Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.
Содержание и структура текста документа строятся в зависимости от функционального назначения (вида) документа. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
Текст документа может быть представлен в форме сплошного
связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименования признаков объекта и их характеристики должны быть выражены именем существительным в именительном падеже; показатели могут быть выражены цифрами.
|
|
Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня расположения текста*: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.
Текст документа, как правило, должен состоять из двух основных частей. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Вводная часть в документе иногда может отсутствовать.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы и указания - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.
Тексты документов большого объема (доклады, отчеты, положения, инструкции) могут делиться на разделы, подразделы и пункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, отражающие существо их содержания. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1, 2, 3 и т.д., номер подраздела - из двух чисел (1.1; 1.2), т.е. из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой. При более мелком делении текста сохраняется тот же принцип.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).
|
|
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЕТ).
В совместных распорядительных документах (приказ, постановление, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЕМ).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например: старший инспектор имеет право; комиссия установила; институт разработал; в состав объединения входят...).
В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (например: считаем целесообразным включить в план; направляем заключение).
В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма изложения от первого лица единственного числа (например: предлагаю направить, считаю необходимым).
При ссылке в тексте на другие документы указываются их точное наименование и дата издания.
В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа.
В случае, когда направляется напоминание об ускорении ответа на ранее посланный запрос, кроме ссылки на номер и дату этого запроса, указывается краткое содержание.
Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, а также отдельных слов.
При составлении телеграмм текст их следует излагать в сжатом виде, избегая союзов и предлогов, сокращений, переноса слов, исправлений; текст телеграммы не должен превышать 250 слов.
При систематическом составлении документов по однотипным
вопросам целесообразно использовать трафаретные тексты документов,
в которые в каждом конкретном случае вносятся необходимые добавления.
Письма вышестоящих органов доводятся до подведомственных
организаций без изменения их текста при сопроводительном письме
Банка или в изложении.
Ответственность за содержание, правильную подготовку и
оформление служебных документов возлагается на лиц, подготовивших,
завизировавших и подписавших документ.
Текст документов излагается, как правило, от третьего лица
единственного числа либо от первого лица множественного числа.
От первого лица единственного числа излагается текст правовых актов, издаваемых на основе единоначалия (распоряжения, приказы и т.п.), а также документов, исходящих от конкретного лица (заявления, докладные записки и т.п.).
В правовых актах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются в информационных документах, как правило, в конце
предложения, в распорядительных актах - как правило, рядом с глаголом или отглагольным существительным, через которые передается
предписываемое действие.
Например: "Деканату ф-та естественных наук представить к 10 июня 2006 года графики...»
|
|
Терминология документа должна соответствовать установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам,
которые могут быть не понятны адресату, а применение их в тексте
документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках).
Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, стандартами, в частности, допускаются общепринятые сокращения наименований федеральных и территориальных органов власти.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным их уставами, положениями. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует расшифровывать. Наименование должности допускается сокращать только в тексте документа. В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не
допускаются. В тексте документа инициалы, как правило, располагаются
после фамилии, в реквизите "подпись" инициал имени ставится перед фамилией.
При перечислении фамилий в порядке алфавита в протоколах и выписках инициалы следует располагать после фамилий. Перечисления в тексте выделяются с абзаца без проставления дефиса.