Обращениями граждан

Общие положения

В общем делопроизводстве, объектом деятельности которого являются официальные документы, существует делопроизводство по обращениям граждан. Ведение этого делопроизводства имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать, устанавливая правила ведения делопроизводства в конкретной организации.

Работа с обращениями граждан и ее законодательное регулирование прошли эволюционный путь становления и развития, соответствующий этапам отечественного делопроизводства.

Обзор государственного регулирования работы с обращениями граждан в государственные организации свидетельствует о том, что государство прилагает значительные усилия для ее нормализации. Это направление законодательного регулирования нашло свое развитие в Российской Федерации. Каждый гражданин, живущий в Российской Федерации, может обратиться в государственные органы власти и управления, организацию любой формы собственности, партии и общественные организации, письменно или устно для того, чтобы выразить свое мнение о каких-либо сторонах жизнедеятельности государства и общества. Это могут быть критические замечания или предложения об их совершенствовании. Гражданин может также направить обращения по поводу своих личных проблем.

В статье 33 Конституции РФ говорится: "Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления". Статья 46 гласит: "Решения или действия (или бездействие) органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и должностных лиц могут быть обжалованы в суд", а в ст. 53 указано на то, что "каждый имеет право на возмещение государством вреда, причиненного незаконными действиями (или бездействием) органов государственной власти или их должностных лиц".

В настоящее время законодательство Российской Федерации определило механизм работы с обращениями граждан. В ноябре 2006 г. вступил в силу Федеральный Закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Необходимо иметь в виду, что существует ряд обращений граждан, которые рассматриваются в соответствии с другими законами, регулирующими жизнедеятельность граждан. Это касается обращений, связанных с творческой деятельностью, изобретениями, открытиями и т. д. Например, интересы прав патентообразователей защищает Патентный закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3517-1. Если гражданин обратится с жалобой по поводу нарушения его авторских прав на компьютерную программу, его действия в защиту интересов будет регулировать Закон РФ от 23.09.1992 № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных".

Обращения граждан по судебным делам устанавливаются уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством и т. д. Делопроизводство по этим обращениям ведется в соответствии с правилами, установленными законодательно. Прежде всего это касается процедур подачи обращения и сроков их исполнения. Вес организации Российской Федерации обязаны вести работу с обращениями граждан, соблюдая принципы защиты прав и свобод человека и гражданина, узаконенные Конституцией Российской Федерации.

Классификация обращений граждан

Обращение граждан в государственные и общественные органы — их неотъемлемое субъективное право, обеспеченное политическими, социально-экономическими и юридическими гарантиями. Последние выражаются в специальных нормативных актах, устанавливающих определенный порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан.

“Обращение” - обобщающий термин. Он содержит разноплановую информацию. Как отмечается в научной литературе, обращения граждан различаются по своей юридической направленности и влекут разные правовые последствия. Понятие "обращение граждан" включает в себя предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы несколькими гражданами (коллективные обращения) и одним гражданином (индивидуальное обращение). Классификация обращений представлена на рис. 7.1.

Предложение - это обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер их деятельности, где предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Заявление - это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, не связанное с нарушением этих прав и интересов. То есть заявление гражданин пишет в том случае, когда он знает, что наделен конкретными правами и хочет эти права реализовать.

Жалоба - это обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов. Жалоба подается гражданином, когда он хочет восстановить свои права или законные интересы, нарушенные действиями (или бездействиями) органов государственной власти и местного самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями организаций и общественных объединений.

В последние годы введен еще один термин в понятие "обращения граждан" - ходатайство.

Ходатайство - это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется лишь в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ, например, при получении гражданства Российской Федерации иностранными гражданами и лицами без гражданства.

Коллективное обращение - обращение двух или нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами или (и) участниками митинга или собрания, имеющее общественный характер.

Закон г. Москвы "Об обращениях граждан" ввел еще один вид обращения (разновидность коллективного обращения) и дал ему определение "петиция".

Петиция - коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно.

Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личную подпись. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жительства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и может не рассматриваться.

Устные обращения граждан излагаются во время личного приема, который ведут руководители организации. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, а личности обращающихся известны, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для квалифицированного ответа требуется время для наведения справок и пр., гражданину отвечают письменно.

При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:

1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

При направлении письменного обращения гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение гражданина, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования (электронная почта), подлежит рассмотрению в порядке, установленном Законом. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Законом определен порядок рассмотрения обращений граждан:

1. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Делопроизводство по обращениям граждан

Делопроизводство по обращениям граждан имеет ряд особенностей и поэтому ведется отдельно от общего делопроизводства. Правила ведения такого делопроизводства установлены Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Этот нормативный документ является основой для ведения делопроизводства по обращениям граждан.

За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан лично отвечает руководитель организации, который обязан постоянно держать этот участок работы под контролем.

В зависимости от количества поступающих обращений в организации может быть создано специальное подразделение (бюро, отдел, сектор); выделен сотрудник, отвечающий за эту работу. При небольшом объеме таких документов работа с обращениями поручается одному из работников делопроизводственной службы как часть его должностных обязанностей.

Общая технология работы с обращениями граждан включает:

- прием и первичную обработку письменных обращений граждан;

- регистрацию обращений;

- рассмотрение обращений руководством;

- уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию;

- передачу обращений на исполнение;

- подготовку проекта ответа на обращение;

- контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по ним решений;

- информационно-справочную работу по обращениям;

- текущее хранение обращений;

- анализ обращений граждан;

- подготовку и передачу обращений в архив.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве.

Регистрация обращений имеет ряд особенностей:

- регистрируют все без исключения обращения граждан;

- регистрационный индекс включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения. Например: Ж-111.

Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан. Иногда гражданин направляет обращение по одной проблеме в различные учреждения. Все они будут, в соответствии с законодательством, переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения будут учитываться под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь. Например: Ж-111/1, Ж-111/2, Ж-111/3

В случае направления гражданином повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный индекс, в правом верхнем углу первого листа текста обращения и в регистрационной форме ставится отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом.

Регистрационной формой для обращений граждан является регистрационно-контрольная карточка, которая составляется на листе формата А5 (148 х 210 мм) и имеет следующую форму:

Лицевая сторона

	Регистрационная карточка
Корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон)
Предыдущие обращения от ______________ № ____ от _____________ № ____
Вид документа на ____ л.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма
Дата, индекс поступления
Краткое содержание
Отв. исполнитель
Резолюция
Автор резолюции
Срок исполнения

Оборотная сторона

Ход исполнения
Дата передачи на исполнение	Исполнитель	Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе	Контрольные отметки
Дата, индекс исполнения (ответа)
Адресат
Содержание
С контроля снял Подпись контролера
Дело Том Листы	Фонд, опись, дело

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек зависит от числа картотек, необходимых для справочной работы и контроля за исполнением обращений, и определяется самой организацией.

Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Особенность этого этапа работы с обращениями граждан состоит в том, что резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в другую организацию или возврате заявителю. Такое решение руководитель принимает, если обращение не относится к компетенции данной организации. Заявителю обращение возвращают не позднее чем в пятидневный срок с разъяснением, куда он должен обратиться.

Обращение может содержать ряд вопросов, которые находятся в компетенции нескольких органов. Тогда руководитель дает в резолюции указание рассмотреть вопрос (вопросы), относящиеся к компетенции его организации, а копию обращения переадресует соответствующим органам.

Руководитель должен помнить, что нельзя привлекать к рассмотрению должностных лиц, на действия которых жалуется гражданин или если их участие в рассмотрении обращения может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в обращении.

В зависимости от характера обращения руководитель может сразу принять решение и отразить его в резолюции. В этом случае лицо, ответственное за работу с обращениями, составляет и оформляет ответ заявителю. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и т. д., руководитель называет в резолюции исполнителя (исполнителей) и документ передается на исполнение.

Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем на его рабочем месте в структурном подразделении. Проект ответа гражданину должен готовиться очень тщательно. Принимаемое решение должно опираться на законодательство Российской Федерации, всестороннее изучение всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина послать обращение. При необходимости нужно послать письменные запросы в другие организации. Запросы составляют в трех экземплярах: один направляют по назначению, другой - автору обращения, третий помещают в дело.

Контроль за исполнением обращений граждан ведется по каждому полученному обращению. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. Для того чтобы профессионально вести эту работу, надо знать сроки исполнения полученных обращений. Эти сроки - типовые, т. к. установлены законодательными актами.

Если ответ гражданину может быть дан безотлагательно, т. е. не требует дополнительной проверки, запросов в другие организации, максимальный срок подготовки ответа составляет 15 дней. Когда вопрос, поставленный гражданином, сложный и требует проведения специальных проверок, направления запросов, наведения справок - срок подготовки ответа - 30 дней. Если по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, закон разрешает, в исключительных случаях, продлить срок исполнения обращения гражданина еще на 30 дней. Таким образом, максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней.

Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения обращений сокращены в два раза: безотлагательно - 7 дней, в случае проверок, наведения справок - 15 дней, в исключительных случаях - 30 дней.

Хотя все без исключения обращения граждан ставятся на контроль, среди них есть письма граждан в адрес нескольких организаций, которые в свою очередь направляют обращения для профессионального рассмотрения и принятия решения в компетентное учреждение, требуя, чтобы это учреждение сообщило результаты рассмотрения обращения. В этом случае в учреждении на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и самом обращении проставляется штамп или пишется слово "Контроль" или буква "К". Это означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в организацию, откуда пришло обращение.

Если поступающих обращений много, без применения компьютерных технологий осуществить своевременный контроль за исполнением обращений граждан весьма сложно. В настоящее время разработаны и успешно применяются программы для ведения контроля за сроками обращений граждан. Их применение дает возможность контролировать неограниченное количество обращений, получать оперативные данные о ходе их исполнении, осуществлять предупредительный контроль. Напоминания можно запрограммировать с любой периодичностью. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Все остальные технологические операции по контролю за исполнением обращений граждан не отличаются от технологии контроля общего делопроизводства (ответственность за обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений, формирование и использование контрольной картотеки, порядок снятия с контроля).

Информационно-справочная работа по обращениям граждан. Количество картотек, принципы систематизации в них карточек, необходимых для быстрого и точного поиска нужного обращения, как и в общем делопроизводстве, устанавливаются организацией. Систематизация справочной картотеки ведется, как правило, по алфавиту первой буквы фамилий заявителей. При наличии такой алфавитной картотеки по фамилии автора обращения легко ответить на любой запрос о состоянии рассмотрения любого обращения.

Главная особенность текущего (оперативного) хранения обращений заключается в том, что все документы, созданные в процессе подготовки ответа гражданину, и само обращение хранятся централизованно, в том структурном подразделении или у должностного лица, которые отвечают за работу с письмами граждан.

Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземпляр контрольно-регистрационной карточки, передать лицам, ответственным за работу с обращениями граждан, для централизованного формирования дела.

Сотрудник, ответственный за этот участок работы, формирует все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела отдельно от общей переписки. В деле сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательности, т. е. одно за другим по мере поступления.

Таким образом, каждое обращение составляет отдельную группу документов. В дело подшивается несколько таких групп документов. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам фамилий заявителей.

Например:

Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А "

или

Предложения, заявления, жалобы граждан на буквы "А", "Б", "В", "Г"

Коллективные обращения граждан по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам должны группироваться в отдельные дела. Повторное обращение и все материалы к нему подшивают в дело, где хранятся документы по первому обращению. Например, если Карелов Петр Иванович прислал обращение 21.02.2003, ответ ему был дан 28.02.2003, а второе, т. е. повторное, обращение от него получено 17.04.2003 и ответ дан 26.04.2003, в этом случае надо взять дело, где хранятся обращения граждан, фамилии которых начинаются с буквы "К", найти фамилию Карелов П.И. и за группой документов первого обращения поместить группу документов повторного обращения.

При группировке документов в дела неукоснительно должно соблюдаться одно из основных правил формирования дел — в дело подшиваются только исполненные документы.

Анализ обращений граждан необходимо вести систематически в виде обзоров, справок, сводок. Они составляются периодически (по решению руководства или ежемесячно, ежеквартально и т. д.). Только один срок подачи аналитических справок руководству установлен Типовым положением - 15 января. В этот день делопроизводственная служба должна представить проанализированный и обобщенный материал по работе с обращениями граждан за предыдущий год.

Составление аналитических справок необходимо для анализа содержащихся в обращениях предложений, рекомендаций, практических советов, критических замечаний с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы организации. Сводка анализа обращений граждан не имеет установленной формы.

В структурных подразделениях могут составляться сводки, отражающие причины задержки или неисполнения обращений граждан, которые передаются в делопроизводственную службу. Такая сводка отражает исполнительскую дисциплину. Например:

Сводка о нарушениях срока исполнения и неисполненных обращениях граждан

Ф.И.О. гражданина, откуда поступило, дата, регистрационный номер	Содержание обращения	Резолюция	Должность, имя, отчество, фамилия исполнителя	Причина задержки исполнения
Руководитель структурного подразделения _____________________________

Сводка может быть более подробной, отражающей состояние исполнения обращений.

Подготовка и передача обращений граждан в архив организации осуществляется в основном так же, как и в общем делопроизводстве: дела в зависимости от сроков хранения подлежат полному или частичному оформлению, проходят экспертизу научной и практической ценности документов, на них составляют опись и передают на хранение в архив.

В настоящее время в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения установлены сроки хранения обращений граждан в зависимости от их значимости:

- предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, - постоянно;

- обращения граждан личного характера - 5 лет "ЭПК";

- второстепенного, оперативного характера - 5 лет.

Отметка "ЭПК" означает, что часть таких документов может

иметь научно-историческое значение и в установленном порядке передается в государственные, муниципальные архивы или хранится в организации, поэтому в процессе экспертизы необходимо еще раз внимательно рассмотреть срок хранения каждого обращения с точки зрения его значимости для общества, государства и т. д. Если в процессе справочно-аналитической работы обращение требовалось неоднократно, пятилетний срок его хранения устанавливают с даты последнего использования.

В тех случаях, когда ЭК организации принимает решение, увеличивающее срок хранения обращения, оно обязательно утверждается руководителем организации.

Порядок передачи дел в архив, их уничтожение не отличаются от технологии, используемой в общем делопроизводстве.

Организация приема граждан

Работу по обращениям граждан во время их приёма выделяют особо. Личный прием граждан могут вести руководитель организации, его заместители, ответственные работники.

Его организация должна быть тщательно продумана, при этом надо учесть следующие моменты:

- информация о месте и времени приема включает дни, часы, номер помещения, где будет проходить прием. Главное условие - необходимо устанавливать часы приема в вечернее время, когда граждане свободны. Ежедневно принимать посетителей не рекомендуется, обычно личный прием осуществляется один-два раза в неделю;

- помещение, где ведется прием, должно иметь свободный доступ. Может быть организован выезд руководителя на место работы или жительства граждан;

- оборудование приемной должно включать достаточное количество столов, стульев, письменных принадлежностей.

Вести прием руководитель может с секретарем или один.

В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Хорошо, когда в организации существует журнал предварительной записи посетителей. Внимательное, доброжелательное, предупредительное поведение секретаря во многом способствует плодотворной работе в приемной. Секретарь также ведет регистрационно-контрольные карточки или журнал, где фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан.

Наиболее удобной является непрерывная валовая регистрация всех обращений, поступивших через почтовое отделение и во время личного приема. Например, 15 апреля в канцелярию поступило 10 обращений граждан. Последнее из них получило входящий регистрационный номер А-25. Во время личного приема первым вошел гражданин Степанов К.М. Секретарь заносит все сведения на него в РКК и присваивает входящий регистрационный номер С-26 и т. д. Такая система регистрации дает возможность иметь четкую и полную картину всей работы с обращениями граждан. Когда руководитель принимает посетителей один, он сам заполняет РКК или журнал.

Если в процессе личного приема гражданина удовлетворило решение руководителя, краткое содержание решения переносится в РКК и обращение гражданина считается исполненным. Если руководитель не может принять решение во время приема, гражданин составляет письменное обращение, которое рассматривается на общих основаниях.

Решение вопроса, поставленного в обращении гражданина, может относиться к компетенции иного органа, организации, в этом случае должностное лицо, ведущее прием, обязано помочь посетителю определить, где находится нужное учреждение, подсказать номера телефона, факса и т. д.