Стандартизация и стандарты в документоведении

Термин «стандартизация» прошел долгий эволюционный путь развития. Раньше это понятие называлось нормализацией (от англ. — норма, образец, мерило). На протяжении нескольких столетий нормальным, стандартным считали преимущественно серое, будничное, неинтересное. Поэтому термин «стандартизация» долгое время имел двойной смысл.

Сейчас стандартизация — это деятельность с целью достижения оптимальной степени упорядочения в определенной отрасли путем установления положений для общего и многократного использования, для решения существующих или возможных задач.

Следует различать объект и область стандартизации. Объектом выступает предмет, подлежащий стандартизации

(продукция, процесс, услуга и т. п.). Совокупность объектов называется областью стандартизации. Ею может выступать любая область человеческой деятельности: управление, машиностроение, сельское хозяйство, библиотечное дело, библиография, информатика и т. д.

Работа по стандартизации проводится в международном масштабе, в пределах группы стран, отдельной страны либо отрасли народного хозяйства, объединения, предприятия.

В международной стандартизации участие является открытым для соответствующих органов всех стран. Ее результатом являются международные стандарты, используемые для облегчения научно-технических и торговых связей.

Межгосударственная стандартизация — это общая система стандартизации, используемая рядом независимых государств, проводящих согласованную политику в этой области.

Национальная стандартизация осуществляется на уровне одной конкретной страны. Эта система определяет основные цели и принципы управления, формы и общие организационно-технические правила выполнения всех видов работ по стандартизации в стране.

В нашей стране главным центром в этой области является Государственный комитет России по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

Общество давно осознало преимущества направленного ограничения, обеспечивающего единство методов и удобство изготовления и использования продукции. Еще древние хетты сорок веков тому назад использовали единые образцы в строительстве городов. В 2700 г. до н. э. в Китае была известна «система пяти измерений». Единицей этой системы было расстояние между двумя концами бамбуковой жерди, которая при использовании ее в качестве стрелы издавала определенный звуковой тон. В Древнем Египте во времена фараона Тутмоса I в строительстве применяли стандартный кирпич (410х200х130 мм). За соблюдением размеров кирпича следили специальные чиновники. Древние римляне также использовали изделия стандартных размеров: они, например, установили единый диаметр труб для водопроводов — пять пальцев (95 мм). В XV в. в Венеции строили корабли с одинаковым оснащением. Это позволяло плыть с одинаковой скоростью. «Золотой пояс» Великого князя Киевского Святослава Ярославовича в свое время служил мерой длины.

Первые сведения о стандартизации у восточнославянских народов датируются 1555 г. В России во времена Ивана Грозного специальным указом были введены постоянные размеры пушечных ядер, а также калибры (кружала) для проверки этих размеров. Метрологической реформой Петра I в России были введены английские измерения, получившие широкое применение на флоте и в кораблестроении — футы, дюймы.

В 1845 г. в Германии унифицировали ширину железнодорожной колеи, а в 1870 г. определен единый размер кирпича для всей страны. В 1875 г. в Париже представители 17 стран приняли Международную метрическую конвенцию и учредили Международное бюро меры и веса.

С 1925 г. в СССР функционировал Комитет по стандартизации при Совете Труда и Обороны, призванный утверждать стандарты, обязательные для всех отраслей народного хозяйства.

Сейчас вопросами стандартизации занимаются свыше 450 международных и региональных организаций. Среди них две специализированные — Международная организация по стандартизации (ИСО — ISO) (основана в 1946 г.) и Международная электротехническая комиссия (МЭК — IЕС) (основана в 1906 г.).

ИСО и МЭК охватывают практически все сферы человеческой деятельности: научно-технический прогресс и передовую технологию, рациональное использование сырья и материалов, взаимозаменяемость и техническую совместимость продукции, безопасность эксплуатации изделий и охрану окружающей природной среды.

Характеристика отдельных видов и типов документов

ИСО—крупнейшая международная организация, занимающаяся вопросами стандартизации. Членами ИСО являются свыше 90 стран мира. Ею утверждено свыше 9 тыс. международных стандартов, которые не имеют юридической силы: каждая страна имеет право использовать их полностью, отдельными разделами или вообще их не принимать. Однако эти стандарты, определяя требования и показатели, отвечающие мировому техническому уровню, влияют на национальные стандарты, а через них обусловливают и спрос на ту или иную продукцию на международном уровне.

МЭК — одна из ведущих организаций по вопросам стандартизации в области электроники, радиоэлектроники и связи; членами МЭК являются 40 стран мира.

Продуктом стандартизации выступает нормативный документ.

Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов. До 1993 г. применялись термины «нормативно-технический документ», «специальные виды нормативно-технических и технических документов и литературы».

К нормативным документам по стандартизации относятся: 1) стандарты и 2) технические условия.

Стандарт — нормативный документ, разработанный, как правило, на основе отсутствия противоречий по существенным вопросам большинства заинтересованных сторон и утвержденный компетентным органом. В стандарте установлены для общего и многократного использования правила, требования, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов и способствующие достижению оптимальной степени упорядочения в определенной области. Это нормативное производственно-практическое издание, содержащее комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливаются на основе достижений науки, техники и передового опыта и утверждаются в соответствии с действующим законодательством.

Различают следующие виды стандартов: международный, межгосударственный, национальный.

Международный — это стандарт, принятый международной организацией по стандартизации (ISO или IЕС).

Межгосударственный — это стандарт, принятый государствами, присоединившимися к соглашению о проведении единой политики в области стандартизации, метрологии и сертификации. Он применяется ими непосредственно.

Национальный — это стандарт, принятый национальным органом одной страны по стандартизации.

По масштабам распространения стандарты делятся на следующие категории: государственный стандарт (ГОСТ), отраслевой стандарт (ОСТ), стандарт предприятия. К государственным стандартам приравниваются государственные строительные нормы и правила, государственные классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственный стандарт России (ГОСТ) — основной нормативный документ по стандартизации в стране, подлежащий безусловному выполнению органами исполнительной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятельность которых распространяется действие стандарта. ГОСТ утверждается Государственным комитетом России по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России).

Отраслевой стандарт (ОСТ) утверждается министерством (ведомством). ОСТ разрабатывают на продукцию, Услуги при отсутствии государственных стандартов или в случае необходимости установления требований, превышающих или дополняющих требования ОСТа. Отраслевой стандарт не должен противоречить государственному подлежит безусловному выполнению предприятиями, учреждениями и организациями, входящими в сферу управления органа, утвердившего его.

Стандарт предприятия (СТП) утверждается и используется только на конкретном предприятии; разрабатывается на продукцию (процессы, услуги), которую изготовляют (осуществляют, предоставляют) только конкретные предприятия.

Существует комплекс (система) стандартов — совокупность взаимосвязанных стандартов, принадлежащих определенной отрасли стандартизации и устанавливающих взаимосогласованные требования к объектам стандартизации на основе общей цели. Например, в СССР существовала система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).

В соответствии со спецификой объекта стандартизации, составом и содержанием устанавливаемых к нему требований различают стандарты следующих видов: основополагающие, на продукцию и услуги, на процессы, на методы контроля (испытаний, изменений, анализа) и т. п.

Основополагающие стандарты устанавливают организационно-методические и общетехнические положения для определенной области стандартизации, а также термины и определения, общетехнические требования, нормы и правила, обеспечивающие упорядоченность, совместимость, взаимосвязь и взаимосогласованность различных видов технической и производственной деятельности при разработке, производстве, транспортировке и утилизации продукции, безопасность продукции, охрану окружающей среды.

Стандарты на продукцию, услуги устанавливают требования к группам однородной или конкретной продукции, услугам, обеспечивающим их соответствие своему назначению.

Стандарты на процессы устанавливают основные требования к последовательности и методам (способам, режимам, нормам) выполнения разнообразных работ (операций) в процессах, используемых в разных видах деятельности и обеспечивающих соответствие процесса его назначению.

Стандарты на методы контроля (испытаний, изменений, анализа) устанавливают последовательность работ (операций), способы (правила, режимы, нормы) и технические средства их выполнения для различных видов и объектов контроля продукции, процессов, услуг.

Стандарты выходят как отдельно, так и в виде сборников. Единые требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов устанавливаются соответствующими нормативными документами по стандартизации.

Построение стандартов всех категорий и видов должно соответствовать следующей типовой структуре: наименование стандарта; вводная часть (при необходимости); основная часть; информационные данные; содержание (при большом объеме текста или в сборниках). Установлены требования к каждому из этих элементов структуры, что обеспечивает четкость построения стандарта, краткость текста, определенность излагаемых норм и правил, облегчает поиск стандартов по наименованиям, а элементов основной части стандарта — по нумерации, отражающей структуру данной части.

Стандарт — текстовой документ, сочетающий при необходимости текст с графическим материалом и таблицами. Требования к тексту способствуют точности изложения, применения стандартизированных терминов и обозначений, исключению оборотов разговорной речи, иностранных слов и терминов. Установлены требования к заголовкам, формулам, таблицам, графическим материалам, ссылкам, алфавитным указателям, примечаниям, условным обозначениям и др. Даются типовые фрагменты текста, например: «Стандарт полностью соответствует международному стандарту ИСО (МЭК)...», «Утвержден и введен в действие приказом Госстандарта России...» и др.

Оформление стандартов основано на применении единых форм для обложки и страниц стандартов всех категорий, а также на использовании единых элементов, вносимых в эти формы: обозначение стандарта, порядковый регистрационный номер (четыре знака), а через дефис — две последние цифры года утверждения (ДСТУ 2732-94). Установлены правила нумерации страниц, применения форматов бумаги при издании стандартов и т. п. Все это снижает затраты на подготовку и издание стандартов, придает им необходимую юридическую силу, облегчает их поиск. Содержание стандартов подробно детализировано с указанием в ряде случаев наименования включаемых разделов и подразделов.

Технические условия (ТУ) — нормативный документ, разработанный для установления требований, регулирующих отношения между поставщиком (разработчиком, изобретателем) и потребителем (заказчиком) продукции, на которую отсутствуют государственные или отраслевые стандарты (либо в случае необходимости конкретизировать требования данных документов).

Технические условия бывают двух видов: 1) ТУ, являющиеся неотъемлемой частью комплекта нормативных документов на продукцию (изделия, услуги); 2) ТУ, являющиеся самостоятельным документом.

ТУ состоит из вводной части (область применения) и разделов, расположенных в следующей последовательности: технические требования, требования безопасности и охраны окружающей среды, правила приемки, методы контроля, транспортирования и хранения, указания по эксплуатации, гарантии изготовителя.

К основным реквизитам ТУ относятся: обозначение ТУ, индекс документа, сокращенное наименование государства, код предприятия — держателя подлинника ТУ (восемь знаков), порядкового регистрационного номера (три знака и две последних цифры года утверждения). А кроме того, приводится наименование ТУ и выходные данные.