Глава 4.Понятие о документообороте предприятия

Понятие документооборота.

Под документо­оборотом предприятия следует понимать упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получе­ния (создания) и до момента завершения исполнения указанных до­кументов (их отправки, сдачи на хранение).

Принято выделять в документообороте предприятия три самостоя­тельных и одновременно тесно связанных между собой документационных потока: внутренние документы, исходящие документы и входящие. Указанные потоки формируются в процессе целенаправлен­ного и организованного перемещения между структурными подразделениями, должностными лицами предприятия, а также дру­гих предприятий.

Выделяют документооборот внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пре­делы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) предприятия, функ­ционирующей на правах самостоятельного структурного подразделе­ния. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом спе­цифики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении организационных и материальных возможностей осу­ществляет управление документационными потоками, а также их опти­мизацию.

Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами. Соответствен­но, более тщательного рассмотрения заслуживают в этой связи содер­жание и специфика каждого из перечисленных документационных потоков.