Текущая работа с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией

По мнению большинства специалистов по безопасности информационных систем, главное внимание должно быть обращено на персонал, постоянно работающий с конфиденциальными документами и базами данных. Основными задачами должны быть две: 1) максимально затруднить работу злоумышленнику или его сообщнику по добыванию необходимой информации, противодействовать им в пассивном или активном режиме на основе результатов аналогичных выводов и 2) не допустить установления определенных взаимоотношений злоумышленника и сотрудника фирмы, владеющего конфиденциальной информацией.

Текущая работа с персоналом, обладающим конфиденциальной информацией, включает в себя:

• обучение и систематическое инструктирование сотрудников;

• проведение регулярной воспитательной работы с персоналом, работающим с конфиденциальными сведениями и документами;

• постоянный контроль за выполнением персоналом требований по защите конфиденциальной информации;

• контрольную работу по изучению степени осведомленности персонала в области конфиденциальных работ фирмы;

• проведение служебных расследований по фактам утечки информации и нарушений персоналом требований по защите информации;

• совершенствование методики текущей работы с персоналом.

Процесс обучения сотрудников фирмы правилам защиты информации должен быть постоянным, так как система защиты требует регулярного обновления и видоизменения. Занятия не должны превращаться в редкие, необязательные и формальные собрания.

Обучение сотрудника начинается с момента проведения собеседования с ним при приеме на работу и подписания им обязательства о неразглашении тайны и кончая моментом увольнения и подписания этим лицом обязательства о недопустимости использования конфиденциальных сведений в чьих-либо целях. Обучение сотрудников может начинаться также с момента начала работы коллектива над новой идеей, оцененной в качестве фирменного секрета, работы с использованием ноу-хау и т.п. Обычная периодичность обучения для работающих сотрудников один раз в 3—5 лет, как правило, после аттестации или перезаключения контракта.

Задачи обучения включают в себя изучение:

• характера и состава конфиденциальной информации;

• возможных угроз конфиденциальным сведениям, каналов их объективного распространения и каналов утраты, методов работы злоумышленников;

• структуры системы защиты, требований и правил защиты конфиденциальной информации;

• порядка работы сотрудников с конфиденциальными сведениями, документами и базами данных;

• действий персонала в конкретных экстремальных ситуациях.

Обучение сотрудников предполагает приобретение и поддержание на высоком уровне производственных навыков работы с конфиденциальными сведениями, психологическое воспитание сотрудников и воспитание глубокой убежденности в необходимости выполнения требований по защите любой конфиденциальной информации. Персонал должен получить знания по оценке важности тех или иных сведений для упрочения престижа фирмы и ее финансовой стабильности, а значит, и для благополучия каждого сотрудника.

Методика обучения включает в себя:

• специализированные программы обучениядля обеспечениялекционных курсов и практических занятий;

• проведение лекций, семинаров и собеседований как общеознакомительного плана, так и по конкретным направлениям защиты; тестирование сотрудников;

• решение ситуационных задач, связанных с выполнением необходимых требований по защите конфиденциальной информации;

• практическую ситуационнуюучебу по действиям персонала в экстремальных ситуациях;

• проведение деловых игр, обучающих методам противодействия замыслам злоумышленника.

Очень важно сделать процесс обучения индивидуализированным. Он должен быть конкретизирован по должностному составу сотрудников, по типовым рабочим местам и часто — по отдельным сотрудникам. В процессе обучения сотрудник должен получить только те знания, которые ему необходимы для работы. Избыточности знаний в области состава конфиденциальной информации и способов ее защиты не должно быть. Отдельно от остального персонала обучаются сотрудники службы безопасности, секретарь-референт, сотрудники, работающие с особо ценными документами, делами и изделиями.

Информация, сообщаемая в процессе обучения сотрудников, является строго конфиденциальной. Конспекты, записи сотрудники делают в специальных тетрадях, хранящихся в соответствии с общим порядком работы с конфиденциальными документами.

По окончании обучения проводится проверка усвоения сотрудниками полученных знаний. Результаты проверки фиксируются в протоколе комиссии, ведущей проверку. Целесообразно организовывать проверку знаний путем тестирования или решения ситуационной задачи. Сотрудники, не прошедшие проверку знаний, от работы с конфиденциальной информацией отстраняются.

Одновременно с обучением должны проводиться регулярные совещания-инструктажи с сотрудниками. В процессе инструктажа:

• до сведения сотрудников доводятся изменения и дополнения, внесенные в действующие нормативно-методические документы по защите информации, приказы и указания руководства фирмы в области защиты информации и информационной безопасности;

• сотрудники информируются о конкретных угрозах информации, о каналах утечки информации, действиях злоумышленников, принятых дополнительных мерах по защите информации;

• анализируются случаи нарушения правил защиты информации сотрудниками, сообщается о фактах утраты секретов по вине сотрудников.

Инструктаж, так же как и обучение, проводится индивидуально, информация, сообщаемая на инструктажах, разглашению не подлежит. Совещания-инструктажи проводятся, как правило, по необходимости.

Следовательно, обязательной и первостепенной частью текущей работы с персоналом должно стать обучение сотрудников правилам работы с конфиденциальной информацией, документами и базами данных. Трудно говорить об эффективности работы с персоналом, если сотрудники не имеют достаточно твердых представлений о системе защиты конфиденциальной информации, методах противодействия злоумышленникам.

Обучение и инструктаж находится в тесной связи с процессом воспитания сотрудников, направленным на то, чтобы привитьимустойчивые мотивационные стереотипы поведения в той или иной ситуации, связанной с обеспечением недоступности информации посторонним лицам, исключением возможности несанкционированного доступа этих лиц к ценным и конфиденциальным сведениям.

Воспитание — это процесс систематического и целенаправленного воздействия на формирование и развитие личности в целях наиболее полного использования ее профессиональных способностей, деловых, высоких моральных и иных положительных качеств для деятельности фирмы, повышения ее благополучия и конкурентоспособности. Воздействие на личность осуществляется руководством фирмы в процессе обучения и инструктажа сотрудников, коллективом фирмы в процессе решения совместных производственных и иных задач и отдельными сотрудниками фирмы в неформальной обстановке.

Воспитательный процесс тесно связан с исследованием мотиваций в поведении человека. Функция мотивации поведения, мышления и действий персонала в различных ситуациях и жизненных обстоятельствах имеет существенное значение в управлении персоналом, особенно если его деятельность связана с владением ценными и конфиденциальными сведениями.

Мотивация деятельности человека понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся вне или внутри человека и заставляют его осознанно, или неосознанно совершать определенные поступки. В соответствии с этим текущая или профилактическая работа с персоналом является обязательной составной частью предотвращения попыток отдельных сотрудников воспользоваться в личных целях ценной для фирмы информацией, нарушить требования обеспечения информационной безопасности фирмы. Каждый из сотрудников фирмы, работающий с закрытыми сведениями, документами и базами данных, должен находиться под постоянным наблюдением руководства и коллектива фирмы, оценивающих степеньего лояльности по отношению к делам фирмы. Со своей стороны фирма обязана обеспечить любому сотруднику необходимые условия труда и отдыха, постоянно заботиться о его благополучии, повышении квалификации и поддержании на высоком уровне интереса к выполняемым обязанностям и работам. Между руководством и сотрудниками не может быть глухой стены непонимания стоящих задач. Все дела фирмы должны быть важны для коллектива в целом и для каждого отдельного сотрудника. Достигается это сложным и длительным процессом индивидуального воспитания сотрудников на основах взаимного доверия, взаимопонимания и заботы. Руководители всех рангов несут персональную ответственность за качество этой работы.

В основе воспитательной работы с персоналом фирмы должны лежать не пустые словесные увещевания о необходимости хорошо работать и грядущем благополучии для всего персонала. Дальновидные руководители серьезных фирм под воспитательной работой подразумевают прежде всего создание реально здорового психологического климата в коллективе фирмы, позволяющего объединить осознанные усилия персонала на решение стоящих перед фирмой задач и преодоление возникающих трудностей.

Здоровый психологический климат в коллективе фирмы создает трудно преодолимый барьер на пути любого злоумышленника, который пытается получить конфиденциальные сведения.

Для сотрудника фирмы часто важен не столько оклад, который он получает, сколько та доброжелательная обстановка, которая существует в коллективе, уверенность в том, что его уважают как специалиста, ценят его упорный труд и он может надеяться на продвижение по службе. При формировании здорового психологического климата решаются следующие задачи:

• создание действенной системы стимулирования труда персонала;

• обеспечение долговременной работы в фирме каждого сотрудника;

• формирование отношения к сотрудникам как самостоятельным членам коллектива, участие персонала в выработке решений;

• справедливое участие персонала в прибылях фирмы;

• реализация на практике гибкой, нетравмируемой системы увольнений;

• расстановка кадров в соответствии сих способностями;

• главенство в отношениях руководства и сотрудников духа коллективизма.

При хорошем психологическом климате сотрудники, доброжелательно относятся к любым ограничениям, связанным с функционированием системы защиты информации, добровольно, с пониманием важности выполняют все требования этой системы.

Здоровый психологический климат должен включать в себя следующие основные элементы:

• постоянное изучение и анализ комплекса качеств каждого сотрудника фирмы, т.е. знание каждого сотрудника в отдельности, а не абстрактная воспитательная работа с коллективом;

• строгое выполнение пунктов и положений коллективного договора;

• создание реальных условий для продвижения сотрудников по службе или повышение оклада с учетомих трудовых достижений, а не по иным причинам;

• оплата фирмой обучения или переподготовки способных и ценных для фирмы сотрудников;

• строгое выполнение администрацией норм по технике безопасности и охране труда, создание наилучших условий для работы сотрудников и их отдыха;

• организация благоприятных условий для проведения отпусков и выходных дней сотрудников;

• своевременное выявление неформальных лидеров в коллективе, выдвижение их на руководящие должности или перевод в другие подразделения (при их отрицательном влиянии на коллектив — увольнение);

• заинтересованное соучастие администрации фирмы в решении сотрудниками своих личных и бытовых затруднений;

• охрана персонала, гарантия юридической и физической защиты в случае попыток криминальных действий злоумышленника по отношению к ним, их родственникам и близким людям.

Процесс обучения и воспитания сотрудников фирмы должен завершаться контролем работы персонала с конфиденциальной информацией и документами. Важен контроль защиты ценной информации от недобросовестных посягательств отдельных сотрудников.

Превентивный контроль работы персонала предполагает прежде всего наличие в фирме строгого учета степени осведомленности каждого сотрудника в фирменных секретах. В данном случае учет создает информационную базу не только для облегчения контрольной функции, но и для аналитических исследований по обнаружению каналов утраты защищаемой информации.

Следует соблюдать правило, по которому в обычном принудительном режиме регистрируются все лица, имеющие доступ к определенным документам, базам данных и носителям коммерческих секретов. Одновременно подлежат специальному (экстремальному) учету все замеченные несанкционированные или ошибочные действия персонала с документами и информацией, нарушения системы доступа к информации и правил работы с конфиденциальными документами и базами электронных данных. Подобные факты подлежат оперативному, тщательному сравнительному анализу, а результаты анализа должны докладываться непосредственно первому руководителю фирмы.

Регулярный и своевременный учет состава конфиденциальной информации, известной каждому из сотрудников фирмы, является наиболее информативной частью контрольной работы. Учитываются любые контакты любого сотрудника с конфиденциальными сведениями, в том числе санкционированные, а также случайное, несанкционированное ознакомление с информацией, к которой сотрудник не имеет доступа, в том числе несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией сотрудников, вообще не имеющих доступа к подобной информации.

Традиционная (карточная) или электронная учетная форма должна содержать ряд предметных зон, позволяющих сопоставлять функциональные обязанности сотрудника и состав конфиденциальной информации, полученной сотрудником, который должен соответствовать выполняемым видам работы. Целесообразно включить;

в учетную форму следующие зоны:

• зону штатных функциональных обязанностей сотрудника, при реализации которых используется конфиденциальная информация (по утвержденной должностной инструкции);

• зону изменений и дополнений, внесенных в функциональные обязанности сотрудника, с указанием документа-основания, его даты и фамилии руководителя, подписавшего документ;

• зону стандартного состава конфиденциальных сведений иихиндексов (по перечню конфиденциальной информации), к которым допущен сотрудник в соответствии с должностной инструкцией (с указанием наименования документа о допуске, его даты, номера и фамилии руководителя, подписавшего документ);

• зону изменений и дополнений в составе конфиденциальных сведений и их индексов по перечню, к которым допускается сотрудник в связи с пересмотром его должностных обязанностей (с указанием наименований и дат документов о допуске, фамилий руководителей, подписавших документы);

• зону документированной информации (документов), с которой знакомится или работает сотрудник, с указанием наименований документов,их дат и номеров, краткого содержания, целевого использования содержащихся в документах конфиденциальных сведений и их индексов по перечню, фамилий руководителей, разрешивших работу с документами;

• зону недокументированной конфиденциальной информации, которая стала известна сотруднику, с указанием даты и цели ознакомления, фамилии руководителя, разрешившего ознакомление, состава конфиденциальных сведений и их индексов по перечню;

• зону обнаруженного несанкционированного ознакомления сотрудника с конфиденциальной информацией с указанием даты ознакомления, условий или причин ознакомления, фамилии виновного сотрудника, места ознакомления, состава конфиденциальных сведений и их индексов по перечню. Анализ осуществляется сравнением содержания записей в зонах и индексов известной сотруднику конфиденциальной информации, т.е. ведется поиск несоответствия.

Следовательно, главным фактором воспитания у сотрудников фирменной гордости, ответственного отношения к выполнению своих служебных обязанностей является прежде всего упорная работа руководства фирмы по формированию здорового психологического климата в коллективе. Работник, ответственно относящийся к своей работе и участвующий в делах и прибылях фирмы, как правило, также ответственно относится к сохранению конфиденциальности тех работ, которые ведет фирма, строго соблюдает требования информационной безопасности и защиты информации.

Основными формами контроля качества работы персонала, повышения ими своих профессиональных знаний, в том числе в части защиты информации, можно назвать следующие:

• аттестация сотрудников;

• отчеты руководителей подразделений о работе подразделений и состоянии системы защиты информации;

• регулярные проверки руководителем фирмы или службой безопасности соблюдения сотрудниками требований по защите информации;

• самоконтроль сотрудников.

Аттестация сотрудников представляется одной из наиболее эффективных форм контроля их деятельности как в профессиональной сфере, так и в сфере соблюдения информационной безопасности фирмы. Аттестация персонала — это коллективная форма оценки профессиональной пригодности сотрудника, его соответствия занимаемой должности. Аттестация проводится периодически (ежеквартально, раз в год и иные сроки).

При проведении аттестации рассматриваются следующие характеристики сотрудника: трудовая дисциплина, исполнительность, трудолюбие, ответственность, требовательность и принципиальность, организованность в работе, качество и эффективность выполняемой работы, самостоятельность и инициатива, творческая деятельность, прогрессивность профессиональных решений, профессиональный кругозор, умение общаться с людьми, организаторские способности, преданность делу фирмы. В части соблюдения сотрудничаем требований защиты информации рассматриваются такие характеристики, как знание нормативных и инструктивных документов по защите информации, умение применять требования этих документов в практической деятельности, отсутствие нарушений в работе с конфиденциальными документами, умение общаться с посторонними лицами, не раскрывая секреты фирмы, и т.д. На основе изучения этих характеристик формируется представление о каждом сотруднике, его деловых и человеческих качествах.

По результатам аттестации издается приказ (распоряжение), в котором отражаются решения аттестационной комиссии о поощрении, переаттестации, повышении в должности или увольнении сотрудников. Аттестационная комиссия может также выносить решение об отстранении сотрудника от работы с информацией и документами, составляющими тайну фирмы.

Одна из форм контроля — заслушивание руководителей структурных подразделений и руководителя службы безопасности на совещании у первого руководителя фирмы о состоянии системы защиты информации и выполнении ее требований сотрудниками подразделений. Одновременно на совещании принимаются решения по фактам нарушения сотрудниками этой системы.

Формой контроля являются также регулярные проверки выполнения сотрудниками (в том числе хорошо работающими) правил работы с конфиденциальной информацией, документами и базами данных. Проверки проводятся руководителями структурных подразделений и направлений деятельности фирмы, заместителями первого руководителя, работниками службы безопасности. Одновременно с соблюдением сотрудником правил работы с конфиденциальными документами проверяется наличие у этого сотрудника числящихся за ним документов, носителей информации, дел, магнитных носителей информации; электронных массивов информации, изделий и иных элементов, составляющих тайну фирмы.

Проверки могут быть плановыми, внеплановыми (внезапными), Внезапные проверки проводятся при возникновении малейшего подозрения о разглашении или утечке информации.

Самоконтроль сотрудников фирмы состоит в проверке самими руководителями и исполнителями полноты и правильности выполнения ими действующих инструктивных положений, а также в немедленном информировании непосредственного руководителя и службу безопасности о фактах утери документов, утрате по какой-либо причине ценной информации, разглашении лично или другими сотрудниками сведений, составляющих тайну фирмы, нарушении сотрудниками порядка защиты информации.

При работе с персоналом фирмы следует сосредоточивать внимание не только на сотрудниках, работающих с конфиденциальной информацией. Под контролем должны находиться также лица, не имеющие доступа к тайне фирмы. Можно предполагать, что эти сотрудники могут быть посредниками в действиях злоумышленника: в проведении электронного шпионажа, создании условий для хищения документов, снятии с них копий и т.п.

Кроме того, нужно учитывать, что сотрудники фирмы, работающие с конфиденциальной информацией, вынуждены действовать в рамках требований, регламентированных инструкцией по обеспечению режима конфиденциальности. Ограничение свободы человека может приводить к стрессам, нервным срывам. Сохранение чего-то в тайне противоречит потребности человека в общении путем обмена информацией. В связи с этим психологический настрой коллектива и отдельных сотрудников всегда должен находиться в центре внимания руководства фирмы.

В случае установления фактов невыполнения сотрудниками требований по защите информации к ним должны в обязательном порядке и своевременно применяться меры порицания и наказания в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка: объявление выговора, понижение в должности, лишение премии, отстранение от работы с конфиденциальной информацией, увольнение.

Важно, чтобы наказание было неотвратимым и своевременным невзирая на должностной уровень сотрудника.

Следует учитывать, что ответственность за разглашение сведений, составляющих тайну фирмы, в первую очередь несут руководители фирмы и ее структурных подразделений, направлений деятельности, филиалов, так как они полностью отвечают за разработку и реализацию мер, обеспечивающих информационную безопасность всех видов деятельности фирмы.

Факт утраты информации выявляется в основном посредством анализа публикаций, рекламы, выставочных и других материалов фирм-конкурентов. В этом случае анализируются карточки учета осведомленности сотрудников в тайне фирмы и выявляется круг сотрудников, владеющих утраченной информацией. Анализ ведется в рамках служебного расследования.

Служебное расследование организуется по фактам разглашения или утечки информации, утраты документов и изделий, другим грубым нарушениям правил защиты информации. Расследование проводится специальной комиссией, формируемой приказом первого руководителя фирмы. Расследование предназначено для выяснения причин, всех обстоятельств и их последствий, связанных с конкретным фактом установления круга виновных лиц, размера причиненного фирме ущерба. Все мероприятия обязательно документируются.

План проведения служебного расследования:

• определение возможных версий случившегося (утрата, хищение, уничтожение по неосторожности, умышленная передача сведений, неосторожное разглашение и т.д.);

• определение (планирование) конкретных мероприятийпопроверке версий (осмотр помещений, полистная проверка документации, опрос сотрудников, взятие, письменного объяснения у подозреваемого лица и т.д.);

• назначение ответственных лиц за проведение каждого мероприятия;

• указание сроков проведения каждого мероприятия;

• определение порядка документирования;

• обобщение и анализ выполненных действий повсем мероприятиям;

• установление причин утраты информации, виновных лиц, объема ущерба для фирмы;

• передача материалов служебного расследования с заключительными выводами первому руководителю фирмы для принятия решения.

Служебное расследование проводится в кратчайшие сроки в ходе служебного расследования обычно анализируются следующие виды документов:

• письменные объяснения опрашиваемых лиц, составляемые в произвольной форме;

• акты проверки документации и помещений, где указываются фамилии лиц, проводивших проверку, их должности, объем и виды проведенного осмотра, результаты, указываются подписи этих лиц и дата;

• другие документы, относящиеся к расследованию (справки, заявления, планы, анонимные письма и т.д.). По результатам анализа составляется заключение о результатах проведенного служебного расследования, в котором подробно описывается проведенная работа, указываются причины и условия случившегося, определяются виновные лица, даются рекомендации по предотвращению в будущем подобных фактов. Вопрос о наказании виновных лиц ставится только после завершения служебного расследования, мера наказания определяется лично первым руководителем фирмы. При подтверждении факта передачи сотрудником информации постороннему лицу фирма должна обратиться в суд для вынесения решения о возмещении материального ущерба от кражи информации.

Следовательно, рекомендуемые направление и методы текущей работы с персоналом фирмы позволяют организовать эффективную систему заинтересованного участия сотрудников в обеспечении безопасности фирменных секретов, постоянного контроля за работой персонала с конфиденциальной информацией и своевременного выявления попыток злоумышленника завладеть интеллектуальной собственностью фирмы.