Создание многостраничной главной кнопочной формы

В результате выполнения данных действий появится следующая последовательность кнопок (Рис. 3.29).

Рис. 3.29 Созданные в диспетчере кнопки главной кнопочной формы

В этом окне можно использовать кнопки «Изменить» - для изменения уже созданной кнопки (изменение названий кнопок, изменение действий при нажатии на них). Кнопки «Вверх» и «Вниз» используются для изменения положения кнопок. По окончании работы нажать кнопку «Закрыть». (2 раза) первый раз – закрывается окно «Изменение страницы кнопочной формы», второй раз – сама «Кнопочная форма».

В списке форм появляется «Кнопочная форма». Вместе с кнопочной формой автоматически создается таблица, в которой прописывается порядок действий при открытии кнопочной формы (Рис. 3.30).

Рис. 3.30 Созданная с помощью диспетчера одностраничная главная кнопочная форма

Внешний вид одностраничной главной кнопочной формы показан на Рис. 3.31.

Рис. 3.31 Вид одностраничной главной кнопочной формы

Созданную главную кнопочную форму можно редактировать в режиме конструктора так же, как и любую другую форму.

Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы. Для этого создается многостраничная кнопочная форма. Пусть создана база данных «Деканат», содержащая перечень сотрудников учебного заведения, перечень предметов и список студентов с 1 по 5 курс на данной специальности.

Шаг 1. Войти в пункт меню:

Сервис → Служебные программы → Диспетчер кнопочных форм.

Программа выдаст сообщение о том, что кнопочная форма не найдена и предложит создать ее. Нужно выбрать пункт «Да». В результате выполнения данных действий появится окно, в котором предстоит создать нужные кнопки. Страница кнопочной формы уже создана. Она называется «Главная кнопочная форма» и не содержит пока ни одной кнопки (Рис. 3.32).

Рис. 3.32 Создание кнопочной формы (Открытие диспетчера кнопочных форм)

Далее в диспетчере кнопочных форм можно создавать следующие страницы и кнопки на них (Рис. 3.33).

Шаг 2. Выбрать пункт «Создать», в появившемся окне создать новые страницы кнопочной формы (для этого надо указать их заголовки).

Шаг 3. Открыь одну из созданных страниц, например – «Сведения о студентах» (двойным нажатием левой клавиши мыши или кнопкой «Изменить») и создать в ней несколько кнопок (как в одностраничной кнопочной форме).

Шаг 4. Создав кнопки, открывающие все формы или отчеты, касающиеся студентов, надо создать кнопку, при нажатии на которую произойдет возвращение к предыдущей форме (в нашем случае – к главной кнопочной форме). Для этого в окне «Изменения

кнопочной формы» выбрать команду «Перейти к кнопочной форме», из списка форм выбрать «Главная кнопочная форма», в графе «Текст» ввести, например, «Назад». Закончив создавать кнопки на странице нажать 1 раз кнопку «Закрыть».

Шаг 5. Аналогично открыть все остальные страницы (кнопочные формы) и создать в них необходимые кнопки.

Шаг 6. Открыть страницу «Главная кнопочная форма» (двойным нажатием левой клавиши мыши или с помощью кнопки «Изменить»). Создать в ней кнопки, открывающие созданные страницы. Для этого: выбрать пункт «Создать», в

появившемся окне в графе «Команда» выбрать «Перейти к кнопочной форме». В нижней графе выбрать одно из названий кнопочной формы, в графе «Текст» - ввести надпись, которая появится рядом с кнопкой.

Повторить данные действия для всех имеющихся кнопочных форм. По окончании – нажать кнопку «Закрыть». После этого появится форма:

Рис. 3.33 Создание многостраничной кнопочной формы в диспетчере кнопочных форм

Настройка параметров приложения Access

Большинство параметров Access настраивается с помощью диалогового окна «Параметры», которое отображается при выборе команды Сервис → Параметры. Все эти параметры сгруппированы по своему назначению и размещены на нескольких вкладках. На Рис. 3.34 представлена вкладка «Вид» окна «Параметры» со значениями параметров, установленными по умолчанию.

Рис. 3.34 Диалоговое окно «Параметры»

Эта вкладка содержит следующие группы параметров.

Группа параметров «Отображать» задает внешний вид среды Access. Флажки в этой группе позволяют скрыть или показать строку состояния, область задач при запуске, ярлыки для создания новых объектов в окне База данных, системные объекты и скрытые объекты. При установленном флажке окна в панели задач на панели задач в нижней части экрана отображаются значки открытых объектов базы данных: форм, отчетов, запросов. Чтобы не загромождать панель задач, надо сбросить этот флажок.

Группа параметров «Конструктор макросов» позволяет показать дополнительные столбцы в окне Конструктора макросов: имена макросов и условия.

В группу «Открывать объекты в окне базы данных» входит очень полезный переключатель, который позволяет открывать объекты из окна базы данных не только по двойному щелчку мыши, но и по одинарному — это гораздо удобнее.

Следующая вкладка «Общие» (Рис. 3.35) содержит ряд общих параметров.

Группа «Границы печатного поля» позволяет установить значения полей, применяемые по умолчанию при печати любого объекта базы данных. Их можно изменить для конкретного объекта с помощью команды

Файл → Параметры страницы.

Рис. 3.35 Вкладка «Общие» диалогового окна «Параметры»

Два флажка в группе «Формат года из четырех цифр» позволяют задать формат отображения дат в текущей базе данных и во всех базах данных, работающий под управлением Access. По умолчанию во всех датах показываются две цифры года.

Группа флажков «Автозамена имен» обеспечивает возможность при изменении имени таблицы или поля, изменить все ссылки на эту таблицу или поле во всех связанных объектах. Очень полезная функция, т. к. изменить имя таблицы или поля иногда нужно, а самим исправить все ссылки на него — задача не из легких.

Несколько независимых флажков определяют следующие параметры:

- указать, какое количество последних имен файлов MDB будет сохраняться и отображаться в списке в меню Файл;

- выполнять или не выполнять звуковое сопровождение событий в приложении;

- нужно ли сжимать базу данных при закрытии. Известно, что при интенсивной работе базы данных MDB-файлы имеют очень неприятную тенденцию быстро увеличиваться в размере. Можно установить флажок «Сжимать при закрытии», и тогда файл будет сжиматься каждый раз при выходе из приложения;

флажок «Удалить личные сведения из файла», будучи установленным, позволяет прятать персональную информацию на вкладке Документ диалогового окна свойств базы данных (меню Файл → Свойства).

Поле «Рабочий каталог» определяет папку, которая отображается по умолчанию в диалоговых окнах при открытии и сохранении файлов баз данных. Например – папка «Мои документы».

Поле со списком «Порядок сортировки базы данных» имеет по умолчанию значение «Универсальный». Это означает, что порядок сортировки в создаваемых базах данных будет определяться региональными стандартами, установленными с помощью Панели управления в операционной системе компьютера, на котором была создана база данных. Можно изменить порядок сортировки, изменив значение в этом поле. Однако, значение этого поля определяет порядок сортировки в новой базе, т.е. оно должно быть установлено перед тем, как создается новая база. Изменение этого поля не меняет порядок сортировки в уже созданной базе данных. Для того чтобы изменить порядок сортировки в уже существующей базе данных, нужно выполнить ее сжатие.

На этой же вкладке есть кнопка, которая позволяет открыть диалоговое окно, в котором можно изменить цвет и вид гиперссылок (Рис. 3.36).

Рис. 3.36 Окно «Параметры веб-документа»

Вкладка «Правка и поиск» содержит параметры, которые используются при поиске, фильтрации и редактировании записей (Рис.3.37).

Группа флажков «Поиск и замена по умолчанию» определяет стратегию поиска данных в таблицах Access, которая принята по умолчанию:

- флажок «поле – целиком» означает, что поиск будет вестись в текущем поле и на полное совпадение значения поля с образцом;

- флажок «везде - любая часть» обеспечивает поиск по всем полям и поиск вхождения искомой строки в значение поля;

- флажок «поле - с начала» означает поиск в текущем поле на совпадение образца с первыми символами значения поля.

Рис. 3.37 Вкладка «Правка и поиск» диалогового окна «Параметры»

Группа флажков «Подтверждение» позволяет отключить при необходимости вывод на экран предупреждающих сообщений при изменении и удалении объектов и данных. Это эквивалент макрокоманды «Установить Сообщения» со значением аргумента «Ложь». Однако надо быть внимательнее, т. к. забыв их потом снова включить, можно случайно испортить готовые формы, отчеты или изменить данные нежелательным образом.

Группа параметров «Параметры фильтра по умолчанию...» определяет поведение системы при установке фильтра.

Флажки в группе «Отображать список значений» позволяют определить, когда в окне задания фильтра будут появляться списки для выбора критериев. Они могут появляться в индексированных полях локальной таблицы, в неиндексированных полях локальной таблицы и в полях внешней таблицы. Специальное поле ввода позволяет указать максимальное количество элементов, которые могут содержать отображаемые списки значений. Если количество элементов в списке превышает указанный предел, такой список отображаться не будет.

На вкладке «Клавиатура» расположены параметры, которые определяют возможные перемещения курсора при вводе и редактировании данных в формах (Рис. 3.38).

Рис. 3.38 Вкладка «Клавиатура» диалогового окна «Параметры»

По умолчанию определены следующие перемещения:

- переход при нажатии клавиши Enter — следующее поле;

- переход по клавише со стрелкой вправо — следующее поле;

- поведение при входе в поле — выделить все поле;

- останов на первом/последнем поле — нет (флажок сброшен). Можно настроить эти параметры удобным образом.

На вкладке «Режим таблицы» (Рис. 3.39) находятся параметры, которые определяют вид таблиц: тип и размер шрифта, цвета символов и фона, наличие, отсутствие и цвет сетки, специальные эффекты оформления сетки, ширину столбцов. Это те параметры, которые заданы по умолчанию для всех таблиц. При желании их можно изменить для конкретной таблицы с помощью команд меню Формат.

Рис. 3.39 Вкладка «Режим таблицы» диалогового окна «Параметры»

Параметры на вкладке «Формы и отчеты» позволяют задать некоторые общие для форм и отчетов значения (Рис. 3.40).

Можно задать шаблоны, которые используются по умолчанию для форм и отчетов.

В качестве шаблона может быть использовано имя формы или отчета, которые оформлены в нужном стиле. Тогда все вновь создаваемые формы и отчеты будут сразу создаваться в вашем стиле, что позволит существенно сократить время разработки интерфейса. Правда, эти параметры относятся только к формам и отчетам, создаваемым без помощи мастеров.

Рис. 3.40 Вкладка «Формы и отчеты» диалогового окна «Параметры»

Группа «Выделение объектов» определяет, как выполняется операция выделения объектов в режиме Конструктора форм и отчетов. По умолчанию выделяются все объекты, которые даже частично попадают в область выделения. Если выбрать переключатель «охват», то будут выделены только те объекты, которые попадут в эту область целиком. Когда элементы управления в форме или отчете расположены очень плотно, лучше использовать первый переключатель — пересечение.

Флажок «Всегда использовать процедуры обработки событий» позволяет избежать появления диалогового окна «Построитель». Обычно это окно появляется, когда пользователь назначает обработчик события в окне свойств формы, отчета или элемента управления. По умолчанию этот флажок сброшен. Если вы для обработки событий не используете макросов, можно его установить.

Следующая вкладка «Страницы» содержит параметры, касающиеся страниц доступа к данным (Рис. 3.41).

Рис. 3.41 Вкладка «Страницы» диалогового окна «Параметры»

Первая группа параметров «Стандартные свойства конструктора» касается Конструктора. Здесь можно задать расстояние между разделом и полями страницы, цвет текущей строки, стили для заголовков и примечаний разделов.

Вторая группа — «Стандартные свойства БД или проекта». Можно установить флажок и определить папку, в которой по умолчанию будут сохраняться файлы страниц, и файл, содержащий параметры подключения страницы к базе данных.

Вкладка «Другие» объединяет параметры, определяющие функционирование приложения в многопользовательском режиме или в режиме "клиент-сервер" (Рис. 3.42).

Кроме того, здесь можно определить используемый по умолчанию формат файла базы данных. Параметр «Аргументы командной строки» позволяет задать параметры командной строки, которые будут переданы приложению Microsoft Access при запуске.

Группа переключателей «Режим открытия по умолчанию» позволяет задать режим доступа к открываемой базе данных — монопольный или многопользовательский.

Рис. 3.42 Вкладка «Другие» диалогового окна «Параметры»

Специальная вкладка «Международные» (Рис. 3.43) позволяет задать параметры, учитывающие использование языков, в которых текст пишется не слева направо, как мы привыкли, а справа налево, и календарь не григорианский, а юлианский.

Рис. 3.43 Вкладка «Международные» диалогового окна «Параметры»

Можно, например, установить эти параметры таким образом, что если в одном предложении содержатся и арабский и европейский тексты, то при перемещении по арабскому тексту курсор будет перемещаться справа налево, а при перемещении по европейскому (русскому, английскому и т. д.) тексту — слева направо. Изменение же календаря рекомендуется делать сразу, как только создан новый файл базы данных, и потом этот параметр не менять.

Параметры, связанные с проверкой орфографии и автозамены, тоже вынесены на отдельную вкладку «Орфография» (Рис. 3.44). Это те же параметры, которые используются функцией проверки орфографии в Microsoft Word. Эту функцию можно установить, нажав кнопку F7 в текстовом поле таблицы, запроса или формы.

Рис. 3.44 Вкладка «Орфография» диалогового окна «Параметры»

По умолчанию в поле «Язык словаря» установлен словарь, соответствующий региональным установкам на вашем компьютере. Нужный словарь можно выбрать из списка в этом поле.

В поле «Добавлять слова в:» можно определить файл, который будет содержать ваш собственный словарь.

Несколько флажков позволяют указать, какие слова нужно игнорировать в процессе проверки правописания.

Кнопка «Параметры автозамены» открывает диалоговое окно, в котором задаются параметры автозамены (Рис. 3.45).

Рис. 3.45 Диалоговое окно «Автозамена»

Автозамена используется для выполнения следующих функций:

- Автоматическое исправление опечаток при вводе данных в текстовые поля. Исправление производится путем замены слова в левом столбце списка словом в правом столбце. По умолчанию этот список достаточно длинный. Данная функция будет эффективно использоваться, если настроить список таким образом, чтобы он включал в себя типичные опечатки для конкретного пользователя.

- Автоматическая замена при вводе определенных сочетаний обычных символов специальными символами.

- Автоматическое исправление типичных ошибок ввода, связанных с неправильным нажатием клавиш Shift и Caps Lock. Возможные исправления определяются флажками в верхней части диалогового окна «Автозамена». Чтобы пополнить список Автозамены, необходимо ввести заменяемое сочетание букв в поле «заменять:», а заменяющее слово или словосочетание — в поле «на:» и затем нажать кнопку «Добавить».

На последней вкладке «Таблицы и запросы» размещены две группы параметров (Рис. 3.46).

Рис. 3.46 Вкладка «Таблицы и запросы» окна «Параметры»

Группа параметров «Конструктор таблиц» определяет свойства поля, устанавливаемые по умолчанию при добавлении нового поля в таблицу: тип поля, размер для текстового и числового полей. В поле «Автоиндекс при импорте и создании», перечисляются через точку с запятой некоторые слова. Дело в том, что когда одно из этих слов встречается в имени вновь создаваемого поля, Конструктор таблиц автоматически строит индекс по этому полю.

Группа параметров «Конструктор запросов» определяет вид и режим работы Конструктора запросов. В нем можно по умолчанию выводить имена таблиц, к которым относятся выбранные поля, показывать все поля из базовых таблиц или только включенные в бланк запроса, автоматически объединять таблицы, т. е. считать их связанными, когда в них имеются поля с одинаковыми именами и одно из них является ключевым. Здесь же можно определить права, предоставляемые по умолчанию другим пользователям для выполнения запроса.