Дата документа (11)

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 6 января 2008 г. следует оформлять 06.01.2008 (цифровой способ). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

В соответствии с ГОСТ 7.64-90 (ИСО 8601-88) полное представление даты записывается в следующей последовательности:

год – четырьмя цифрами;

месяц – цифрами от 01 до 12;

день месяца – двумя цифрами от 01 до 31.

Например, дата 17 июня 2008 года оформляется следующим образом: 2008.06.17 (основной формат) или 2008-06-17 (расширенный формат). Указанный стандарт предусматривает также сокращенное представление даты: 080617 или 08-06-17.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например, 17 июня 2008 г. В некоторых ответственных ситуациях (чрезвычайные ситуации и т.д.) на документе указывается не только дата, но и время его издания.

Регистрационный номер документа (12)

Регистрации подлежат официальные документы всех видов. Различают государственную и внутриорганизационную регистрацию.

Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера. Государственная регистрация осуществляется Министерством юстиции РФ с указанием даты регистрации и регистрационного номера. Порядок регистрации и структура регистрационных номеров документов организации устанавливается в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел и распорядительных документах этой организации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять, по усмотрению организации, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.