Этап постановки документов на контроль

Этап включает в себя следующий типовой комплекс процедур:

• выявление документов, требующих контроля исполнения;

• запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку;

• включение карточки в рабочий (предварительный) массив картотеки контролируемых документов;

• контроль срока нахождения документов на рассмотрении руководства учреждения;

• внесение в карточку документа резолюции руководителя или отметки службы КД о направлении документа в структурное подразделение и передача документа;

• перемещение карточки документа из рабочего в основной массив картотеки службы КД.

Начало цикла контрольных операций должно совпадать с моментом учета поступивших и подготовленных документов. Часто контроль исполнения поступивших документов начинается после рассмотрения документа руководителем, что нельзя признать правильным, так как на стадии рассмотрения могут быть значительные нарушения срока работы с документом.

При традиционной технологической системе учета на контролируемый конфиденциальный документ заполняется дополнительный экземпляр учетной карточки для обеспечения контрольной картотеки. Дополнительный экземпляр карточки может иметь цветовые отличия (цветовые полосы, различную окраску).

В целях контроля исполнения распорядительных документов, планов, решений и других документов, содержащих несколько заданий (поручений), исполняемых несколькими подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, заполняется контрольный экземпляр карточки на каждое задание (поручение). Контрольные экземпляры карточки заполняются также при контроле исполнения устного поручения руководителя, при возвращении к документу, который ранее считался исполненным, и в других аналогичных случаях.

Систематизированный массив традиционных контрольных экземпляров учетной карточки на документы образует контрольную картотеку службы КД. Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека формируется по единому принципу. Она состоит из 31 ячейки (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений: для карточек на просроченные документы и для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок. Карточки располагаются в картотеке по ячейкам в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек карточки могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям исполнителей. Учитывая, что в карточках фиксируются задания по исполнению документов и ход исполнения, контрольная картотека является строго конфиденциальной.

При автоматизированной технологии контроля исполнения документов ввод исходной информации о контролируемом документе осуществляется или одновременно с автоматизированным учетом документов, или после рассмотрения документа руководителем и принятия им решения о необходимости контроля исполнения документа. В последнем случае ввод информации в систему ведется в режиме корректирования исходных сведений о документе. Входными документами могут быть:

• непосредственно сам контролируемый бумажный или машиночитаемый документ;

• электронный документ, поступивший по линиям связи;

• традиционная регистрационно-контрольная карточка на документ;

• перечень (ведомость) документов, поставленных на контроль;

• карточка внесения изменений, откорректированная традиционная карточка на документ и другие виды документов-корректировок.