Совершенствование документооборота в организации

Присущая управленческому процессу тенденция к увеличению объема документооборота не только в количественном, но и в качественном отношении (по назначению, формам документов и т.д.), что подтверждается практикой управленческой деятельности, определяет объективную необходимость совершенствования документооборота в организациях, различных по масштабу и специфике деятельности. Не вызывает сомнения, что в современных условиях такое совершенствование должно осуществляться с соблюдением принципа системности как в организации движения документов, так и в деятельности персонала, участвующего в работе с документами.

В качестве основных направлений совершенствования документооборота в организации можно выделить следующие:

четкое распределение задач и обязанностей между структурными подразделениями и должностными лицами при работе с документами;

рационализация состава и форм документов посредством их унификации и стандартизации, а в секретном делопроизводстве, кроме того, строгая регламентация при определении грифа секретности документа;

совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема, разработка оптимальных маршрутов движения документов;

совершенствование организации хранения информации;

механизация и автоматизация процессов обработки информации и ее документального оформления;

совершенствование контроля за исполнением документов.

Основу рациональной организации любого труда, в том числе и по документационному обеспечению, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между конкретными исполнителями. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого должностного лица, позволяет правильно спланировать рабочий день и в то же время исключает дублирование операций. Разделение труда закрепляется штатным расписанием и должностными инструкциями, в которых определено организационно-правовое положение должностного лица (исполнителя) в организации.

Резервы повышения эффективности работы с документами должностных лиц органов управления заложены, во-первых, в сокращении временных затрат (трудозатрат) на выполнение основных приемов работы с документами, которые могут быть достигнуты, с одной стороны, обоснованием видов документов и их объемов, необходимых и достаточных на каждом уровне управления, а также повышением мастерства выполнения основных приемов работы с документами (овладение скорочтением, скорописью, навыками в овладении оргтехникой), с другой стороны, организацией рабочих мест должностных лиц органов управления с учетом эргономических требований, предъявляемых работой с информацией. Во-вторых, такие резервы заложены в повышении качества выполнения работ с документами за счет психофизического отбора кандидатов на замещение должностных лиц и специального обучения отобранных кандидатов работе с информацией.

Рационализация документооборота необходима на всех его этапах, однако наиболее существенное влияние на качество документообеспечения оказывает рационализация документооборота на этапе движения документов в ходе их исполнения, так как именно на этом этапе проявляются как творческая, так и организационная стороны процесса работы с документами.

Немаловажное значение, с точки зрения рационализации документооборота как основы документообеспечения, имеет сокращение количества создаваемых (разрабатываемых) документов. Оно достигается путем упорядочения документообразования за счет унификации как отдельных групп документов, так и всей их системы при документационном обеспечении управления. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Помимо сокращения количества документов рационализация документооборота достигается: путем введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководителей; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов и, наконец, ведения строгого контроля исполнения документов.

Совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема достигаются путем оптимизации количества и протяженности маршрутов движения документов и состава документов на выделенных маршрутах. Практически дает хорошие результаты использование графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Оперограмма представляет собой документ, регламентирующий последовательность и состав исполнителей операций при документационном обеспечении управления. Она является графической интерпретацией процесса составления документа (например, документальное оформление принятого решения) как по операциям формирования его содержания, так и по операциям обработки носителей информации. Оперограмма позволяет систематизировать содержание и исключать пропуски и дублирование отдельных операций, рационализировать маршруты движения документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов, особенно при разработке сложных и трудоемких документов. Оперограмма разрабатывается в виде графической таблицы, содержащей в себе перечень проводимых операций, исполнителей и графическое представление этих операций (рис. 4.3).

Маршрутно-технологическая карта представляет собой табличную интерпретацию процесса составления документа или его движения, позволяющую, в отличие от оперограммы, отражать не только последовательность и исполнителей, но и другие необходимые параметры, например время, затраты и т.п. Маршрутно-технологическая карта имеет прикладное значение; она позволяет простым и наглядным способом анализировать и определять движение документов, временные рамки и «загрузку» исполнителей (табл. 4.1).

Ранее описанная организация хранения документов в конкретных условиях деятельности органов управления, в первую очередь подразделений службы ДОУ (делопроизводства), совершенствуется за счет создания информационно-поисковой системы по документам организации как минимум на основе ручной

Технологическая операция	Делопроизводство (секретное и несекретное)	Руководитель организации	Начальник делопроизводства	Заместитель руководителя	Исполнитель	Группа контроля за исполнением документов
Получение документа, рассмотрение адресации, регистрация и передача документа на рассмотрение
Рассмотрение документа, принятие решения, наложение резолюции
Передача документа лицу, ответственному, в соответствии с резолюцией, за исполнение документа в целом
Рассмотрение документа и поручений руководителя, определение конкретных исполнителей
Доведение документа до исполнителя
Ознакомление с документом (роспись, фамилия, дата ознакомления)
Постановка документа на контроль (при необходимости), занесение требований документа и поручений ДЛ в РКК
Исполнение документа, оформление на нем записи об исполнении
Сообщение лицу, осуществляющему контроль за исполнением документа, результатов исполнения для снятия его с контроля
Внесение в РКК сведений об исполнении документа
Снятие документа с контроля, представление доклада
Подшивка документа в дело

Рис. 4.3. Оперограмма движения входящего документа

обработки документов, но лучше – механизированной и, конечно, автоматизированной обработки документов с использованием компьютерных технологий. Последнее является наиболее эффективным и системе ДОУ крупномасштабных разветвленных организаций.

Для автоматизации хранения и поиска информации используются технологии информационно-поисковых систем. Применение компьютерной техники позволяет создать необходимую базу информационно-справочных массивов, обеспечивающую не только оперативное отыскание документов, но и быстрое получение содержащейся в них информации. Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.

При автоматизации поиска документальной информации важнейшими являются задачи формализации содержания документа и запроса; при их решении могут использоваться различные подходы. Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т.п.) отображаются в некую структурированную информацию.

Таблица 4.1