2015-04-01
2052
Для подготовки проектов приказов (распоряжений) руководители учреждений и органов ФСИН России или структурных подразделений обязаны дать исполнителям конкретные и четкие задания и определить сроки.
Ответственность за подготовку и оформление проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые оформляют проекты.
Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в проектах приказов (распоряжений) поручается юридическим подразделениям ФСИН России, подведомственным ему учреждениям и органам (далее – юридическое подразделение), контроль за правильностью их оформления – подразделениям делопроизводства.
Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, могут создаваться межведомственные рабочие группы.
Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствующую по форме и содержанию действующим законодательным и другим нормативным актам, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Предписания приказа (распоряжения) должны соответствовать ранее изданным по данному вопросу приказам (распоряжениям).
Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись директору ФСИН России, руководителю учреждения или органа ФСИН России должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, и руководителем подразделения делопроизводства, а в их отсутствие – должностными лицами, официально их замещающими.
После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных сторон и достижению компромисса оформляется протоколом совещания, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись.
В процессе согласования структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с заинтересованными сторонами осуществляют доработку проектов, их обязательное редактирование в подразделении делопроизводства.
Проекты приказов (распоряжений) представляются на редактирование при наличии виз исполнителя и его руководителя только исполнителем, полномочным обсуждать и вносить поправки в текст.
Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений) и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков.
Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются в количестве, указанном в разнарядке. До пяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше пяти – составляется расчет-рассылка (прил. 1, 2).
Обязательные реквизиты приказов (распоряжений) ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов
Для оформления приказов (распоряжений) используется бланк установленной формы (прил. 3)#M12293 1 901797377 2028685173 77 1940889366 2277434804 2851215321 2005302996 3259534931 3636375560на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм); реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman №13,14 без помарок и исправлений.Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность воспроизведения средствами современной копировально-множительной техники.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими учреждениями, органами и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка с указанием наименования учреждения или органа ФСИН России и других учреждений,
органов и организаций (прил. 4). Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется подразделением делопроизводства при регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).
Дата приказа (распоряжения) указывается арабскими цифрами словесно в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2006 г.
Регистрационные номера приказов (распоряжений) в учреждениях и органах ФСИН России оформляются подразделением делопроизводства.
Заголовок в приказе (распоряжении) отвечает на вопрос о чем? (о ком?), включает в себя его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.
Шрифт заголовка – полужирный Times New Roman, № 13, 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от его левой границы и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.
Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для изданиядокумента, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т. п.
Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами-отписками: «В связи с производственной необходимостью»; «В целях совершенствования деятельности» и т. п.
В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: «п р и к а з ы в а ю» – в приказах, «п р е д л а г а ю» и «о б я з ы в а ю» – в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом: «п р и к а з ы в а ю» и «п р е д л а г а ю» – кому? «о б я з ы в а ю» – кого? В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «п р и к а з ы в а е м»; «п р е д л а г а е м» и «о б я з ы в а е м».
В приказах по личному составу (кроме юридической ответственности) и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.
В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном (распоряжения с распорядительным словом «предлагаю») или родительном падеже (структурные подразделения ФСИН России, территориальные органы, образовательные учреждения ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок – в дательном или родительном, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей – адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.
Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте.
Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой (прил. 5).
Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.
Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание, фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), в центральном аппарате ФСИН России специальное звание не указывается. Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности учреждения или органа ФСИН России и не может быть одним из этих адресатов.
В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на руководителя учреждения или органа ФСИН России или его заместителя, подписывающего приказ (распоряжение) следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».
Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.
Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующего законодательства Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный акт: «В соответствии с постановлением…», «…учесть, что постановлением…», «Принять к сведению, что распоряжением…» и т. п.
Допускаются ссылки на другие пункты проекта приказа (распоряжения), а также на ранее изданные нормативные правовые акты, если требуется показать взаимную связь норм и избежать повторения.
При первом упоминании ранее изданного нормативного правового акта указываются орган, издавший акт, его наименование, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт обязательно упоминается соответствующий пункт (пункты) или другая его часть.
В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения, дополнения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого, дополняемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу...» (прил. 5).
Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: «Исключить в пункте 1 приказа… слова: «…», «Дополнить абзац второй пункта 1 приказа… словами: «…».
В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) допускается цифровой способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006.
В тексте не допускается разрыв дат, знака «№» и самого номера, фамилии и инициалов при их переносе на другую строку.
Приказ (распоряжение) применяется с даты его регистрации, если в тексте документа не указан другой срок.
Приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: «Утвердить Положение о проведении смотра-конкурса на лучшего начальника караула специальных подразделений уголовно-исполнительной системы по конвоированию согласно приложению»; «Внести прилагаемые изменения в приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19 мая 2005 г. № 368 «Об установлении должностных окладов сотрудникам территориальных органов Федеральной службы исполнения наказаний». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№». Например:
«1. Утвердить:
Положение о федеральном государственном учреждении «Колония-поселение № 2 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Алтайскому краю» (приложение № 1);
Положение о федеральном государственном учреждении «Исправительная колония № 6 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Алтайскому краю» (приложение № 2).
К проекту приказа прилагаются утверждаемые им нормативные правовые акты (инструкции, наставления, уставы, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов документов, графиков, схем, бланков документов и т. п.
В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: «Утвердить и ввести в действие с 1 августа 2001 г. прилагаемую Инструкцию», «…внести изменения в… согласно Перечню (приложение № 1)», «…признать утратившим силу… согласно прилагаемому Перечню» и т. п.
Приложения к приказу, значительные по объему (правила, инструкции, положения), могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Нумерация страниц каждого приложения к распорядительному документу ведется раздельно.
При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу, изменению или дополнению, их перечни даются в приложении к проекту приказа.
При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии или перечня государственных служащих, работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень государственных служащих, работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (прил. 6).
На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «приложение» со знаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу ГУФСИН России по Новосибирской области от 10. 05. 2005 № 139 |
При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово «приложение» может быть заменено на слово «утверждено» (утверждена, утверждены или утвержден, в зависимости от рода и числа с видом утверждаемого приложения), например:
| УТВЕРЖДЕНО приказом ГУФСИН России по Новосибирской области от 10.05.2005 № 139 |
Приложения к приказу подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа (виза на обороте последнего листа) приложения.
Обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись руководителю учреждения или органа ФСИН России.
Согласование проекта приказа (распоряжения) учреждения или органа ФСИН России исполняется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект.
Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает в себя фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз в столбце, одна под другой, а также в порядке нумерации структурных подразделений в учреждениях и органах ФСИН России.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) оформляются на отдельном листе. В этом случае виза выглядит следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридической службы
капитан внутренней службы (личная подпись) А.С. Иванов
28.05.2006
Замечания и дополнения обязательно докладываются руководителю учреждения или органа ФСИН России, должностному лицу, подписывающему документ.
Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования (прил. 7).
Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжения) оформляется: грифом «согласовано» с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специальным званием, личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:
| СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального архивного агентства В.П. Козлов 25 августа 2006 г. |
Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания рабочей группы от 01. 01. 2003 № 15 |
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле приложения.
Подпись. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России.
В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности руководителя учреждения или органа ФСИН России, специальное звание, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:
Начальник
генерал-майор внутренней службы (личная подпись) Н.И. Лютов
Если руководитель учреждения или органа ФСИН России отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа учреждения или органа ФСИН России.
При этом к должности руководителя учреждения или органа ФСИН России добавляется сокращение «и. о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение), например:
| И.о. начальника подполковник внутренней службы | (личная подпись) Н.И. Петров |
Не допускаются подписи с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности.
Не допускается внесение изменений или дополнений в приказ (распоряжение) после его подписания.
Исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона на лицевой стороне последнего листа приказа (распоряжения), например:
Исп. Максимов В.И.
тел. 243-51-32
На оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения), оформленного в соответствии с п. 33 Инструкции, внизу ставится личная подпись.
Надпись, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), осуществляется в следующем виде:
«Верно:
Старший инспектор секретариата
капитан внутренней службы (личная подпись) О.Л. Петрова
Дата»
Гриф «УТВЕРЖДАЮ» может использоваться для придания юридической силы.
