Носители экономической информации

Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, электронные и гибридные.

К ручным носителям относятся бумажные документы, заполненные информацией и воспринимаемые непосредственно человеком без использования технических средств. К электронным – те, на которые записывается или с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители). Гибридные носители в зависимости от способа записи и считывания представляет собой машиночитаемые документы, информацию на которые заносит пользователь, а считывается эта информация с помощью специальных технических средств.

До настоящего времени наиболее распространенным носителем информации является документ, под которым понимают информационное сообщение о взаимосвязанных экономических показателях, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу.

Различают первичные, результатные и промежуточные документы.

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере. Они содержат постоянную и переменную информацию, которую необходимо обработать для решения экономических задач. В первичном документе информация не обрабатывается, а только фиксируется. В этот документ заносится информация, которая в дальнейшем будет обработана в результатном документе.

Результатные документы содержат информацию, получаемую в процессе обработки данных. В этом документе обрабатывается информация из первичного документа. Анализируя результаты расчетов, менеджер готовится принять на их основе решение и оказать управляющее воздействие на объект управления.

Требования, предъявляемые к проектированию первичных и результатных документов:

· полнота информации, но неизбыточность

· высокая достоверность

· своевременность информации

· отсутствие дублирования показателей в документах

· форма документа должна иметь назначение и взаимосвязь с другими документами

· размеры, расположение и последовательность граф и строк должны обеспечить при обработке наименьшую трудоемкость

· логичность построения

Для того, чтобы разработать первичный документ, нужно сначала определить необходимый состав разрабатываемых показателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. При этом особое внимание уделяется отбору постоянной и переменной информации.

Документ должен иметь три зоны (Рис.8).

Заголовочная зона. Кроме полного и краткого наименования (формы) документа, в этой зоне размещают постоянные (условно-постоянные) справочные и группировочные реквизиты-признаки. Информация заголовочной зоны в дальнейшем не подвергается обработке, но принимает участие в ней.

Содержательная зона. В этой зоне размещают переменные реквизиты-признаки и абсолютные и относительные реквизиты-основания. Информация заголовочной зоны в дальнейшем подвергается обработке арифметической и логической обработке.

Оформляющая зона. В ней размещают печати, даты, подписи должностных лиц, отвечающих за составление документа.