Организация службы ДОУ

В силу отмеченного ранее дуализма службы ДОУ ее организация также должна рассматриваться в двух аспектах, а именно с точки зрения разновидности управленческой деятельности и с точки зрения организационной структуры.

Организация службы ДОУ как разновидности управленческой деятельности предполагает ее упорядочение, т.е. создание в учреждении, организации системы документационного обеспечения определенной структуры с соответствующими связями между ее звеньями, а также регламентацию порядка и создание условий для его осуществления. При этом предполагается, что СДОУ представляет собой законченный технологический цикл работы с документами, который включает контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль за исполнением документов; формирование, оформление, хранение и использование дел; оформление и выпуск распорядительной документации организации; машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов. Факторами, определяющими структуру службы ДОУ, являются основные ее функции и объем работ по каждой из них, а также масштаб учреждения, организации, т.е. количество структурных подразделений, их территориальное размещение, общая численность работников, число уровней принятия решений, нормы управляемости, принятая система документирования и организации работ с документами, уровень механизации и автоматизации документационных процессов и др.

Организационные формы работы с документами

Практикой выработаны три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, отправка исходящих документов, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, обработка документов для их передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т. к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать компьютерную технику и оргтехнику, предусмотреть единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Полная централизация работы с документами возможно только в небольших учреждениях с объемом документооборота 50 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. В этом случае каждое структурное подразделение организации имеет работника, отвечающего за делопроизводство, или создает свою собственную службу работы с документами, в которой автономно выполняется цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. При этом единства способов и методов ведения делопроизводства добиться сложно, т. к. каждое подразделение использует свои методы и правила работы с документами. Эта форма характерна для организаций и учрежденческий аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство (секретарь отдела, делопроизводитель). При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация входящих документов, поступивших в адрес руководства, контроль за сроками исполнения, изготовления тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства. Документы, поступающие в адрес подразделения или переданные на исполнение по резолюции руководителя, проходят регистрацию и контроль, формируются в дела, хранятся и проходят экспертизу ценности и предархивную обработку непосредственно в структурном подразделении. При смешанной форме возможно выполнение одной и той же технологической операции (например, регистрация документов, контроль за их исполнением) для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других децентрализовано (в структурных подразделениях). Попытки возложить делопроизводственные функции на специалистов управленческого аппарата никогда не были эффективны. Во-первых, при этом возрастает стоимость делопроизводственных работ, во-вторых, резко снижается качество документационного обеспечения.

Вопрос создания и организации службы ДОУ, выбор организационной формы является одним из самых сложных. В каждом конкретном случае он решается самой службой ДОУ и руководством учреждения. Вопрос обычно связан с первоначальной организацией службы ДОУ или ее коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов, изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2.3. Типовые структуры службы ДОУ

В нормативно-методических документах межотраслевые действия названия служб ДОУ регламентированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомств как структура, в которой выполняется работа с документами, или орган контроля и координации документационного обеспечен в центральном аппарате и в сети подчиненных организаций.

Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях как структурное подразделение, выполняется документационное обеспечение всей организации.

Общий отдел чаще всего является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В общих отделах обычно организуют те же участники, что и в канцелярии, но, кроме того, в структуру общего отдела входят такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

По характеру труда должностные лица службы документационного обеспечения управления, как и все должностные лица, занимающиеся управленческой деятельностью, делятся на руководителей, специалистов и технических исполнителей. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Руководителями являются: начальник управления делами; заведующий (начальник) канцелярией; заведующие архивом, машинописным бюро, копировально-множительным бюро, стенографическим бюро, общим отделом, секретариатом; начальники отдела писем, инспекции, протокольного отдела, сектора, части.

Специалистами являютсяархивист, методист, инспектор, оператор электронных средств (электронной почты, ТЛГ), секретарь руководителя.

К техническим исполнителямотносятсякорректоры, экспедиторы, делопроизводители, машинистки и стенографистки, секретари-машинистки и секретари-стенографистки, машинистки диктофонной группы и т.п.

К основным структурным элементам СДОУ, входящим, как правило, в состав управления делами, общего отдела, (отдела ДОУ), канцелярии, делопроизводства, а также имеющим определенный самостоятельный статус, относятся экспедиция, группа учета и регистрации документов, группа контроля исполнения, отдел писем, машинописное и копировально-множительное бюро, архив, протокольная служба, отдел рационализации делопроизводства и помощники (секретари) руководителя. Каждому структурному элементу СДОУ присущи определенные функции.

Экспедицияосуществляет прием поступающей корреспонденции, сортировку на регистрируемую и нерегистрируемую и распределение по структурным подразделениям организации; количественный учет документов; отправку исходящей корреспонденции; доставку корреспонденции в подразделения и адресатам.

Группа учета и регистрации корреспонденциипроизводитучет и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, ведет справочно-информационную работу и поиск информации; проверяет правильность составления и оформления исходящих и внутренних документов.

Группа контроля исполнения осуществляетконтроль за своевременным исполнением документов, проверку сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководства организации, информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений, анализ исполнительской дисциплины в структурных подразделениях организации и подготовку соответствующих данных для доклада руководству.

Отдел писемпринимает и учитывает обращения граждан (предложения, заявления и жалобы граждан), готовит и передает их на рассмотрение руководству организации, а также на последующее исполнение в соответствующие структурные подразделения, контролирует их исполнение и извещает заявителей о результатах рассмотрения обращений, формирует дела с обращениями граждан и передает их в архив, анализирует и обобщает результаты исполнения обращений граждан, организует прием посетителей.

Машинописное бюровыполняет работупо печатанию и перепечатыванию документов для всех структурных подразделений, считывает и правит напечатанные документы.

Функциями копировально-множительного бюро являютсямеханизированное копирование и размножение документов.

Архивосуществляетприем, учет, хранение и использование дел, оказание методической помощи в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив, контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, подготовку дел к передаче на хранение.

Протокольная группаготовит по указанию руководства нормативно-распорядительные документы, письма, справки и согласует их с юридической службой и структурными подразделениями, анализирует справки и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним.

Функциями отдела рационализации делопроизводства являются: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию службы документационного обеспечения в аппарате, разработка индивидуальных, типовых (для круга подведомственных организаций) организационно-методических документов (инструкций о ведении делопроизводства, положений о службе документационного обеспечения, должностных инструкций работникам службы, правил по различным вопросам работы с документами); разработка сборников типовых (трафаретных) текстов документов; подготовка номенклатурных дел; подготовка сводной номенклатуры дел и типовой (примерной) номенклатуры дел для подведомственных организаций; оказание методической помощи подразделениям учреждения в организации работы с документами; повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, а также руководящих работников и специалистов (в области работы с документами). Основой разработки должностных инструкций делопроизводственного персонала являются Квалификационный справочник должностей служащих и Типовые должностные инструкции для основных категорий работников СДОУ. Конкретные наименования должностей работников делопроизводства устанавливаются штатными расписаниями, схемами должностных окладов, утверждаемыми для учреждений.

Функциями помощников и секретарей руководителей являются: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным, принципиальным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, проводимых руководством; бездокументационное обслуживание работы руководства (организационно-техническое обеспечение работы руководства, организация совещаний, переговоров по телефону, подготовка служебных командировок руководства и др.).