Требования к бланкам служебных документов

Документы изготовляются на бланках. В ГОСТе Р6.30-2003 содержатся т требования к бланкам, на кото­рых оформляются управленческие документы организации. Для документов применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответ­ствии с требованиями ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм), допускается использование бланков форматов А6 и А3 К указан­ным бланкам, помимо размерных требований предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);

б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную белую бумагу или бумагу светлых тонов.

Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодефор­мирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на пе­чатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нане­сенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо разли­чимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатруд­ненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Бланки изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или

Документы, оформленные на бланках, в соответствии с требования­ми параграфа 4.1 ГОСТа Р6.30-2003 должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с ле­вого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с правого.

Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титуль­ной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 12, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 15,18 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно уда­лены от границ зоны расположения реквизитов);

фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зо­ны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного
лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов орга­низации включает реквизиты 01-06, 08.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организа­ции включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 08 -14 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения рекви­зитов 15, 18.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации включает реквизиты 01-05, 08 -12, 14 и ограничительные отметки для границ зон расположения
реквизита 18.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая
и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной
стороны листа.

Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображе­нием Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (лого­типа) организации (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных блан­ков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление блан­ков осуществляется на основании заказа, оформленного в установлен­ном законодательством РФ порядке.