2015-04-01
5305
Тема 5. Информационно-поисковая система по документам организации. Регистрация документов
Задание 1. Целью создания ИПС является обеспечение оперативного получения информации о …
· документах, их нахождении и содержащихся в них сведениях
· сотрудниках организации
· структуре организации и её деятельности
· внешней и внутренней среде
Задание 2. Регистрация документов - это запись учётных данных на …
· документах и в регистрационных формах
· приглашениях на различные мероприятия
· документах, присланных для сведения
· полученных рекламных материалах
Задание 3. В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат документы, …
· требующие учета, исполнения и последующего использования
· подлежащие возврату корреспонденту
· подлежащие передаче в архив
· постоянного и временного хранения
Задание 4. Перечень не регистрируемых документов утверждает …
· руководитель организации
· руководитель службы ДОУ
· руководитель архивной службы
· руководитель вышестоящей организации
|
|
|
Задание 5. Обязательным элементом индекса является …
· регистрационный номер в пределах регистрируемого массива
· код места исполнения и хранения документа
· код принадлежности к определенному вопросу
· код территории, периода, корреспондента, лица
Задание 6. Номинальный принцип расположения карточек предполагает их размещение в соответствии …
· с видами и разновидностями документов
· со структурой организации
· с содержанием документов
· с датой поступления
Задание 7. При регистрации обращений граждан регистрационный номер дополняется начальной буквой …
· фамилии заявителя
· вида обращения
· темы обращения
· наименования организации
Задание 8. Справочные картотеки в конце года …
· передаются на хранение в архив организации
· уничтожаются по акту
· периодически заменяются
· хранятся постоянно в делопроизводстве
Задание 9. Место регистрации документов фиксируется в …
· инструкции по делопроизводству
· должностной инструкции секретаря
· положении об организации
· уставе организации
Задание 10. Определите срок регистрации документов:
1. входящие – 1. в день поступления
2. исходящие и внутренние – 2. в день подписания
3. телеграммы – 3. немедленно
4. обращения граждан – 4. в день обращения
5. в день отправления
Задание 11. На выбор формы регистрации влияют следующие факторы …
· количество документов
· наличие документов строгого учета
· принятая система делопроизводства
· возможность использования компьютерных технологий
· квалификация сотрудников службы
· этика деловых отношений
|
|
|
Задание 12. Преимуществами карточной формы регистрации документов по сравнению с журнальной являются …
· удобство и оперативность обработки
· возможность однократности регистрации
· уменьшение трудозатрат
· упрощение контроля исполнения
· улучшение сохранности документов
Задание 13. В соответствии с ГОСТ 7.59-90 ИПС предполагает осуществление …
· регистрации документов и их индексации
· формирования картотек и информационно-поисковых массивов
· формирования дел
· отправки документов
· создания документов
Глава 6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Общие положения
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.
Контрол ь местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, являетсяинструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:
кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
какие документы ставятся на контроль;
этапы контроля исполнения документов;
сроки исполнения документов;
формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
|
|
|
От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.
Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, содержит лишь общие положения о контроле исполнения документов.
На федеральном уровне вопросы организации исполнения принятых решений и контроля их исполнения, в т.ч. контроля исполнения обращений граждан, нашли отражение в следующих документах:
● Регламент Правительства Российской Федерации (утвержден постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 № 260);
● Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30);
● Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (утвержден постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452).
Этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений.
6.2. Контроль за исполнением документов
Своевременное исполнение документов не в последнюю очередь зависит от эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документа, представляющего собой комплекс мероприятий, проводимых руководителем и органами управления, направленных на качественное, своевременное и полное исполнение требований документов и данных по ним поручений. Контроль включает: контроль доведения документов и поручений по ним до исполнителей и организации исполнения; сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов и поручений по ним и доведение этой информации до должностных лиц, которыми давались поручения; принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.
|
|
|
Различают контроль по существу поставленных вопросов, осуществляемый руководителем организации или специалистом, занимающимся соответствующим вопросом, и контроль за сроками исполнения документов, являющийся важнейшей функцией службы ДОУ, закрепляемой в инструкции по делопроизводству (ДОУ).
Организация и осуществление контроля исполнения документов имеют целью обеспечение своевременного и качественного исполнения документов и предполагают постановку документов на контроль, контроль и регулирование хода исполнения документов, снятие исполненных документов с контроля и направление в соответствующие дела, а также учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и информирование о об этом руководителей. Степень централизации контроля исполнения зависит от масштаба организации, структуры службы ДОУ и от объема документооборота.
Согласно ГСДОУ контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой или специально назначенным лицом из состава службы ДОУ, контроль исполнения документов иного характера (плановых, по материально-техническому снабжению и т.д.) осуществляется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми, устанавливаемыми нормативными правовыми актами, или индивидуальными, устанавливаемыми в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения возможно лишь установившей его инстанцией. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для документов, поступивших из других организаций, – с момента поступления; для исходящих и внутренних документов – с даты их подписания или утверждения. Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле документов и в инструкции по делопроизводству (ДОУ).
Контроль исполнения документов должен быть организован таким образом, чтобы руководители, специалисты и работники службы ДОУ могли в любой момент времени получить необходимую, полную и достоверную информацию о ходе решения вопросов и исполнения документов в организации. Для этого в зависимости от масштаба организации создается так называемая служба контроля исполнения (штатная или нештатная) в составе группы или отдельного должностного лица.
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение – исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.При проведении контроля исполнения используются как журналы контроля исполнения, так и регистрационно-контрольные карточки, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже.
При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).
| 1. Автор (корреспондент) | Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. |
| 2. Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. |
| 3. Дата документа | Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа. |
| 4. Регистрационный номер документа | Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. |
| 5. Дата поступления | Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 6. Регистрационный номер поступления | Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). |
| 7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа) | Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. |
| 8. Резолюция | Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. |
| 9. Срок исполнения | Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. |
| 10. Отметка об исполнении документа | Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. |
| 11. Номер дела | Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. |
Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.
Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.
Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.
Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.
При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того, чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения, например:
| ООО «Рубин» Служба ДОУ |
| Напоминание Ответственному исполнителю Жарову Н.Н. Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2008 № 01-15/818 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройгаз», осталось 3 дня. Срок исполнения документа – 26.11.2008. В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Петровым В.В. (тел. 111-11-11). |
| 23.11.2008 |
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):
задания последующих лет – не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.
В общем случае контроль исполнения документов подразделяется на текущий, который может носить предупредительный характер, и итоговый контроль. Текущий контроль выполняет двоякую роль. С одной стороны, по срокам проведения он является оперативным контролем, с другой стороны, по степени завершенности исполнения документов он является предупредительным. Вместе с тем в военных организациях текущий контроль поручений по документам, срок исполнения которых более одного месяца, выделяется как долгосрочный. Итоговый контроль является завершающим.
Текущий контроль осуществляется по поручениям со сроком исполнения не более одного месяца; он включает постановку документов на контроль, формирование картотеки контролируемых документов, направление карточки контролируемого документа исполнителю и информирование исполнителя о сроке исполнения документа. Начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации поступивших в организацию документов.
Если документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. На верхнем поле документов, исполнение которых контролируется, проставляется отметка о контроле, например буква "К". Такая же отметка проставляется на регистрационной форме (на карточке или в журнале).
Контрольные картотеки формируются из соответствующих экземпляров регистрационно-контрольных карточек. Наиболее удобными являются ручные сроковые картотеки, представляющие собой ящик с 33-мя отделениями. 31 отделение соответствует числам месяца; в них расставляют РКК в соответствии со сроками исполнения документов. В дополнительное 32-е отделение ставят карточки на документы, срок исполнения которых переходит на следующий месяц; в конце текущего месяца их также расставляют по отделениям, соответствующим числам месяца. В 33-е отделение ставятся карточки на документы, исполнение которых запланировано на длительный срок.
Такие же картотеки формируются из карточек, на которых регистрируются внутренние документы, подлежащие контролю исполнения, например, приказы и распоряжения руководителей.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день, а также документы, срок исполнения которых истекает через два-три дня. Обязательно проверяется ход их исполнения, выясняется, не срывается ли выполнение задания. Таким образом, текущий или предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов.
На этом этапе инспектор по контролю составляет сводку предупредительного контроля и напоминает исполнителям о приближении или окончании срока исполнения документов.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться, корректироваться. После согласования руководством нового срока исполнитель обязан известить об этом службу ДОУ, которая вносит изменения в регистрационно-контрольную карточку.
Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Не допускается исправление срока задним числом.
В процессе исполнения документ может передаваться в другие структурные подразделения. Кроме того, часто возникает необходимость дополнительного сбора информации по решаемым вопросам. Все перемещения документа, даты его передачи должны фиксироваться в регистрационной карточке в графе «Ход исполнения». В карточке отражаются и результаты контроля за сроками исполнения промежуточных этапов сложного задания, если оно требует длительного срока окончательного выполнения.
Исходящие документы также часто требуют внимания со стороны контрольной службы. Это может быть документация инструктивного и распорядительного характера, направленная в адрес подведомственных организаций, запросы в вышестоящие органы или предложения, запросы, просьбы, направленные организациям-партнерам.
Таким образом, в службе контроля фиксируется весь ход работы с документом. Поэтому руководители и специалисты могут всегда получить оперативную информацию о том, как выполняются задания или решаются вопросы.
Технические операции завершаются снятием документа с контроля после его фактического исполнения. Документ считается исполненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, поручения выполнены, корреспонденту направлен ответ по существу.
В регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка о том, что и когда сделано (например, «Проведены переговоры 12.06.2008»). Если нужно дать письменный ответ на письмо, отметка об исполнении будет содержать данные ответного документа, занесенные на оборотную сторону карточки.
Служба ДОУ имеет право самостоятельно снимать с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками может снять только то должностное лицо, которое поставило их на контроль и определило сроки исполнения.
В отличие от текущего (предупредительного) итоговый контроль осуществляется не с целью фиксации факта окончания исполнения документов, а с целью сбора, анализа и обобщения данных об исполнительской дисциплине в организации.
Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризуют работу отдельных работников, структурных подразделений и организации в целом. Информация о результатах анализа исполнения документации должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля и сроки исполнения документов.
Результаты итогового контроля находят отражение в сводках состояния исполнения документов. Они позволяют в обобщенной форме представить данные об исполнении контролируемых документов за определенный период времени.
Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполненным с превышением срока или срок исполнения которых был продлен, позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины; для этого все исполненные документы сопоставляют с количеством документов, поставленных на контроль. Кроме того, данные, включенные в сводку, могут использоваться для выявления и анализа причин задержки в исполнении документов.
В настоящее время более рационально осуществлять контроль исполнения документов позволяют автоматизированные системы контроля. Они создаются в момент регистрации документов и легко позволяют вести сроковый контроль, а также готовить аналитические справки по исполнительной дисциплине любого структурного подразделения или должностного лица за определенный период времени.
Служебный документ считается исполненным и снятым с контроля при соблюдении следующих условий:
выполнены все данные по нему поручения;
результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которое давало первоначальные поручения, не требуют повторных ему докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;
результаты исполнения доложены в вышестоящий орган контроля исполнения, откуда получено подтверждение о снятии данного документа с контроля (лично, либо по телефону, либо с использованием локальной вычислительной сети). Задержка в представлении информации об исполнении считается задержкой в исполнении.
На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием даты исполнения, учетного номера (входящего или инвентарного) отработанных во исполнение поручений документов и номера дела, в которое они подшиты. Отметка делается на обороте последнего листа исполненного служебного документа и заверяется подписью исполнителя.
Исполненный документ снимается с контроля. О снятии документа с контроля делается соответствующая отметка в Журнале контроля исполнения документов.
Документы, утратившие с течением времени практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию по предложению экспертной комиссии.
