Функции управления

Основным объектом или предметом исследований систем управления являются, безусловно, функции управления – планирование, организация, регулирование (рис. 2). Все задачи исследования систем управления должны фокусироваться на совершенствовании методов реализации этих функций.

Функция планирования предполагает определение цели деятельности организации и ее структурных единиц. Она включает анализ состояния организации и объекта ее деятельности, прогнозирование направлений развития, разработку стратегических, тактических и оперативных планов работы.

Рис. 2. Функции управления.

Функция организации предусматривает совокупность работ по подготовке к реализации намеченного плана и включает разработку технологии процессов реализации, формирование организационных структур для реализации технологических процессов, наделение их производственными функциями, разработку технологий реализации каждой производственной функции, обеспечение процесса компетентными кадрами, обеспечение объекта управления всеми видами ресурсов (финансы, материалы, оборудование, средства измерений - по каждому ресурсу своя подсистема и свой цикл), организацию снабжения производственного процесса предметами труда, разработку системы рабочего управления процессом деятельности (взаимосвязь подразделений, система контроля качества, учета, обратные связи, система реагирования на отклонения от установленных требований, система активизации персонала).

Функция регулирования в системе управления предполагает набор действий высшего, среднего и младшего руководящего состава организации по обеспечению запланированного темпа (хода) реализации рабочих процессов. Они включают непосредственный учет и контроль результатов, сравнение результатов с запланированными параметрами, выявление причин несоответствий, разработку и реализацию предупреждающих и корректирующих действий, активизацию персонала на достижение количественных и качественных результатов деятельности.

Управление, как вид деятельности, с больших до малых дел принизано постоянным использованием «триад управления» - «планирование - организация - регулирование». Эти «триады» наблюдаются при осуществлении собственно планирования вида деятельности, его организации и регулировании. Так при разработке планов необходимо планировать, например, объемы и сроки сбора информации, организовывать сбор этой информации и регулировать процесс ее сбора. При организации выполнения плана необходимо планировать, например, разработку технологии процесса, организовывать ее разработку и регулировать процесс разработки. При регулировании процессов реализации плана необходимо планировать, например, периодичность контроля за качеством и количеством результатов труда, организовывать контроль и регулировать процессы непосредственного контроля. И так в любой большой или малой работе (рис. 3).

«Триады» могут быть формализованными и продолжительными по времени их реализации или устными и оперативными. Очевидно, сущность «руководства», выделяемого отдельными авторами в особый вид управления, заключается в оперативном использовании «триад» для принятия решения и обеспечения выполнения намеченной работы в реальном режиме времени.

Рис. 3. «Триады» управления.

Принципы обеспечения эффективности систем управления.

Эффективность системы управления определяется уровнем достижения поставленных целей. Для этого необходимо формализовать и уметь измерять желаемый и фактически полученный результат. Если цель руководства организации заключается в обеспечении конкурентоспособности результатов ее деятельности на рынке продукции и услуг, то потеря своей «ниши» на рынке свидетельствует о неэффективности системы управления организацией.

Принципы обеспечения эффективности систем управления организациями заключаются в реализации следующих положений:

- ответственность руководства за качество результатов деятельности;

- ориентация персонала на постоянное совершенствование производственных процессов (освоение процессного мышления);

- ориентация деятельности на интересы потребителя и заказчика;

- внедрение в организации непрерывного обучения персонала, в том числе на рабочих местах;

- введение в организации внутренней проверки системы управления и ее элементов;

- обеспечение документированности всех процессов, осуществляющихся в организации для получения запланированного результата;

- формирование внутренней мотивации персонала к обеспечению качества результатов труда;

- вовлеченность в обеспечение качества продукции и услуг всего персонала организации.

Основным методическим элементом системы управления организацией, обеспечивающим стабильные качественные и количественные результаты работы на каждом этапе реализации производственных процессов, является цикл управления (рис. 4). Цикл предполагает управление каждой технологической операцией, производственной функцией, процедурой или этапом работы на любом участке деятельности организации на основе сопоставления полученных результатов с плановыми (установленными) значениями, анализа причин отклонений (несоответствий) и разработки необходимых корректирующих и предупреждающих действий. При этом главное внимание обращается на профилактическое предотвращение отклонений от установленных требований и создание организационных условий для их разработки и реализации.

Рис. 4. Цикл управления

(1 – средства труда; 2 – предметы труда; 3 – персонал; 4 – документация;

5 – входной контроль; 6 – пооперационный контроль; 7 – окончательный контроль; 8 – претензии; 9 – регистрация претензий; 10 – анализ причин отклонений; 11 – разработка корректирующих и предупреждающих действий; 12 - освоение (внедрение) корректирующих и предупреждающих действий;

Т – технологический процесс; П – потребитель.

Цикл управления предполагает включение в технологический процесс выполнения любой работы следующих элементов:

- входного контроля качества всех элементов производства;

- контроля качества труда в процессе выполнения работы;

- контроля качества выполненной работы;

- документального оформления возвратов и претензий потребителя к количеству и качеству выполненных результатов труда;

- анализа причин возникающих отклонений от согласованных требований и разработки корректирующих воздействий на элементы производства.

Разработка корректирующих воздействий на элементы производства и их внедрение являются заключительными этапами цикла управления. Эти этапы предполагает выяснение причин отклонений результатов труда от установленных требований и комплексное воздействие на все элементы производства на всех уровнях управления по всем направлениям деятельности.