Понятие и функции финансово-экономической информационной системы и ее роль в управлении финансовых организаций

Характеристика информационных систем и технологий в финансовых организациях

Понятие и функции финансово-экономической информационной системы и ее роль в управлении финансовых организаций

Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество требует длясвоего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации.

Для того чтобы разобраться, что же такое финансово-экономическая информационная система, необходимо, прежде всего, определить ее место в системе управления финансовой организации.

Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования, или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата (рис.1.1)

Информация о внешней среде

Воздействие внешней среды

Рис. 1.1- Структура системы управления

Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собойпоток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении,

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде.

Отчетная информация формируетсяобъектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему финансовой организации.

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственная функция которого - обеспечивать процесс управления достоверной информацией наоснове применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

Информационная система - это автоматизированная система для хранения большого объема информации, быстрого поискатребуемой информации и вывода ее в удобном для человека виде.

Под финансово-экономической информационной системой (ФЭИС) понимается система хранения, поиска и выдачи финансово-экономической информации по запросам пользователей.

С помощью ФЭИС может перерабатываться информация, используемая для управления объектом, поскольку в финансовой организации циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений.

В ФЭИС от объекта управления направляется только та часть информации (см. рис. 1.2) – О₂, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в ФЭИС лишь часть директивной информации – П₂, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемой в ФЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10% до 20% [1]. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Информация о внешней среде

О₂ П₂

О₁ П₁

О₂ П₂

Воздействие внешней среды

Рис.1.2- Место ФЭИС в контуре системы управления.

П_1, П₂ – неформализуемая и формализуемая часть директивной информации (прямая связь);

О_1, О₂ – неформализуемая и формализуемая часть информации обратной связи.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, так как впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Планирование - функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее-на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет - функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его хода.

Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации экспертные системы.

Первоначально большинство ФЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов финансовых потоков.

Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в табл. 1.1.

Таблица 1.1 - Взаимосвязь функций и уровней управления

Уровень управления	Планирование	Учет	Анализ и регулирование
Высшее руководство Средний уровень Оперативное управление	Значительное Умеренное Незначительное	Отсутствует Значительный Значительный	Значительное Умеренное Отсутствует

Современные ФЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели.

Цели системы задаются при ее создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий.

Под целью понимаются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отличаются между собой, прежде всего уровнем обобщения и периодом, на который рассчитаны.

Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические, и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными. Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.

Для систем существует понятие динамического равновесия - это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траекторией. Для выделения ее среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тогда, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели. К функции системы и к структуре относится понятие устойчивости.

Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к ее гибели. Одним из факторов устойчивости структуры является структурная избыточность, что достигается дублированием.

Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Вся иерархия траекторных целей должна соответствовать структуре управления. Или, если быть более точным, структура управления должна соответствовать иерархии целей. Другими словами, каждый элемент структуры управления, представленный на графе управления вершиной, должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура Должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.

В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией. Если траекторные цели отражают иерархию управления то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторной цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной фактической ситуации. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она становится для этогоуровня траекторной.

Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторной, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.