Учет поступивших пакетов и документов

В открытом делопроизводстве поступившие в фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет, возможная утеря конверта с документами или некомплектность документа в конверте обычно не является предметом большого беспокойства. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Задача правильной организации работы с пакетами и предотвращения реальной опасности несанкционированного ознакомления с документами в пути следования пакета или их утраты в результате вскрытия, утери, кражи пакетов, уничтожения или подмены документов становится актуальной. В основе решения этой задачи лежит выполнение комплекса технологических процедур, включающего: прием пакетов, учет пакетов, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.

При выполнении указанного комплекса процедур осуществляются:

• контроль сохранности, целостности и комплектности документов, установление возможного факта несанкционированного вскрытия пакета на пути его следования от отправителя до адресата;

• исключение случаев попадания в фирму пакетов и документов, принадлежащих другим организационным структурам, и разглашения их секретов;

• документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета;

• формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;

• учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления и т.п.);

• исключение возможности ознакомления работников службы КД с документами, составляющими особую ценность или имеющими помету «Лично»;

• предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;

• контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;

• установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале);

• обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в пакетно-контрольном журнале (описи) учета пакетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертованные документы должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале (описи) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.

Графы журнала учета пакетов делятся на три зоны: а) исходные сведения о пакетах (наименование и номер доставочного документа — реестра, расписки и др.; количество пакетов или незаконвертованных документов, экземпляров; подпись курьера, нарочного), б) исходные сведения о документах (порядковый номер пакета или незаконвертованного документа; номер документа, указанный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в документе; входящий номер документа; подпись работника службы КД, подтверждающая получение пакета или документа, дата), в) рабочие сведения (инвентарный или другой регистрационный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных документов; отметка об отправлении или возврате документов).

В фирме должен быть установлен порядок, при котором все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи (в том числе получаемые от посетителей), принимались только работником службы КД, а в некрупных фирмах — секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции. Трудность состоит в том, что, как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправителем не ставится гриф конфиденциальности. Это объясняется не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции фирмы выполняется указанным выше работником, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскрываются все конверты (кроме имеющих помету «Лично»). Поступившие электронные документы первоначально вводятся в предварительный массив компьютера этого работника с целью выполнения указанных выше процедур. Введение электронных документов, а также электронных аналогов бумажных документов до регистрации сразу в рабочий массив компьютера не допускается.

Изъятые из пакетов, конвертов поступившие документы работник делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо помету ограничения доступа и не имеющие такой пометы. Документы второй группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к категории конфиденциальных. При совпадении содержания или его элементов, темы поступившего документа с одной из позиций перечня сотрудник ставит на документе гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности, срок его действия и условия снятия, указанные в перечне. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя службы КД. Документы, отнесенные к категории конфиденциальных (в том числе электронные, факсимильные и др.), вносятся в журнал (опись) учета пакетов с целью включения их в первичную систему обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы. Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы открытой документации. Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда документ не входит в число конфиденциальных для данной фирмы. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности. Фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней деловые контакты.

Следовательно, учет пакетов, конвертов и незаконвертованных документов является важным элементом обеспечения гарантированной сохранности поступивших документов и начальным этапом формирования их учетной базы.

Учет пакетов и незаконвертованных документов в технологическом аспекте тесно связан с учетом поступивших (входящих) конфиденциальных документов. Учету подлежат все зарегистрированные в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные документы независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.

Карточка учета входящего документа включает следующие зоны.

а) зона исходных сведений о документе (входящий номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; исходящий номер документа и дата; количество листов основного документа и приложений; откуда поступил; вид документа и его краткое содержание),

б) зона сведений о месте хранения документа (индекс дела, номера листов дела, росписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа; отметки о проверках наличия документа),

в) зона сведений о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основного документа и приложений;

роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке закрытия всех позиций карточки), г) зона сведений об отправке документа (куда направлен документ; количество листов основного документа и приложений; наименование и номер сопроводительного документа и его дата; росписи о проверке правильности отметок об отправке; отметка о возврате).

Традиционный или автоматизированный учет поступивших документов полностью соответствует рассмотренному выше типовому составу технологических процедур. Номер поступившего документа проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа дополнительно фиксируется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например: «Количество листов: 1к + 5нк». При наличии в полученном конверте нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.

Следовательно, результатом традиционного или автоматизированного учета поступивших конфиденциальных документов должно стать подробное фиксирование исходных сведений о документе в целях последующего формирования справочно-информационного банка данных по документам, а в отдельных случаях — банка электронных документов.