Документирование – это процесс создания и оформления документа; запись информации на различных носителях по установленным правилам

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма – рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Документная информация обладает юридической силой.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина –документоведение. Документоведение изучает закономерности исторического развития, носители, способы и средства документирования и работы с документами.

Документационный менеджмент – это система управления документацией организации и персоналом, несущим ответственность за работу с документами.

Управление документацией, целью которого является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами, включает:

· организацию рационального документооборота;

· контроль исполнения документов;

· оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный архив;

· последующее хранение документов в архиве.