Позаботьтесь о выборе правильного момента

Выясните лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при встрече.

Предупреждайте о своем звонке заблаговременно.

Настройтесь на партнера и сконцентрируйтесь на ведении разговора.

Рекомендации по ведению телефонного разговора:

· четко произносите слова в микрофон;

· помните, что начало разговора определяет его суть и завершение.

Будьте кратким, экономьте время на фазе установления контакта. Имеются разные варианты начала: «Добрый день, как ваши дела!» – это приглашение к долгому разговору. Вопрос: «Вы заняты?» может вызвать вежливый, но неискренний ответ. «У вас совещание?» – на такой прямой вопрос следует обычно прямой ответ. «Добрый день, мне нужно быстро получить некоторые сведения, если у вас есть для меня минута времени» – такое начало гарантирует краткий телефонный разговор и облегчает партнеру рациональное ведение переговоров;

· если контакт имеет для цели разговора особое значение, можно кратко напомнить собеседнику о совместных делах;

· если говорите с незнакомцем, обязательно представьтесь;

· кратко сообщите партнеру, о чем пойдет речь, и только потом объясните причины и подробности;

· старайтесь не прерывать разговор из-за других звонков. Если же по другому аппарату все-таки поступает важный звонок, спросите, можно ли вам прерваться, и заверьте, что перезвоните через 10 минут;

· избегайте параллельных разговоров с третьими лицами;

· изъясняйтесь четко;

· на несущественные вопросы подчиненных отвечайте предельно кратко (можно даже «да» или «нет») и вешайте трубку;

· спросите согласия партнера, если хотите записать разговор на магнитофон или подключить параллельный аппарат;

· в конце длительного разговора кратко подведите его итоги и перечислите меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать);

· при необходимости, попросите или пообещайте краткое письменное подтверждение телефонных переговоров (возможный вариант – копия записи беседы с подписью);

· во время разговора запишите его важные подробности (имена, цифры, основную информацию, с которой затем могут ознакомиться ваши подчиненные и коллеги);

· следите, особенно на международных переговорах, за продолжительностью (и, следовательно, стоимостью) вашего звонка (по секундомеру);

· будьте кратким: завершайте разговор, как только достигнута его цель.

Возможный вариант завершения: «Большое спасибо, думаю, этого достаточно. Надеюсь в скором времени вас увидеть». Эта фраза позволяет рационально, кратко, вежливо и «необезличенно» закончить разговор.