Этап ведения контроля

Этап ведения контроля заключается в выполнении действийпопредупредительному наблюдению за ходом исполнения конфиденциального документа и регулированию процесса исполнения. Включает следующий типовой состав процедур:

• поиск в традиционной или электронной картотеке (разделе) необходимых карточек;

• внесение в карточку отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя другому;

• устное или письменное напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5, и 2 дня);

• внесение записи о состоянии исполнения в соответствующую зону карточки;

• составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде (месяце, декаде);

• регулярное беззапросное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

• внесение в карточку отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава исполнителей, работающих над документом, и т.п., перестановка карточек в традиционной картотеке;

• выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей;

• возвращение карточек в ячейки картотеки (раздела).

Указанные операции выполняются службой КД с использованием традиционной картотеки или базы данных автоматизированной системы. Проверка хода исполнения осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет контролируются не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца — каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока.

Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение. В результате рассмотрения этой информации руководитель должен убедиться, что исполнение идет в соответствии с намеченным планом или предпринять действия по корректированию хода исполнения документа: уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей.