Выявление и описание потоков

Цель этапа: описание материальных и нематериальных потоков.

Источники информации:

§ текстовые (табличные, графические) описания процессов;

§ схемы;

§ стандарты компании (или любые внутрифирменные регламенты, описывающие, как процесс реализуется в компании);

§ практикум: файл «Текстовые описания процессов.txt».

Элементы модели: набор проекций «Процессы ПК Простоквашино»

Согласно используемой нотации IDEF0, все операции процесса будут описаны в следующем формате:

Действия по выявлению и описанию потоков:

создать классификатор «Документы и сообщения» для описания информационного потока;

создать классификатор «Инфраструктура и ресурсы» для описания инфраструктуры, оборудования и иных ресурсов (помимо продукции, которая уже присутствует в классификаторе «Направления деятельности»);

создать классификатор «Хранилища ресурсов»[6] для описания хранения ресурсов;

наполнить созданные классификаторы при помощи импорта из другой модели (модель для импорта – референтная модель «Примеры/ПК Простоквашино»):

в классификаторе «Хранилища ресурсов» создать пиктограмму «Архив» () и установить ее для всех позиций;

в классификаторе «Документы» можно открыть закладку «Документы» окна свойств позиции, и с использованием опций присоединения документов, присоединить к позициям документы, находящиеся на жестком диске:

для описания потоков используются тройные проекции:

Проекция
Функции_Функции (Направления деятельности)		Перемещение между операциями процесса сырья и продукции.
Функции_Функции (Документы и сообщения)	Управляющий документ	Перемещение документов между операциями процесса, а также управление исполнением операции.
Оборудование, инфраструктура Функции_Функции (Инфрастурктура и ресурсы)		Перемещение ресурсов между операциями процесса, используемое в ходе исполнения операций оборудование и задействованная инфраструктура.
Функции_Хранилища ресурсов (Инфраструктура и ресурсы)	Помещение в хранилище Извлечение из хранилища	Помещение в хранилище и извлечение из хранилища ресурсов.
Функции_Хранилища ресурсов (Направления деятельности)	Извлечение из хранилища Помещение в хранилище	Помещение в хранилище и извлечение из хранилища сырья и продукции.

Таблица 3. «Тройные проекции для описания процессов»

создать тройные проекции

§ «Функции_Функции (Направления деятельности)»,

§ «Функции_Функции (Документы и сообщения)»,

§ «Функции_Функции (Инфраструктура и ресурсы)»,

§ «Функции_Хранилища ресурсов (Инфраструктура и ресурсы)»

§ «Функции_Хранилища ресурсов (Направления деятельности)»

Пример — проекция «Функции_Функции (Направления деятельности)»:

создать новую тройную проекцию, указав классификатор связей «Направления деятельности»:

открыть проекцию:

Классификатор связей

Информация о связях между выбранными позициями

для дальнейшей работы по описанию процессов создать набор проекций, в который войдут созданные ранее двойные и тройные проекции:

работа в наборе проекций позволит быстро переключаться между проекциями без перехода через закрытие одной и открытие другой;

кроме того, из набора могут быть выведены диаграммы процессов в формате IDEF0;

заполнить название набора, указать базовый классификатор «Функции», классификатор характеристик «Процессы» (проекция характеристик установится автоматически «Процессы_Функции»):

базовый классификатор определяется как классификатор, входящий в состав каждой проекции набора[7];

при потоковом описании процессов поля базового классификатора используются в качестве операций;

классификатор характеристик определяется как классификатор, при потоковом описании процессов, определяющий наименования процессов;

наборов проекций может быть создано произвольное количество – c указанием различных базовых классификаторов, классификаторов характеристик, составов;

определить состав набора, переместив доступные проекции:

последовательно для каждой проекции установить опцию «Использовать характеристики» и выбрать тип связей:

Проекция	Тип связи
Организационно-ролевая структура_Функции	Исп
Функции_Функции (Документы и сообщения)	Вх/Вых/Упр
Функции_Функции (Инфраструктура и ресурсы)	Вх/Вых/Исп
Функции_Функции (Направления деятельности)	Вх/Вых/Исп
Функции_Хранилища ресурсов (Инфраструктура и ресурсы)	Чт/Зп
Функции_Хранилища ресурсов (Направления деятельности)	Чт/Зп

Таблица 4. «Типы связей в проекциях модели»

тип связи влияет на отображение процесса на диаграмме IDEF0. Например, для того чтобы на диаграмме управляющий документ был отображен стрелкой, направленной сверху вниз к операции, тип связи документа с операцией должен быть «Управление».

открыть набор:

при открытии набора под его наименованием в закладке «Наборы проекций» раскрывается дерево процессов из классификатора «Процессы» (который указан как классификатор характеристик для данного набора);

дальнейшая работа в наборе будет вестись при выбранном (отмеченном мышкой) процессе (или групп процессов) в этом дереве;

в правой области при помощи выпадающих окон и опции «Установить» может быть отображена любая проекция, включенная в состав набора:

при открытии проекции, в состав которой входит классификатор «Функции», из всего множества содержащихся в нем функций будут отображены только те, которые связаны с выбранным процессом в проекции «Процессы_Функции»;

в правом нижнем углу расположены закладки, позволяющие выбирать классификатор из числа связанных (проекциями, подключенными к набору) с классификаторами, выбранными выше (опцией «Установить»):

Классификаторы «Документы и сообщения», «Инфраструктура и ресурсы» и «Направления деятельности» связаны с классификаторами «Функции» в проекциях «Функции_Функции (Документы и сообщения)», «Функции_Функции (Инфраструктура и ресурсы)», «Функции_Функции (Документы и сообщения)».

Закрепление ответственности за исполнение функций процесса «Получение и продажа молока»:

установить проекцию «Функции_Организационно-ролевая структура»:

наличие связи между исполнителем и функцией, перечеркнутой красными линиями, означает, что исполнитель был закреплен за функцией еще в проекции (без указания, в каком процессе он исполняет эту функцию);

для того чтобы подключить связь к процессу (указать, что исполнитель исполняет данную функцию в рамках описываемого процесса): выбрать функцию, выбрать исполнителя и нажать кнопку «Подключить к процессам» ();

красные линии, перечеркивающие связь, исчезнут; также у связи появится характеристика (наименование процесса):

последовательно подключить все связи между функциями процесса и исполнителями, которые исполняют их в рамках процесса:

Функция процесса	Исполнитель
Покупка и/или добыча	Заготовитель-добытчик
Подготовка, хранение и отпуск материалов	Кладовщик-грузчик
Доение коровы	Животновод
Очистка и фильтрация молока	Животновод
Розлив молока	Животновод
Хранение продукции	Кладовщик-грузчик
Доставка и продажа продукции потребителям	Менеджер по работе с клиентами

Таблица 5. «Исполнители функций»

вывести EIDEF0 – диаграмму ():

на верхнем уровне диаграммы представлен процесс и обобщенные входы и выходы (исполнители операций процесса обобщены до уровня «Производственный кооператив «Простоквашино»);

под закладкой «Диаграмма» расположено дерево, позволяющее перемещаться между функциями процесса[8]:

Описание материального потока (молоко) на примере процесса «Получение и продажа молока»:

Функция [откуда]	Объект [на входе]	Функция	Объект [на выходе]	Функция [куда]
		Доение коровы	Молоко	Очистка и фильтрация молока
Доение коровы	Молоко	Очистка и фильтрация молока	Молоко	Розлив молока
Очистка и фильтрация молока	Молоко	Розлив молока	Молоко

Таблица 5. «Описание материального потока «Молоко»

открыть набор проекций «Процессы ПК Простоквашино»;

установить проекцию «Функции_Функции», выбрать закладку «Направления деятельности» в окне классификаторов связей;

выбрать в левом классификаторе «Функции» функцию «Доение коровы», в правом классификаторе «Функции» функцию «Очистка и фильтрация молока», в классификаторе «Направления деятельности» позицию «Молоко» и назначить связь с направлением «Выход»:

Очистка и фильтрация молока

Доение коровы

информация о назначенной связи (номер, тип, наименование, характеристика) отображаются под левым классификатором;

назначить связи между функциями «Очистка и фильтрация молока» и «Розлив молока»;

вывести диаграмму EIDEF0:

Описание материального потока (бидоны) на примере процесса «Получение и продажа молока»:

Функция [откуда]	Объект [на входе]	Функция	Объект [на выходе]	Функция [куда]
	Бидоны	Покупка и/или добыча	Бидоны	Подготовка, хранение и отпуск материалов
Покупка и/или добыча	Бидоны	Подготовка, хранение и отпуск материалов	Бидоны	Розлив молока
Подготовка, хранение и отпуск материалов	Бидоны	Розлив молока	Бидоны	Хранение продукции
Розлив молока	Бидоны	Хранение продукции	Бидоны	Доставка и продажа продукции потребителям
Хранение продукции	Бидоны	Доставка и продажа продукции потребителям	Бидоны	Подготовка, хранение и отпуск материалов

Таблица 6. «Описание материального потока «Бидоны»

назначить связи между функциями согласно Таблице 6;

Группа функций «Получение и продажа молока»:

Группа функций «Закупки и добыча необходимого»:

Группа функций «Получение молока»:

при описании процессов необходимо учесть процессы внешней среды, в нашем примере это:

§ процессы потребителей, которые будут получать готовую продукцию и оплачивать ее

§ процессы поставщиков, которые будут поставлять необходимые материалы;

взаимодействие между процессами описывается через установку связей между функциями этих процессов;

Описание взаимодействия между функциями процессов на примере процесса «Получение и продажа молока»:

Функция [Процесс]	Объект [На входе]	Функция [Процесс]	Объект [на выходе]	Функция [Процесс]
Функции поставщиков [Процессы поставщиков]	Бидоны	Покупка и/или добыча [Получение и продажа молока]
Оперативное управление расчетами [Финансово-экономическое управление]	Деньги	Покупка и/или добыча [Получение и продажа молока]	Деньги	Функции поставщиков [Процессы поставщиков]
Функции потребителей [Процессы поставщиков]	Деньги	Доставка и продажа продукции потребителям [Получение и продажа молока]	Деньги	Оперативное управление расчетами [Финансово-экономическое управление]
		Доставка и продажа продукции потребителям [Получение и продажа молока]	Молоко	Функции потребителей [Процессы поставщиков]

Таблица 7. «Описание взаимодействия между процессами»

для того чтобы добавить процессы и функции потребителей и поставщиков не выходя из набора, перейти в установленной проекции «Процессы_Функции» в режим редактирования ();

в классификаторе «Процессы» создать группу внешних процессов:

в классификаторе «Функции» создать функции этих процессов[9]:

выйти из режима редактирования ();

в проекции «Процессы_Функции» установить связи между процессами поставщиков и функциями поставщиков, а также между процессами потребителей и функциями потребителей;

открыть набор проекций «Процессы ПК Простоквашино»

выбрать внешний процесс в дереве процессов в меню:

выбор процесса осуществляется напрямую из дерева, либо на закладке «Подбор по названию», в которой производится поиск по введенным первым буквам наименования;

при установленном внешнем процессе, связи между функциями описываемого процесса и функциями внешнего процесса устанавливаются так же, как и ранее;

установить связи в соответствии с Таблицей 7;

Уровень процесса «Получение и продажа молока»:

Уровень группы функций «Получение и продажа молока»:

Описание управляющих документов («Извне») на примере процесса «Получение и продажа молока»:

Функция	Управляющий документ
Покупка и/или добыча	«Уголовный кодекс»
Доение коровы	«Ветеринарно-санитарные правила при доении коров»
Очистка и фильтрация молока	«Первичная обработка, хранение и транспортировка молока и молочных продуктов»
Розлив молока	«Первичная обработка, хранение и транспортировка молока и молочных продуктов»
Хранение продукции	«Первичная обработка, хранение и транспортировка молока и молочных продуктов»
Доставка и продажа продукции потребителям	«Первичная обработка, хранение и транспортировка молока и молочных продуктов»

Таблица 8. «Описание управляющих документов»

в наборе проекций «Процессы ПК Простоквашино» установить левый классификатор «Функции», правый классификатор «Документы и сообщения»;

отключить классификатор наименований связей:

Опция «Использовать классификатор наименований» отключена

назначить связи типа «Управление» между функциями и регламентирующими их исполнение документами:

диаграмма:

Уровень процесса «Получение и продажа молока»:

Уровень группы функций «Получение и продажа молока»:

Уровень группы функций «Получение молока»: