Ее критический самоанализ

Если беседа не фиксируется на магнитофонную ленту, то не следует дове­рять своей памяти. Поэтому, если позволяет обстановка (собеседник не настора­живается при этом), то следует делать какие-то условные пометки на бумаге.

Если же собеседник воспринимает эти пометки настороженно, то необходимо сде­лать запись беседы (основные факты, оценки, выводы) НЕМЕДЛЕННО после ухода собеседника.

Если управленец анализирует какое-то событие, которое повлияло негативно на деятельность организации, то для записи используется следующий алгоритм:

1) когда (дата и время) и где произошло важное событие. Если точно дату и время назвать затруднительно, то они указываются ориентировочно (во вто­рой половине сентября, между 1 и 3 числом января, в первой половине дня, вечером, после 17 часов.

Не употребляйте выражений типа "в январе месяце", т.к. январь и так является месяцем года. Правильнее " в январе");

2) источник информации о событии (сам собеседник, другой человек, название источников информации – СМИ, радио и т.д.);

3) в присутствии кого (фамилии, должности лиц, которые могут обладать нужной информацией, быть свидетелями) происходило это событие и каково отношение этих лиц к событию (одобряли, осуждали, возмущались и т.д. и конкретно кто и как);

4) кому еще известно об этом событии и каково их отношение в нему (фа­милии, должности, журналисты и т.д.);

5) что предшествовало этому событию, почему собеседник обратил на него внимание;

6) в каком психическом состоянии (усталость, выпивши и т.д.) был собе­седник и свидетели этого события.

Следует помнить правило: при описании эпизодов события необходимо отражать переходы от одного эпизода к другому.

Точно также описываются и несколько важных событий, если они связаны друг с другом.

Если события не связаны друг с другом и каждое имеет самостоятельную ценность (важность для организации), то каждое событие затем фиксируется по указанному выше алгоритму на отдельном документе.

НЕЛЬЗЯ ЗАПИСЫВАТЬ В ПРИСУТСТВИИ СОБЕСЕДНИКА:

1) любые факты, которые хоть как-то компрометируют собеседника;

2) любую информацию, которую собеседник сообщил управленцу "по сек­рету", "не для записи".

Если ведутся деловые переговоры, то обычно составлением какого-то документа и завершается беседа.

Но бывают и другие беседы. Которые могут тянуться по нескольку часов и принимать характер душеизлияния собе­седника. Такую беседу прекращать нельзя, не дав собеседнику выговориться. Но бывает, что затянувшиеся беседы ничего нового не дают и просто собеседнику хочется поговорить на самые разные темы. В этом случае необходимо корректно закончить беседу, не ущемляя личного достоинс­тва собеседника.

Приемы окончания беседы:

1. БЛАГОДАРНОСТЬ СОБЕСЕДНИКУ:

1.1. Выражается благодарность, признательность за то, что собеседник уде­лил столько времени обсуждению важной для организации темы.

1.2. Выражается признательность собеседнику за то, что он помог проанали­зировать важную проблему, проконсультировал управленца по важной проблеме;

1.3. Собеседнику помогают надеть верхнее платье.

2. НЕОБХОДИМОСТЬ СРОЧНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ СОБЕСЕДНИКА:

2.1. Выражается благодарность собеседнику и с ним обсуждается то, что нужно сделать немедленно по данной проблеме. После этого обсуждения немед­ленных действий управленец поднимается и помогает собеседнику одеть верх­нее платье;

2.2. Выражается искренняя признательность собеседнику за очень ценную ин­формацию, которую необходимо немедленно доложить руководству организации. Со стола собираются бумаги... Оказывается помощь собеседнику в одевании пальто, пла­ща.

Если беседа ничего не дала, запланированная цель беседы оказалась нереализованной, т.е. стало очевидно, что в этот раз развитие контакта с дан­ным собеседником не получается (а в будущем все может быть), то необходимо сохранить возможности контакта с этим человеком (на будущее). Беседа в этом случае может быть завершена следующим приемом:

1) выражается благодарность собеседнику за то, что он смог прийти и обсудить с управленцем важную проблему;

2) к собеседнику обращаются с большой просьбой о том, чтобы он подумал над такой-то проблемой (обдумал бы свою рекомендацию управленцу по такой-то теме), уточнил бы какой-то факт и, по мере выполнения просьбы, сам бы позвонил управленцу по такому-то телефону.