Тестовые задания. Тема 2. Организация службы документационного обеспечения управления

Тема 2. Организация службы документационного обеспечения управления

Задание 1. Перечислите факторы, определяющие структуру службы ДОУ в организации:

· функции и объем работ по ним

· масштаб учреждения

· количество подразделений и их размещение, численность работников

· число уровней управления

· уровень механизации и автоматизации

· виды документопотоков

· виды применяемых документов

Задание 2. Задача по совершенствованию форм и методов работы с документами в организации возложена на …

· службу ДОУ

· плановый отдел

· отдел маркетинга

· кадровую службу

Задание 3. Основным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками является …

· должностная инструкция

· положение об организации

· инструкция по делопроизводству

· штатное расписание

Задание 4. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в …

· инструкции по делопроизводству организации

· Уставе организации

· Типовой инструкции по делопроизводству

· инструкции по контролю за исполнением документов

Задание 5. Задачи и функции служба ДОУ выполняет …

· во взаимодействии с другими подразделениями и службами

· в отрыве от других служб

· самостоятельно

· перекладывая их на управленческий аппарат

Задание 6. Полная централизация работы с документами возможна в организациях …

· небольших, с объемом документооборота до 50 тыс. документов

· средних, с объемом документооборота более 50 тыс. документов

· независимо от объёма документооборота

· территориально разобщённых

Задание 7. Вопрос о выборе организационной формы работы с документами решается …

· службой ДОУ и руководством организации

· экспертно-проверочной комиссией

· архивной службой

· центральной экспертной комиссией

Задание 8. Службой по работе с документами в мэрии, префектуре, муниципалитете, как правило, является …

· общий отдел

· управление делами

· канцелярия

· бюро

Задание 9. Прием, сортировку и отправку корреспонденции выполняет …

· экспедиция

· группа учета и регистрации документов

· группа контроля

· группа писем

Задание 10. В нормативных документах названия служб ДОУ организаций (учреждений) регламентированы в зависимости от …

· их принадлежности и уровней управления

· вида деятельности

· организационно-правовой формы

· выпускаемого товара (вида услуг)

Задание 11. Перечислите формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

· централизованная

· децентрализованная

· смешанная

· восходящая

· нисходящая

Задание 12. Перечислите основные задачи секретаря руководителя:

· документационное обеспечение

· ведение телефонных переговоров

· прием посетителей

· подготовка совещаний

· планирование работы подразделений

· рекламная деятельность

Глава 3. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

3.1. Нормативная база, определяющая правила оформления документов

Неизбежное расширение состава документов в обеспечении деятельности организаций различного масштаба, вплоть до государственного, объективно вызывает необходимость приведения документов, особенно документов межорганизационного назначения, к определенному стандарту, который обеспечивал бы единство назначения, формы и содержания, а также порядок использования различных групп документов. Эволюция развития документационного обеспечения привела к тому, что в масштабе государства в соответствии с требованиями Государственной системы стандартизации были разработаны и введены в действие Государственные стандарты (ГОСТы), в том числе и стандарты на документацию и делопроизводство (ГОСТы серии 6).

К числу государственных стандартов, непосредственно определяющих нормативно-правовую основу государственного делопроизводства, следует отнести стандарты унифицированных систем документации, а именно:

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Этот ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

К этой же группе стандартов по содержанию необходимо отнести ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Государственные стандарты на документы закрепляют требования к форме документа и бланкам документов, к составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документов (УСД), терминологию, используемую в документационном обеспечении, и требования к техническим средствам обработки информации. Стандартизация документационного обеспечения осуществляется в ходе унификации систем документации в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их формы, снижения затрат на их подготовку и обработку, обеспечения информационной совместимости. Одновременно с формированием УСД разрабатываются соответствующие классификаторы информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных.

На основании ГОСТ и УСД в министерствах и ведомствах разрабатываются и вводятся в действие инструкции по делопроизводству (ДОУ).

Под правилами оформления документов подразумевается совокупность требований к форме и содержанию, а также способов и средств, применяемых при создании документа; с другой стороны, это – документ, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила оформления документов (далее – Правила) разрабатываются для конкретизации положений Инструкции по делопроизводству, касающихся вопросов создания документации, и тесно увязываются с изложенными в ней нормами. Нормы раскрываются в Правилах в более детальном виде, сопровождаются примерами и дополнительной справочной информацией. При разработке Правил следует учитывать также наличие в организации других нормативных актов по вопросам оформления документации: Альбома бланков, Альбома унифицированных форм документов, Табеля унифицированных форм документов.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, изданные в виде Правил, утверждаются приказом. Этот порядок должен соблюдаться и в отношении Правил оформления документов.

Состав и содержание Правил, названия и количество основных разделов и приложений в них не определены; поэтому структуру Правил определяют разработчики с учетом статуса организации и состава ее документации. Правила могут включать следующие основные разделы:

1. Общие положения.

2. Общие требования к оформлению документа.

3. Особенности оформления отдельных видов документов.

4. Требования к редактированию и изготовлению документов.

5. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний.

Раздел «Общие положения»по своему направлению схож с соответствующим разделом Инструкции по делопроизводству. В нем указываются:

назначение Правил;

виды документации и процессы документирования, на которые распространяется действие Правил;

нормативные акты, на основании которых разработаны Правила;

нормативные акты, которые применяются наряду с Правилами.

Раздел «Общие требования к оформлению документов»содержит описание состава документации организации и требования к бланкам и порядку оформления реквизитов документов. Например, в положениях, касающихся бланков документов, могут освещаться следующие вопросы:

порядок применения бланков;

виды бланков;

требования к полиграфическому исполнению бланков;

поля бланков;

размещение реквизитов и ограничительных отметок на бланках (центрованный и флаговый способы размещения реквизитов);

состав реквизитов бланков, которые разрабатываются для организации, ее структурных подразделений и должностных лиц;

проектирование бланков для документов.

Раздел «Особенности оформления отдельных видов документов»в большей мере связан с составом документации организации. В разделе должны содержаться требования к оформлению организационно-распорядительной, плановой, отчетной документации, а также документов информационно-справочного характера и документов, используемых в деловой переписке.

Раздел «Требования к редактированию и изготовлению документов» содержит описание методики правки текста при работе с проектами документов. Может быть изложен порядок использования при редактировании специальных условных обозначений, установленных ГОСТ 7.62-90 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования». В разделе также освещаются следующие вопросы:

правила изготовления документов при помощи средств вычислительной техники;

межстрочные интервалы и отступы при оформлении различных реквизитов и документов;

требования к шрифтам при изготовлении документов;

порядок нумерации страниц;

особенности оформления таблиц.

Раздел «Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний»может включать справочную информацию, связанную с основными видами деятельности организации, а также набор данных, которые бывают необходимы при подготовке документов практически в любой организации. К таким данным можно отнести: сведения по написанию наименований органов власти, организаций, партий и общественных движений, должностей, званий, титулов, документов, наград, знаков отличия, премий, географические названия и др. В разделе также приводятся правила написания дат, чисел, раскрываются некоторые правила орфографии и пунктуации.

Для упрощения применения Правил разрабатываются Табель форм документов, т.е. перечень форм документов, разрешенных к применению в организации, и на его основе – Альбом унифицированных форм документов.

Табель содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функции и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Он разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Во-первых, применение Табеля позволяет установить границы документной базы организации; во-вторых, в Табеле дается описание последовательности действий с формой документов, а именно указывается, кто готовит документ, с кем проводится согласование этого документа, кто его подписывает, какая печать проставляется на документе и т.д. Ни в Инструкции по делопроизводству, ни в Правилах оформления документов нет такой подробной информации о работе с каждой формой документов. По своему назначению Табель близок к справочникам и классификаторам; он дает возможность оперативного поиска (по различным показателям) необходимых форм документов, устанавливает четкую последовательность составления и обработки документов. Табель вводится в действие нормативным актом организации, и его положения носят обязательный характер.

Включение документа в Табель не связано с характером используемых при их подготовке носителей и способов записи. В Табеле могут быть указаны как традиционные (бумажные), так и электронные документы. Он может включать все формы документации, например, в организации может быть подготовлен Табель унифицированных форм документов по личному составу.

В процессе создания Табеля проводится выявление всех форм документов, используемых в организации; далее проводится функциональный анализ деятельности структурных подразделений организации. По каждой группе функций выявляется состав применяемых документов. Формы документов систематизируются по различным признакам: функциям, задачам, структурным подразделениям, правовым основаниям издания и т.д. Устанавливаются формы документов, введенные в действие нормативными актами органов государственной власти, формы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации и отраслевые классификаторы, а также формы документов, разработанные в самой организации. Одновременно с выявлением состава документов определяется круг должностных лиц, имеющих право согласовывать, подписывать, утверждать документы. Для каждой формы документа устанавливается подразделение, ответственное за ее подготовку, адресат, периодичность создания, особенности контроля за исполнением и т.д.

Табель оформляется в табличной форме. При большом количестве показателей в Табеле могут использоваться листы формата А3. В нормативных актах по делопроизводству не установлены ни единый набор показателей и схема их систематизации, ни единая форма самого Табеля. Состав показателей, порядок расположения разделов и оформления Табеля определяются его разработчиками с учетом характера задач, для которых создается Табель.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (1992) включает следующую примерную форму Табеля.

Наименование формы документа	Дата утверждения, наименование органа, утвердившего форму документа	Периодичность издания	Подразделение, ответственное за подготовку	Примечание

Документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.).

Разработка и ведение Табеля – достаточно трудоемкое дело. Этим можно объяснить тот факт, что далеко не в каждой организации он есть. Задача по разработке Табеля часто возникает при проведении работ по автоматизации делопроизводства. Представленная в Табеле формализованная и систематизированная информация о документах организации значительно облегчает автоматизацию процессов документирования.

В Альбом унифицированных форм документов включаются прошедшие унификацию формы наиболее часто создаваемых документов, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы.

Для удобства формы документов в Альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим направлениям деятельности организации или функциональным задачам.

Существенный эффект дает использование Альбома в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющей оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов. Унифицированная форма документов (УФД) – это унифицированный текст документа и совокупность остальных реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унификация формы документов предполагает выполнение последовательности работ:

определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

унификацию текстов документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций и действий; унификация осуществляется методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях, переменной – информация, позволяющая отличать повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Для того чтобы обеспечить правильное применение УФД, включенных в Альбом, целесообразно разрабатывать инструкцию по применению форм документов. В нее целесообразно включить положения, касающиеся правил заполнения и оформления документа, составленного по унифицированной форме, о характере информации, вносимой в форму, о количестве экземпляров создаваемых документов, порядке их визирования, подписания, утверждения, удостоверения печатью, местонахождении различных экземпляров документа и др.

Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для работников организации. Для работы в структурных подразделениях используются электронный вариант Альбома и электронные шаблоны унифицированных форм документов, при этом должна быть обеспечена невозможность произвольного изменения работниками формы документа. Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.

Независимо от наличия Табеля и Альбома разработка проекта служебного документа должна начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию действующих по этому вопросу законодательства, приказов, директив и справочного материала, а также установленных правил оформления документов.

Проекты служебных документов разрабатываются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. При разработке служебных документов на отдельных листах для их оформления применяется бумага форматов (мм) А3 (297´420), А4 (210´297), А5 (148´210). Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.

В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах установленных границ и соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена.

Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования. Применяемые термины должны соответствовать принятой терминологии и употребляться в одном и том же значении.

При составлении служебных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями, не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.

В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким.