
Глава XVIII. Организация работы архива таможенного органа.
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
