Виды писем и основные фразы, применяемые в их текстах

Вид письма	Основные фразы текста письма
Письмо- запрос (просьба), инициативное	1-й абз. В связи …,или Для…, или В соответствии с …(обоснования может и не быть). Например, «В соответствии с предварительной договоренностью..., В связи с проведением совместных работ...» 2-й абз. Обращаемся к Вам с просьбой о…, или Просим Вас провести…, или предоставить данные о…, или сообщить информацию о… и т.п. Если в одном письме содержатся несколько просьб, то используют следующие языковые обороты: Также просим Вас …,или Одновременно просим Вас…
Письмо- ответ (согласие) Извещение Извещение об отправке	1-й абз. В связи …, или Для …, или В соответствии с …(обоснования может и не быть). 2-й абз. Сообщаем Вам, что …, или Доводим до Вашего сведении, что..., или Согласны рассмотреть (предоставить, оказать…)... и т.п. Извещаем Вас, что... Ставим Вас в известность, что... Высылаем Вам... Для подчеркивания внимания к рассматриваемым вопросам используют следующие фразы:" тщательно рассмотрев ваше предложение", "детально ознакомившись с вашим проектом", "внимательно изучив ваши замечания". Для формулировки причин принятия решений следует начинать фразу: "учитывая высказанные замечания...", "считая принципиальным положение...", "рассматривая предложенный проект...".
Письмо- ответ (отказ) Гарантийное письмо	К сожалению, или Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам..., или удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за..., или мы не можем принять Ваше предложение из-за... 1-й абз. Просим Вас или предусмотреть участие…, или в срок до 01 октября изготовить…, или выполнить услуги в виде …, или выслать наложенным платежом…, или отгрузить… и т.п. 2-й абз. Оплату гарантируем или с расчетного счета № …., или Наш расчетный счет № …, или Наши банковские реквизиты: …
Сопроводительное письмо	1-й абз. Представляем Вам … (в вышестоящую организацию); Направляем Вам … (в подчиненную организацию); Высылаем Вам … (во взаимодействующую организацию)
Письмо- рекламация (претензионное письмо)	Рекламация (претензия) должна иметь заголовок к тексту, например, О претензии по договору купли продажи от № …, или О возмещении убытков по договору от №… 1-й абз. Предъявляем рекламацию (претензию) в связи с …, или Направляем Вам рекламацию (претензию) на …, или Заявляем Вам претензию в отношении..., или В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…, или При приемке товара, поступившего… по накладной №…,была установлена недостача и т.п. 2-й абз. Просим Вас или заменить дефектный товар новым … или отправить нам новую партию товара …, или допоставить недостающий товар …, или возместить стоимость поврежденного товара…, или возместить понесенные нами убытки …, или перечислить на наш расчетный счет сумму в …, или компенсировать расходы в сумме и т.п.
Приглашения	Адресуются конкретному лицу с применением формулы личного обращения: Уважаемый …!, или Будем рады видеть Вас…

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По содержанию... замечаний нет». При направлении заключения, составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Герб (эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Почтовый и телеграфный адреса, Индекс предприятия связи, № телефона, факса и т. д. ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД 00.00.0000 № 00/00-000 на № 00 о т 00.00.0000     РЕЗОЛЮЦИЯ: Фамилия И.О. ответственного лица, суть работы, срок исполнения Подпись, дата Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О»)	КОНТРОЛЬ Адресат: Наименование должности И. О. Фамилия (все в дательном падеже) ул. Название, № дома, г. Город, почтовый индекс
Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо начинается с 5-го знака, считая от границы левого поля. Текст без абзацев может печататься непосредственно от границы левого поля. Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на... л., в... экз. Наименование должности руководителя (личная подпись) И. О. Фамилия Визы (должность, подпись, И. О. Фамилия, дата) Исполнитель КАНЦЕЛЯРИЯ Вх. №_________ «__»___200__ (И.О. Фамилия,телефон)
Дан ответ Идентификатор В дело 00-00 электронной 00.00.0000 копии документа

Рис. 3.14. Формуляр служебного письма

Министерство образования и науки Российской Федерации УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ по экономике и социологии труда Стремянной пер., 36, г. Москва, 113054 тел./факс. (495) 719-87-72 E-MAIL: mail@metoda.ru ОКПО 02531011, ОГРН 1016700830784 ИНН/КПП 7107022130/717002002 16/12/2007 № 99/97-15 на № ­­­­­ ___­­­­­­­__ от	КОНТРОЛЬ Члену Совета УМО по специальности 06.02.00 Н. М. Шумину ул. Б. Садовая, 69 г. Ростов-на-Дону, 344007 Батрак М.К. Запросить 2 экз. Н. Шумин 20.12.2007
О выпуске учебных пособий Кафедра управления персоналом РЭА им. Г. В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2008 г. следующие работы: 1. Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом. — 30 п. л.; 2. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н. Рынок труда. — 30 п. л. Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей, а также работникам кадровых служб предприятий и организаций. По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36, РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом». Председатель Совета УМО по специальности 06.02.00 зав. кафедрой управления персоналом д. э. н., профессор Одегов Ю.Г. Одегов И. П. Иванова (495) 232 64 15
В дело 0102 Запрос сделан 11.01.2007 05.01.2007 Батрак doc/11-Ql.doc	РГЭУ Вх.№ 72 20.12.2007

Рис. 3.15.Вариант оформления входящего письма

«Техническая библиотека»

СВОДКА

13.04.2008 № 3

данных о результатах исполнения

документов в I квартале 2008 г.

по подразделениям управления

Наименование подразделения	Всего	Январь	Февраль	Март
исполнено	просрочено	на исполнении	исполнено	просрочено	на исполнении	исполнено	просрочено	на исполнении
Управление планирования
Информационно-аналитическое управление
Финансовое управление
Отдел кадров			-			-
Юридический отдел			-			-			-
Административно-хозяйственный отдел						-
ИТОГО:

Зав. технической библиотекой Туманова А.Ю. Туманова

Рис. 3.16. Пример оформления сводки

Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Согласно определению, включенному в Правила оказания услуг телеграфной связи, телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Этот вид документов используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов, знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки. Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются оттиском печати «Для телеграмм».

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону для повышения оперативности их доставки исполнителям (пользователям).

Реквизитами телефонограммы являются: регистрационный номер телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы, дата и время. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Вариант телефонограммы с использованием специального бланка представлен на рис. 3.17.

Если специальные бланки не предусмотрены, телефонограмма записывается в журнал по форме, представленной на рис. 3.18. В журнале, кроме того, могут быть данные о доведении, резолюции и др.

Техническая инспекция ОАТИ	Адресат: СПФ «Строймонолит»
Передал: инспектор Афанасьев Т.Т.	Принял: секретарь Кристинская А.Т.
№ телефона 248-34-12	№ телефона 943-56-18
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Дата 10.04.2008 Per. № 01/25		Время передачи: 15.20
Просим направить своего представителя 11 апреля 2008 г. к 16 час. по адресу: Таганская ул., 30/6, каб. 18 для рассмотрения спорных вопросов по объекту: Пролетарский просп., влад. 145. При себе иметь разрешительную документацию. Начальник инспекции Р.А. Алексеев

Рис. 3.17. Образец бланка для телефонограммы

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы.

№ п/п	Должность, фамилия передавшего телефонограмму и номер его телефона	Должность, фамилия принявшего телефонограмму и номер его телефона	Дата, номер телефонограммы	Время передачи (приема)	Текст телефоно-граммы	Должность и фамилия лица, от имени которого передается

Рис. 3.18. Форма журнала для записи телефонограммы

3.3.2.Компьютерные технологии подготовки документов

Для подготовки текстов документов используются текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы.

Текстовые редакторы – это простейшие программы для подготовки текстовых файлов. Они позволяют осуществлять ввод текста, основные операции редактирования: вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста. Эти программы ориентированы на работу с небольшими документами (несколько сот кбайт), не требующими специального оформления в соответствии с установленными требованиями (черновые или рабочие варианты, личные заметки и т.п.).

Текстовые процессоры обладают всеми возможностями текстовых редакторов, но дополнительно позволяют выполнять операции форматирования текста, включающие в себя использование большого количества разнообразных шрифтов, оформление заголовков и абзацев, страниц, разделов, подготовку списков и индексов, проверку орфографии и другие вспомогательные функции. Это позволяет готовить текстовые документы в соответствии с установленными требованиями.

Настольные издательские системы ко всем возможностям текстовых процессоров добавляют реализацию функций произвольной верстки текста на странице и обработки графических иллюстраций; они ориентированы на подготовку, главным образом, многостраничных документов (изданий) хорошего полиграфического качества, к которым относятся различные проектные, отчетные и другие материалы.

Из сравнения приведенных кратких характеристик программных систем очевидно следует, что основным средством подготовки текстовых компонентов документов являются текстовые процессоры. Наиболее распространенными текстовыми процессорами являются Microsoft Word, Word Perfect и StarOffice Writer.

Табличные компоненты документов включают в себя числовые данные, представленные в упорядоченной форме (таблицах). Для их подготовки могут быть использованы различные программы: текстовые процессоры, универсальные табличные процессоры, специализированные программы.

Современные текстовые процессоры обладают возможностями подготовки таблиц, не требующими сложных расчетов при наличии связей между различными элементами. Они ориентированы в основном на простые по структуре и содержащие, наряду с числовыми значениями, большие по объему текстовые фрагменты таблицы.

Универсальные табличные процессоры обладают практически полным набором функций по подготовке любых по форме, содержанию и объему таблиц с возможностью выполнения широкого диапазона вычислений (от простейших арифметических операций до решения задач поиска оптимальных значений) и реализации многих функций управления базами данных.

Специализированные программы подготовки таблиц ориентированы на определенные конкретные области подготовки документов, связанные с обработкой большого количества таблиц и форм (бухгалтерские и финансовые расчеты, отчеты перед различными государственными органами и т.п.).

Наибольшее распространение при подготовке табличных компонентов документов получили уже упомянутые текстовые процессоры, а также табличные процессоры Microsoft Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 и StarOffice Calc.

Графические компоненты документов представляются рисунками, чертежами, схемами, диаграммами и предназначены для иллюстрации и облегчения восприятия изложенных в текстах и таблицах компонентов положений. Для их подготовки могут быть использованы как текстовые и табличные процессоры, так и графические процессоры.

Современные текстовые и табличные процессоры обладают возможностями подготовки несложных схем и различных диаграмм соответственно. Полный набор функций для подготовки графических компонентов документов характерен для графических процессоров, подразделяющихся на системы научной, иллюстративной и коммерческой графики.

Системы научной графики предназначены для подготовки документов картографии, оформления научных расчетов, содержащих химические, математические и прочие формулы. К ним относят геоинформационные системы и такие программные модули, как Microsoft Equation и StarOffice Math.

Системы иллюстративной графики дают возможность квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в документах и в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Эти системы реализуются в виде программ подготовки иллюстраций (Microsoft Photo Draw, Corel Draw) и презентаций (Microsoft Power Point, Corel Presentation, Lotus Freelance Graphics, StarOffice Impress).

Системы коммерческой графики обеспечивают отображение информации об экономических, финансовых и социальных объектах и процессах, хранящейся в электронных таблицах, базах данных, отдельных локальных файлах, в виде двух- и трехмерных графиков различного типа. Они представлены программами Microsoft Graph и StarOffice Chart.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем, объединяющих в своем составе основные программы подготовки документов и информационного обслуживания управленческой деятельности.

При создании управленческой документации используется последовательность этапов, представленных на рис. 3.19.

В существующих системах подготовки управленческой документации документы создаются в виде файлов. Файлом называется поименованная совокупность данных, имеющая уникальное имя. Имя файла состоит из его наименования и расширения, разделённого точкой. В качестве примера рассмотрим имя файла пример.doc где пример - имя, а doc расширение, используемое в программе MS Word. Часто используемые формы документов могут создаваться по заранее подготовленному образцу, называемому шаблоном.

После создания в документ вводятся данные. Существует несколько способов ввода данных, к которым относятся:

непосредственный ввод данных с клавиатуры;

создание рисунков с помощью манипуляторов типа мышь и специальных панелей;

вставка отсканированных данных;

вставка данных, скопированных в другом документе.

После ввода данных осуществляется их редактирование – переработка автором или другим лицом.

Рис. 3.19. Структурная схема этапов создания документации

Окончательному варианту документа придаётся установленная в организации форма. Этот процесс называется форматированием документа и включает в себя форматирование символов (выбор шрифта и его параметров), форматирование абзаца (выбор параметров отступов, интервала, заливки и др.) и документа в целом (параметры и количество страниц документа).

Предварительно сохранённый документ в случае необходимости отправляют на печать. Операции печати осуществляет специальное устройство - принтер, а копирования – копир, часто называемый по имени наиболее известного производителя таких устройств – ксерокс.