Организация канцелярской (секретарской) работы

Деятельность помощников и секретарей руководителей по сути своей является канцелярской (секретарской), в задачи которой входят не только документационное обеспечение деятельности организации и ее руководителя, но и «бездокументное» обслуживание работы руководителя, как-то: ведение телефонных переговоров, прием посетителей, организация проведения совещаний и т.п. Главное значение последнего состоит в том, чтобы освободить руководителя от рутинной работы и обеспечить благоприятные условия для повышения эффективности его руководящей деятельности.

В зависимости от масштабов организации и ее деятельности специфики решаемых организацией задач объем и виды канцелярской (секретарской) деятельности могут существенно различаться. Поэтому в организациях малого и среднего масштаба эту деятельность осуществляет секретарь руководителя, а в организациях крупного масштаба – как секретарь, так и специализированные подразделения службы ДОУ, например канцелярия, экспедиция, архив и др.

Организация канцелярской (секретарской) деятельности осуществляется путем разработки и внедрения соответствующих инструкций, отвечающих в полной мере нормативно-методическим основам этой деятельности. Независимо от организационно-правовой формы организации (государственной, производственной и др.) существуют нормативно-методические документы, определяющие содержание и порядок видов канцелярской (секретарской) деятельности, например делопроизводства, архивного дела и т.п. Важным элементом нормативно-методической базы этой деятельности являются должностные инструкции. Конкретная должностная инструкция любого служащего, и секретаря в том числе, разрабатывается на основе глубокого анализа и учета требований документов, составляющих упомянутую выше нормативную правовую основу; инструкция должна отражать не только типовые операции, но и специфические виды работ.

Основой для должностной инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Все обязанности подразделяются на две группы: организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, так как организационные операции также документируются, например, при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в протоколе. Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) – прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

Конечным результатом четкого выполнения канцелярией (секретарем) указанных обязанностей являются: решение вопросов оптимизации документооборота организации; эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации, распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан решать вопросы подготовки и проведения плановых совещаний, организации приема посетителей, подготовки командировок руководителя. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря – выполнение им обязанностей по работе с информацией для руководителя.