Справочно-информационная группа

Служебные письма (приложения Д, Ж) представляют обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т. е. юридического лица, и, как правило, посвящается одному вопросу. Его оформляют на спе­циальных бланках для писем (форматы А4, А5).

По содержанию и назначению письма бывают:

• инструкционные, исходящие из государственных или местных органов власти и управления и содержащие, как правило, рекомендации, указа­ния, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.;

• гарантийные - о гарантиях оплаты, сроках поставки или качества продукции;

· информационные, содержащие сообщения, просьбы, напоминания;

• рекламные, содержащие рекламу, сообщения о ценах на предлагаемые товары и услуги;

• коммерческие, представляющие собой обращение покупателей к продав­цам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов;

• рекламационные (претензионные), требующие возмещения убытков, на­несенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом);

• кредитные, использующиеся при заключении контрактов с иностранны­ми партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное пись­мо от банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гаран­тиями банка оплаты покупателем товаров или услуг;

• письма-запросы, содержащие просьбу разъяснить какой-либо факт или действие и побуждают фирму-контрагента (или государственную орга­низацию) дать ответное письмо;

• сопроводительные, включающие пояснения к высылаемому основному документу (плану мероприятий, программе действий и т. п.).

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения. Во введении излагают причины и непосредственный повод, явив­шийся основанием для составления письма; в доказательствах - ис­торию вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие мате­риалы; в заключении - основную мысль-просьбу, предложение, согла­сие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый) Иван Николаевич!», «Уважаемые господа!».

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса.

Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующи­ми должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте, который печатают в двух экземплярах. На втором экземпляре письма, остающемся в деле от­правителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути из­лагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на

Приложение Д