Системы управления документами и электронного документооборота

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность. На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий:

1. Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы (Documentum, FileNet)

2.Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (Live Link).

3. Системы управления контентом (от англ. content - содержание, суть): Adobe, Excalibur.

4. Системы управления образами. Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

5. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet.

Основные задачи системы электронного документооборота (СЭД):

1. Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системе, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.
2. Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.

3. Документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов.

4. Исключается возможность дублирования документов. 5. СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время на исполнение документа, обозначить его срочность. Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.