2015-04-30
10381
Под технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов понимается упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, обеспечивающих служб и технических средств, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока. Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачи обеспечения документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу — обеспечение защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.
В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования:
• централизация всех стадий, этапов, процедур и операцийпо обработке и хранению конфиденциальных документов;
• учет всех без исключения конфиденциальных документов;
• операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;
• обязательный контроль вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;
• учет и обеспечение сохранности не только документов,но и учетных форм;
• ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;
• обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
• строгий контроль выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательными для всех категорий персонала;
• систематические (периодические и разовые) проверки наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;
• коллегиальность процедуры уничтожениядокументов, дели баз данных;
• письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур.
Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется не только на управленческую (деловую) документацию, но и на конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы и др., хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителя информации.
Эволюция типов технологических систем обработки и хранения документов тесно связана с научно-техническим прогрессом, достижениями науки и техники в области документирования информации, обработки информационных ресурсов, программирования и вычислительной техники. Наблюдается устойчивая тенденция замены бумажного носителя информации техническим — магнитным и носителями других типов. Технический носитель дает возможность в определенной степени исключить человека из технологического процесса обработки и хранения документированной информации и создает основу для формирования и развития концепции «электронного (безбумажного) документооборота».
Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными.
Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы человека с документами и является универсальной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации как в обычных, так и в экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной системы обработки и хранения конфиденциальных документов, а не автоматизированной. Система одинаково эффективно оперируеткактрадиционными (бумажными) документами, так и документами машиночитаемыми, факсимильными и электронными. Трудоемкость множества технических и формально-логических процедур и операций обычно снижается за счет включения в технологический процесс организационной и вычислительной техники, что в целом не меняет тип системы. Вместе с тем система характеризуется низкой степенью оперативности доставки документов потребителям информации, невысокой эффективностью справочной, поисковой и контрольной работы по документам, потребностью в значительном количестве персонала, обслуживающего систему.
Традиционная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов лежит в основе широко известного понятия «делопроизводство» или «документационное обеспечение управления» (в его узком, но часто встречающемся в научной литературе понимании как синонима делопроизводства). С другой стороны, делопроизводство часто рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления, с чем, на наш взгляд, трудно не согласиться.
Ведение конфиденциального делопроизводства централизуется в едином подразделении аппарата управления — службе КД, функционально не связанной с подразделением, обрабатывающим открытые документы. В некрупных предпринимательских структурах функция централизованной обработки и хранения конфиденциальных документов возлагается на управляющего делами, менеджера по безопасности или даже секретаря-референта (референта) первого руководителя.
Служба КД может включать с себя следующие функциональные группы (участки деятельности):
• группу учета поступивших документов;
• группу учета носителей конфиденциальной информации;
• группу учета и обработки изданных документов;
• группу учета номенклатурных дел — архив фирмы;
• группу инвентарного учета документов;
• бюро изготовления документов;
• копировально-множительную группу;
• контрольно-методическую группу.
Службу конфиденциальной документации необходимо располагать в помещении, смежном с приемной первого руководителя фирмы. В этом помещении ведется обработка и хранение всех конфиденциальных документов. Правом входа в рабочее помещение службы обладает только первый руководитель фирмы и руководитель службы безопасности.
Как отмечалось выше, конфиденциальные документы достаточно часто не входят в. сферу управленческой (деловой) документации и относятся к технической документации (конструкторской, технологической, научно-исследовательской и т.д.), которая по своей сути чаще всего содержит действительно ценные сведения, изобретения и ноу-хау фирмы. Несмотря на специфический характер этой документации, она также обрабатывается и хранится в службе КД — группе технической документации. В предпринимательских структурах, имеющих незначительный объем конфиденциальных документов или в которых основная масса документов является конфиденциальной (например, в банках, страховых компаниях), обработка конфиденциальных документов может осуществляться в подразделении или сотрудником, ведущим делопроизводство по открытым документам. Не следует забывать о том, что преимущества и эффективность традиционных (часто простейших) делопроизводственных систем в небольших фирмах далеко не исчерпаны и их надежность в отношении гарантированной защиты конфиденциальной информации достаточно велика.
Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. Автоматизированная система, создаваемая в службе КД или службе безопасности, должна в принципе обеспечивать:
• сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых персоналом службы ручными методами;
• реализацию возможности для персонала фирмы работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;
• достаточную гарантию сохранности и целостности информации, регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;
• аналитическую работу по определению степени защищенности информации и поиску возможных каналов ее утраты;
• единство технологического процесса с режимными требованиями к защите информации (допуск, доступ, регламентация коллегиальности выполнения некоторых процедур, операций и т.п.);
• персональную ответственность за сохранность конфиденциальных сведений в машинных массивах и на магнитных носителях вне ЭВМ;
• возможность постоянного учета местонахождения традиционного или электронного документа и проверки его наличия и целостности в любое время;
• предотвращение перехвата информации из ЭВМ по техническим каналам, наличие надежной охраны помещений, в которых находится вычислительная техника, охрана компьютеров и линий компьютерной связи;
• исключение технологической связи единичного компьютера или локальной сети, предназначенных для обработки конфиденциальных документов с сетями, обеспечивающими работу с открытой информацией, исключение использования их линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (здания, территории).
Автоматизированная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов по сравнению с аналогичными системами, оперирующими общедоступной информацией, имеет ряд принципиальных особенностей:
• архитектурно компьютеры, обрабатывающие значительные объемы конфиденциальной информации, могут объединяться в локальную сеть как в рамках службы КД, так и с охватом руководителей и основных специалистов; однако в любом варианте локальная сеть базируется на главном компьютере (сервере), находящемся у системного администратора службы КД; автоматизированные рабочие места, рабочие станции могут быть увязаны в локальную сеть только по вертикали;
• в некрупных фирмах конфиденциальная информация обрабатывается на уровне первого руководителя и его референта на единичном защищенном компьютере, не имеющем выхода в какую-либо локальную сеть;
• обязательное наличие иерархической и утвержденной первым руководителем фирмы системы разграничения доступа к информации, хранящейся как в машинных массивах, так и на магнитных носителях вне ЭВМ; охват системой разграничения доступа не только персонала фирмы, но и персонала службы КД;
• закрепление за каждым пользователем строго определенного состава массивов электронной информации и магнитных носителей; исключение возможности для пользователя «покопаться» в базе данных системы;
• автоматизированное выполнение пользователями операций справочного и поискового обслуживания, составления и иногда изготовления документов, контроля исполнения документов, работы с электронными документами, факсами и электронными налогами бумажных документов;
• сохранение информационной базы учетной функции (в правовом понимании, а также как элемента формирования страхового массива информации) и функции персональной ответственности за традиционной технологической системой с использованием учетных карточек и иных форм (описей), изготовляемыхне вручную, а автоматически — на принтере ЭВМ; автоматическая допечатка в указанные формы изменений и дополнений при движении документов;
• обязательный учет конфиденциальных электронных документов, находящихся на всех магнитных носителях и в машинных массивах, постоянная проверка службой КД реального наличия этих документов на носителях и в массивах, их целостности, комплектности и отсутствия несанкционированных копий;
• необходимость исключения технической возможности копирования информации, содержащейся в компьютере (рабочей станции) пользователя, на другие магнитные носители и работы компьютера в комплекте с принтером (изъятие из ЭВМ дисководов и т.п.);
• жесткое соблюдение персоналом правил работы с конфиденциальной электронной информацией, в частности правила, которое гласит, что все операции с информацией в компьютере должны быть письменно санкционированы полномочным должностным лицом, подотчетны службе КД и протоколироваться в машинном журнале; протоколы подлежат регулярному контролю и анализу специалистами службы КД или службы безопасности;
• изъятие конфиденциальной информации из базы данных компьютера (рабочей станции) по окончании работы с ней (например, в конце рабочего дня, при длительных перерывах в работе и т.п.) и перенос информации на дискеты, подлежащие сдаче в службу КД.
Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических мер защиты базы данных, компьютеров и линий связи. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим. Кроме того, следует учитывать, что при автоматизированной обработке объективно резко увеличивается количество носителей (источников), содержащих конфиденциальные сведения: традиционный бумажный документ, разнообразные машинограммы карточек, описей документов, многочисленные записи информации на магнитных носителях и визуальная информация на экране дисплея. Недостатком обработки информации на ЭВМ является также необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искаженияпо техническим причинам.
Указанные выше особенности усложняют систему, но без их соблюдения нельзя гарантировать сохранность конфиденциальной информации, эффективность защиты информационных массивов в ЭВМ от несанкционированного доступа, разрушения, копирования и подмены.
Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведении. В этой связи важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе.
В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии. Выборочно автоматизируются: справочная и поисковая работа по бумажным документам, процедура составления и изготовления документов и учетных форм, контроль исполнения, сервисные задачи. Остальные стадии и процедуры выполняются в русле традиционной, делопроизводственной технологии (распределение бумажных документов, их рассмотрение, исполнение, оперативное и архивное хранение документов). В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер. Недостаток смешанной технологии состоит в неполном использовании преимуществ и функциональных возможностей компьютерной технологии, отчего сохраняются рутинные делопроизводственные операции, которые мешают совершенствовать документооборот.
Следовательно, традиционные и автоматизированные технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов представляют собой сложные комплексы, решающие задачи как документационного обеспечения управленческой и производственной деятельности необходимой информацией, так и одновременно достаточно надежной защиты документов от несанкционированного доступа и других возникающих угроз безопасности информационных ресурсов фирмы.
