Численный состав службы ДОУ

Должностной и численный состав службы ДОУ устанавливается штатным расписанием. При этом количество штатных единиц зачастую определяется исходя из возможностей организации. Чаще всего формирование штата делопроизводственных работников проводится без учета их реальной загруженности.

Реальный объем работы службы ДОУ зависит, прежде всего, от объема документооборота и, конечно, от затрат времени на выполнение делопроизводственных операций, а также от степени автоматизации процессов обработки документов. Исходя из этого были разработаны методики расчета оптимальной численности работников службы ДОУ.

А. Расчет численности службы ДОУ на основе данных

документооборота

Учет объема документооборота должен вестись в каждой организации. На основе этих данных и с учетом сведений об общей численности работников организации можно определить численность персонала службы ДОУ.

Ч=0,00016 *Д^0,98*Р^0,1,

где Ч- численность работников службы ДОУ;

0,00016 - постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда работников службы ДОУ (рассчитан НИИ Труда опытным путем);

Д- объем документооборота организации;

Р - общая численность работников организации.

Б. Расчет численности службы ДОУ на основе норм времени

Расчет численности службы ДОУ можно провести на основе данных по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом пользуются как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами[1].

В этом случае расчет численности проводится по формуле

Ч=(Т_н+Т_нн)/ Ф_рв

где Т_н- трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента =1,1 (учитывающего затраты временам личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т. п.);

Т_нн - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативе (рассчитана НИИ Труда экспертным путем = 96,8 чел. часа);

Ф_рв - годовой фонд рабочего времени = 2006 часов.

В. Расчет численности службы ДОУна основе общей численности

работников организации

Согласно одной из разработок НИИ Труда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% от общего числа работающих[2].

Этой методикой следует пользоваться в тех случаях, когда служба ДОУ только создается и данных о трудоемкости и объеме документооборота пока нет.

2.5.1. Регламентация деятельности службы ДОУ

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативно-методических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, устанавливает внутреннее построение службы ДОУ, а также распределение функций и обязанностей работников.