Организация документооборота

4.1. Сущность и содержание документооборота

По определению, документооборот организации – это движение документов в ней с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело (архив). Справедливо будет заметить, исходя из приведенного определения, что для организаций различного масштаба цикл документооборота и его продолжительность будут различны; различными будут также цикл и продолжительность движения в организации документов конкретного вида и конкретного назначения.

Действительно, в организациях более или менее крупномасштабных, разветвленных, отличающихся иерархической структурой значительное количество документов имеет движение как сверху вниз (приказы, распоряжения и т.д.), так и снизу вверх (доклады, отчеты и т.д.). Очевидно, что в разветвленной организации цикл документооборота будет включать в себя и этапы движения документов по инстанциям, а его продолжительность возрастает по сравнению с продолжительностью документооборота в организации менее сложной структуры. С другой стороны, с учетом того, что конкретные документы различного назначения могут отличаться продолжительностью их действия, т.е. могут быть краткосрочными или долгосрочными, следует принимать во внимание различную продолжительность цикла их движения.

Однако как бы ни различались документы по назначению, срокам действия и, следовательно по продолжительности цикла движения, содержание документооборота в обязательном порядке включает получение и регистрацию документов, представление документов руководителю и направление их исполнителям, хранение документов в процессе исполнения, отправку или сдачу документов в дело (архив).

Необходимость постоянного совершенствования организации документооборота вызвана рядом причин. В числе основных можно назвать проблему постоянного роста объемов документации в сфере управления, которая характерна для учреждений всего мира, и наша страна не является исключением. Закономерностью документообразования является то, что в связи с научно-техническим прогрессом объемы управленческой документации увеличиваются пропорционально росту объемов информации. Объективными причинами увеличения объемов документов являются также влияние научно-технического прогресса, расширение и усложнение решаемых организациями задач и, как результат, усложнение процессов управления. Растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, а значит, увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит, главным образом, от процессов управления и их документирования.

Однако существуют и субъективные причины роста объема документооборота. К ним можно отнести:

увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан, т.е. бюрократизацию аппарата управления. Это приводит к созданию документов, которые не обусловлены деловой необходимостью;

неквалифицированное документирование управленческой деятельности, приводящее к составлению дополнительных документов, разъясняющих и дополняющих ранее изданные;

незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов, в результате чего создаются документы, не обладающие юридической силой или вызывающие недоверие, что приводит к необходимости составления новых документов;

несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств или срыв сроков их исполнения, что порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, объяснениями, претензиями и т. д.;

отсутствие у подчиненных организаций или структурных подразделений права решать задачи, входящие в их компетенцию, что требует постоянного обращения в вышестоящие учреждения или к руководству организации за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

некомпетентность управленческого персонала при решении управленческих задач, отражающаяся на документировании его действий, в результате чего выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т. д.; это ведет к появлению новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;

отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных;

широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях, что приводит к созданию огромного количества копий документов, многие из которых не находят применения, т. е. создаются "на всякий случай";

использование при подготовке документов компьютерных технологий параллельно с традиционными, что привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ может создаваться и в бумажной, и в электронной форме.

Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение документооборота, могут быть связаны как с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, так и с деятельностью конкретных работников. Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Все это свидетельствует о том, что организация документооборота представляет собой как серьезную организационную проблему, так и проблему технологии документационных процессов.

В настоящее время при решении вопросов оптимизации документооборота важно учитывать:

происходящие изменения в организационной структуре управления;

возможные сочетания традиционной и автоматизированной технологий обработки документной информации;

обеспечение организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;

развитие системы документационного обеспечения управления и доработки ее отдельных функций с учетом появляющихся новых программно-технических возможностей.

Как основное звено любой системы делопроизводства документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров, требующих изучения. Анализ документооборота позволяет, в частности, регламентировать создание и прохождение документов, определять возможности сокращения количества управленческих документов. Кроме того, результаты анализа могут использоваться для оптимизации процедур работы, обоснования использования электронных технологий обмена конкретными видами информации, решения иных вопросов исходя из информационных потребностей как руководителей, так и специалистов организации или предприятия.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, изучая качественные и количественные характеристики его параметров.

К качественным характеристикам относятся:

характеристики документооборота в зависимости от используемой системы документационного обеспечения управления: автоматизированной, традиционной или смешанной (классификация носителей информации и способов передачи документов);

разделение документооборота на документопотоки, т.е. движение документов внутри организации по различным направлениям и маршрутам, и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки;

направленность движения документов и их периодичность;

характеристики документооборота как организованного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т. д.

Для того чтобы выполнить главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, необходимо соблюдать ряд требований, в числе которых:

нахождение кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения тех инстанций прохождения и технологических операций по обработке документов, которые не обусловлены деловой необходимостью, в том числе дублирующих и повторных операций;

максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;

исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т. д.).

Соблюдение этих правил позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства, что влияет на улучшение документационного обеспечения аппарата управления в целом. Анализ направленности движения документов, связанный с выявлением основных информационных потоков внутри организации, а также маршрутов движения отдельных категорий документов, является основой для оптимизации документооборота в условиях внедрения автоматизированных технологий.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные – организации различных уровней, например руководящий орган управления и подчиненные ему учреждения и организации.Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческой системе выделяют:

входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);

исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);

внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Основными характеристиками документопотока являются его содержание, функциональная принадлежность, объем, режим, структура, направление, а также наличие в системе документооборота постоянной и переменной части.

По содержанию и функциональной принадлежности совокупный документопоток в организации разделяется по соответствующим направлениям, обеспечивающим адресность документов.

Объем документопотока измеряется фактическим количеством документов (подлинников и копий); он может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в них информации, выраженным в листах (рукописных, машинописных, печатных), знаках, количестве поручений, исполнителей и др.

Режим документопотока определяется во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой деятельности (активности), внутренним ритмом работы органа управления. Он характеризуется такими факторами, как интенсивность (объем в единицу времени), пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников и потребителей информации.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может осуществляться классификация документов и их индексация, а также создаваться система научно-справочного аппарата по документам организации. Структура документопотока в значительной степени соответствует функционально-целевому назначению составляющих ее документов. По функционально-целевому назначению – это информационные документы о состоянии объектов управления, например плановая, распорядительная, финансовая документация, состав который зависит от специфики деятельности конкретного органа управления.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения, и т.д. Направление документопотока влияет также на способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Поток постоянной (периодической) документации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановые, финансовые, статистические и др.) движутся в организации (органе управления) по строго определенным направлениям, и при четком разграничении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов – оно не ограничено законодательством и находится в компетенции руководителя организации (органа управления).

Переменная (несистематизированная) документация обусловлена вероятностным характером поступления документов в организацию (орган управления). Эта часть документопотока определяет специфику адресности движения документов и режим их обработки. Именно с этой целью часть поступающих документов направляется на рассмотрение руководителя и дополняется его резолюцией, содержащей в обязательном порядке информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Из рассмотрения характеристик документопотока видно, что основными управляемыми параметрами его являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его режим.

Необходимость изучения документопотока, его характеристик, определение целей его исследований обусловливают повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации (органе управления); уменьшение трудоемкости обработки документов.

Хотя порядок движения документов и их состав в конкретной организации вторичны по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди исполнителей, тем не менее, организация документопотока поддается самостоятельному регулированию и нормированию в органах управления с учетом рекомендаций ГСДОУ, закрепляющих порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимается соответствующая служба ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документированной информации, сроки обработки и исполнения документов. Поэтому органы управления при проектировании рациональной системы документооборота должны учитывать вышеуказанные рекомендации ГСДОУ и положения, выработанные практикой делопроизводства и НОТ, а именно:

исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

однократность пребывания документа в одном структурном подразделении (у исполнителя);

обусловленность пребывания документа в той или иной инстанции только необходимостью его обработки;

параллельность осуществления различных операций для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

передача в службу ДОУ учетно-информационных сведений в ходе движения и исполнения документов, а также результатов контроля и других сведений с помощью регистрационных карточек (РКК), бездокументальными способами, исключающими возвратное движение самих документов.

Наиболее эффективными современными методами совершенствования документооборота являются:

создание государственных, локальных систем унифицированных документов;

унификация текстов документов;

построение эффективных поисково-информационных систем;

регламентирование документообразования и прохождения документов;

введение компьютерных технологий обработки информации.

Одним из главных требований к документообороту является то, что ни один официальный документ не может остаться бесследным, он должен быть зарегистрирован, и его движение должно установленным порядком, оперативно, по наиболее короткому пути от момента его постановки на учет после его получения (создания) до завершения его исполнения и сдачи в архив.