Форматы данных

Электронная таблица EXCEL “унаследовала“ от табличных процессоров, разработанных для операционной среды MS DOS (например, Super Calc), возможность применения как абсолютных, так и относительных адресов ячеек. Это позволяет копировать введенные в ячейки формулы, модифицируя в случае необходимости адреса ячеек-операндов (относительная адресация), либо фиксируя адреса ячеек-операндов (абсолютная адресация).

Для копирования формулы с модификацией адресов следует: “встать“ в ячейку, ввести нужную формулу, взяться за черный квадратик в правом нижнем углу рамки, выделяющей активную ячейку, а затем растянуть рамку на весь столбец. Формула скопируется, изменив соответственно аргументы. Для копирования формулы из одной ячейки в другую, если они расположены не рядом, следует придерживаться такого порядка: встать мышкой в нужную ячейку, поставить курсор на ее вертикальную или горизонтальную границу (курсор превратится в стрелку), и, нажав, CTRL (возле стрелки появится небольшой плюсик, означающий, что мы делаем копирование, а не перемещение), перетащить формулу в нужную ячейку. Если не нажимать CTRL, то формула переместится на новое место, а на старом исчезнет, Точно также можно перемещать и копировать выделенные блоки, столбцы и строки.

При таком способе копирования и перемещения формул меняются адреса всех аргументов. Чтобы необходимый Вам адрес аргумента не менялся (т.е. оставался абсолютным), необходимо поставить перед ним знак $. Например, в формуле A2*$B$2 адрес A2 является относительным (т.е. будет меняться при копировании данной формулы), а адрес $B$2 - абсолютным (при копировании меняться не будет). При вводе адреса с клавиатуры нет необходимости писать знак $ вручную. Нажмите на клавишу F4, и EXCEL сделает это сам. По первому нажатию он превратит B2 в $B$2, по второму - в B$2, по третьему - в $B2. Не забывайте запись формул начинать со знака “=“.

Форматы представления чисел в ячейках можно подбирать с помощью кнопок на панели Форматирование: “Уменьшить разрядность”, “Увеличить разрядность”, “Процентный стиль” (задает процентный формат представления числа), “Денежный стиль” (округляет числа до двух знаков после точки, а также вводит наименование денежной единицы, которая задается в Панели Управления Windows программой Стандарты), “Разделитель тысяч” (для более легкого считывания больших чисел). Для задания формата колонке ее необходимо выделить, а затем щелкнуть по нужной кнопке на панели форматирования.

На панели Форматирование выведены только самые распространенные форматы. Остальные можно использовать с помощью меню Формат, Ячейка. Разумеется, перед тем, как подать команду меню Формат, Ячейка, следует выделить диапазон ячеек, который Вы хотите переформатировать (ячейка, столбец, блок ячеек).

Команда Формат, Ячейка вызывает на экран диалоговое окно Формат ячеек со следующими “ закладками “:

Число - позволяет устанавливать категории форматов: число (представление числовых данных с установкой необходимого числа дробных разрядов), бухгалтерский (с наименованием денежной единицы и установкой двух дробных разрядов - копеек), научный (представление числа с плавающей точкой, т.е. с выделением мантиссы числа и его порядка), дата (установка требуемого способа представления даты), текстовый. После установки категории формата в окошке «коды формата» следует выделить мышкой необходимый код. В процессе подбора необходимых категорий и кода формата в окошке Пример отображается вид содержимого той ячейки, которая была активной перед тем, как была подана команда Формат, Ячейка. Таким образом, используя окошко Пример, можно подобрать требуемый формат данных. Необходимо четко представлять себе заранее, какой формат данных Вам нужен - иначе работа по установке форматов займет длительное время;

Выравнивание - имеет подменю горизонтальное (оно дублируется кнопками выравнивания по левому краю, по правому краю, по центру на панели инструментов), вертикальное («прижимает» содержимое ячейки к верхнему, либо нижнему краю, а также может расположить его по центру), ориентация (с его помощью можно расположить текст в ячейке вертикально);

Шрифт - позволяет установить вид шрифта, размер, цвет и разнообразные шрифтовые эффекты;

Рамка - позволяет устанавливать обрамление ячеек с помощью линий различной толщины, двойных линий, пунктирных линий;

Вид - закраска выделенных ячеек различными цветами, а также введение фоновых узоров;

Защита - предохраняет выделенные ячейки от изменений, но лишь в том случае, если документ защищен с помощью команд Сервис, Защита, Защитить лист.

Задание 4. Подготовьте документ, соответствующий Вашему варианту - оформите заголовок, “шапку”, заполните графы с исходными данными. Введите необходимые для расчетов формулы и произведите их копирование с учетом абсолютных и относительных адресов.

Варианты задания 4.

1.Структура элементов затрат на производство (ввести данные в столбцы «тыс. руб.», удельные веса рассчитать):

2. Анализ рынка сбыта компьютеров в США.

Используйте документ из задания 3. В нем на каждый год выделите два столбца: млн. долл. и удельный вес % (см. указание к варианту 1).

3.Структура работающих на предприятии (ввести данные в столбцы «количество» и «тыс. руб.», удельные веса рассчитать).