Преобразование отчетов

Создавая базу данных, накапливая в ней данные, редактируя и анализируя их, в какой-то момент, когда результаты обработки данных готовы, их представляют в виде отчета Access — внешне выглядящего как обычный документ, но этот документ можно просмотреть лишь в базе данных Access, в которой он сохранен. Этот вариант не годится, когда результаты своей работы в виде отчета Access нужно передать кому-либо другому, кто не работает с базами данных, или отчет требуется передать именно в электронном виде, например переслать по электронной.

Для решения этой задачи MS Access предоставляет следующие возможности преобразования отчетов в другие форматы.

Преобразование отчета в формат документов Word и Excel. Access Чтобы выполнить такое преобразование:

Открыть отчет в любом режиме или просто выделить его в окне базы данных. Выбрать команду:

Сервис → Связи с Office → Публикация в Microsoft Word

В результате Access создаст файл формата RTF в текущем каталоге, например в папке «Мои документы», по умолчанию используя в качестве имени файла название отчета, а затем откроет его в Word.

С помощью команды меню

Сервис → Связи с Office → Анализ в Microsoft Excel

можно преобразовать отчет в электронную таблицу Excel (Рис. 3.25). При выборе этой команды автоматически создается новая рабочая книга Excel, в которую помещается рабочий лист с представлением отчета в виде электронной таблицы. В качестве имени файла XLS используется имя отчета.

Рис. 3.25 Преобразование отчета Access в электронную таблицу Excel

Эти команды преобразования в формат документов Word и Excel доступны также для таблиц, запросов и форм Access. Кроме того, для таблиц и запросов доступна еще команда Сервис, Связи с Office, Слияние с Microsoft Word. С помощью этой команды вызывается Мастер слияния, который позволяет на основе выделенной таблицы или запроса создать документ Word, связанный с этим источником данных, или связать данную таблицу или запрос с уже существующим документом Word, таким образом, что, когда данные в таблице или запросе будут изменяться, будут соответственно обновляться связанные поля в документе.