Особенности организации работы с входящими документами

Работа с входящими документами, поступающими на предприятие из-за его пределов, предполагает:

а) доставку и прием документов;

б) первичную обработку документов;

в) предварительное рассмотрение документов;

г) рассмотрение документов руководством предприятия;

д) передачу на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям);

е) осуществление контроля за исполнением документов;

ж) прием исполненного документа, его помещение в дело;

з) последующее хранение и работу с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с входящими документами в соот­ветствии с перечисленными этапами.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляет­ся курьерами в почтовом отделении по месту расположения предпри­ятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей дело­вой корреспонденции от курьера производится уполномоченным со­трудником службы ДОУ.

Последующая первичная обработка входящей деловой корреспон­денции включает:

-проверку целостности упаковки и вложений принятой коррес­понденции;

-проверку правильности ее адресования;

-вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей);

-распределение корреспонденции на регистрируемую и нереги­стрируемую;

Документы с пометкой «лично» или адресованные общественным организациям при первичной обработке доку­ментов не вскрываются и передаются но назначению. При поступлении доку­ментов на магнитных и иных небумажных носителях первичной обработке подлежит сопроводительная документация, а носители передаются на машин­ную обработку без вскрытия упаковки.

-простановку штампов с отметкой «Входящий №» на докумен­тах, подлежащих регистрации (учет документов);

-заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

После этого зарегистрированная деловая корреспонденция пере­дается на предварительное рассмотрение.

По результатам предварительного рассмотрения в службе ДОУ уполномоченным сотрудником принимается решение о направлении документов непосредственно ответственным исполнителям (должно­стным лицам и структурным подразделениям, указанным в адресных данных)', или руководителю предприятия для оформления соответ­ствующей резолюции.

Отметим, что на рассмотрение руководства предприятия обычно передаются все документы, полученные от вышестоящих органов управления и (или) содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, а потому требующие решения руководителя. Прием документов по техническим каналам связи имеет ряд особенностей, суть которых отражена в Приложении 1 к настоя­щему пособию.

По результатам предварительного рассмотрения часть документов установленным порядком передается соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия. Другая их часть направляется, как правило через секретариат, на рассмотрение руко­водителю предприятия для принятия и оформления (в виде резолю­ции) решения о порядке и сроках исполнения указанных документов.

Обработка и передача документов ответственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время). При необходимости безотлагательного (оперативного) испол­нения поступившего документа допускается ознакомление ответствен­ного исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа ру­ководством предприятия.

После регистрации содержания резолюций и постановки документов, подлежащих исполнению, на контроль последние также передаются должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в группу рас­смотрения письменных обращений граждан.

Отметим, что документы, которые адресованы для исполнения нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им поочередно или одновременно в копиях. При этом под­линник документа передается ответственному исполнителю, назван­ному в резолюции первым'.

Следующим этапом является прием исполненных документов и по­мещение их в дела. Исполненные документы принимаются от долж­ностных лиц (структурных подразделений) предприятия для помеще­ния в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Исполненный документ должен быть снабжен соответствующей от­меткой за подписью ответственного исполнителя. Помещение доку­мента в дело осуществляется вручную или с использованием средств механизации труда. В последнем случае документ помещается (под­шивается на 4 прокола) в обложку дела с применением прошивочной машины. Последующее хранение и работа с документом до передачи последнего в архив или на уничтожение производится исходя из прак­тической потребности в документе и с учетом его исторической (науч­ной и иной) ценности.