Автоматизация работы с документами

Автоматизация делопроизводства предполагает автома­тизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внут­ренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота способствует своевре­менному прохождению документов по подразделениям организа­ции и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потоками доку­ментов различных категорий, схема движения которых разраба­тывается руководителем службы делопроизводства. Автоматизированные технологии обработки документной ин­формации должны отвечать требованиям Инструкции по дело­производству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший из вне документ сначала должен быть заре­гистрирован. После этого документ попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело и либо передается на ар­хивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов доку­ментов используют банк текстовых заготовок. Он содержит уни­фицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управ­ления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юри­дические текстовые формулы, придающие документам юриди­ческую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на ос­новании таких заготовок документ с необходимыми реквизитами затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизо­ванно. Исключение составляется для организаций, имеющих тер­риториально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистра­ции создаются база данных и информационно поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации про­исходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответству­ющей РК. Регистрационная карточка — это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистра­ционные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хра­нения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение РК сводится к заполнению ее реквизитов, к которым относятся:

• находящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа), которые должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

• номер и дата поступающего в регистрацию документа;

• наименование вида документа;

• адрес получателя или отправителя (организации, должност­ного или частного лица);

• количество листов и экземпляров;

• срок исполнения документа;

• шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

• содержание документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как пра­вило, различный набор реквизитов. Обычно системами автомати­зации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

• входящие;

• исходящие (и внутренние);

• письма и обращения граждан.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут вы­водиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. В оперативной информационной базе остаются только акты, имеющие нормативно-правовой ха­рактер.

В целом современные системы автоматизации делопроизвод­ственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

• регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан):

• регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визи­рование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в ор­ганизации номенклатурой дел;

• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руко­водства; проверку правильности и своевременности исполне­ния документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по до­кументообороту организации.